Upload¶

Über die Upload-Seite laden Sie Dokumente in den Posteingang von exlega hoch. Die Dateien werden automatisch per OCR verarbeitet und stehen anschließend im Posteingang zur Zuordnung bereit.

Dateien auswählen¶

Es gibt vier Wege, Dateien für den Upload auszuwählen:

Drag & Drop¶

Ziehen Sie Dateien aus Ihrem Dateimanager direkt auf die Upload-Fläche. Sobald Sie eine Datei darüber ziehen, wird die Fläche blau hervorgehoben.

Datei-Dialog¶

Klicken Sie auf die Upload-Fläche oder den Button „Dateien auswählen", um den Datei-Dialog Ihres Browsers zu öffnen. Sie können mehrere Dateien gleichzeitig auswählen.

Zwischenablage (Screenshot)¶

Drücken Sie Ctrl+V (Windows) oder Cmd+V (Mac), um einen Screenshot aus der Zwischenablage einzufügen. Der Screenshot wird automatisch als Screenshot_YYYY-MM-DDTHH-MM-SS.png benannt.

Mehrfachauswahl¶

Sie können Dateien schrittweise hinzufügen: jede neue Auswahl erweitert die bestehende Liste. Duplikate (gleicher Name und Größe) werden automatisch übersprungen.

Dateiliste¶

Nach der Auswahl erscheint die Dateiliste mit folgenden Informationen:

Datei-Icon: farbig je nach Dateityp (PDF rot, Word blau, Excel grün usw.)
Dateiname und Größe
Kommentarfeld: optionaler Kommentar pro Datei (wird als Beschreibung gespeichert)
Entfernen-Button (X): entfernt eine einzelne Datei aus der Liste

Über „Alle entfernen" setzen Sie die gesamte Auswahl zurück.

Datei-Icons¶

Icon	Dateitypen
	PDF
	DOC, DOCX
	XLS, XLSX
	PPT, PPTX
	JPG, JPEG, PNG, TIFF
	EML, MSG
	Sonstige

Hochladen¶

Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus.
Optional: Fügen Sie Kommentare zu einzelnen Dateien hinzu.
Klicken Sie auf „Hochladen".

Fortschrittsanzeige¶

Während des Uploads zeigt ein Fortschrittsbalken die aktuelle Dateinummer an (z. B. „Datei 3/5"). Jede Datei wird einzeln übertragen.

Ergebnismeldung¶

Nach Abschluss erhalten Sie eine Rückmeldung:

Ergebnis	Farbe	Meldung
Alle erfolgreich	Grün	„X Datei(en) erfolgreich hochgeladen!"
Teilweise erfolgreich	Gelb	„X erfolgreich, Y fehlgeschlagen" + Fehlerdetails
Alle fehlgeschlagen	Rot	„Upload fehlgeschlagen" + Fehlerdetails

Bei Erfolg wird die Dateiliste automatisch geleert. Fehlgeschlagene Dateien bleiben in der Liste, damit Sie den Upload erneut versuchen können.

Unterstützte Formate¶

Kategorie	Formate
PDF	.pdf
Office	.doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx
OpenDocument	.odt, .ods, .odp
Bilder	.jpg, .jpeg, .png, .tiff, .tif
E-Mail	.eml, .msg
Sonstige	.rtf, .txt, .csv, .eda

Dateigrößen-Limit

Die maximale Dateigröße beträgt 50 MB pro Datei. Zu große Dateien werden mit einer Fehlermeldung abgelehnt.

Automatische Verarbeitung¶

Nach dem Upload werden Ihre Dateien automatisch weiterverarbeitet:

OCR-Texterkennung: PDFs und Bilder werden per per Texterkennung analysiert. Der erkannte Text dient der Volltextsuche und der automatischen Aktenzeichen-Erkennung im Posteingang.
PDF-Konvertierung: Office-Dokumente und Bilder erhalten zusätzlich eine PDF-Version (automatisch).
E-Mail-Verarbeitung: EML-Dateien werden geparst: Der Betreff wird als Titel übernommen, der Absender als Korrespondent. Anhänge werden als eigene Dokumente mit Gruppenzugehörigkeit gespeichert.
EDA-Dateien: Elektronische Datenaustauschdateien erhalten zusätzlich eine generierte PDF-Ansicht.

Scan-Ordner (SMB) — veraltet¶

Veraltet — wird in einer zukünftigen Version entfernt

Die SMB-Freigabe ist eine Legacy-Funktion und wird aus Sicherheitsgründen in einer zukünftigen Version entfernt. Das SMB-Protokoll erfordert einen einen zusätzlichen Netzwerk-Port, der ein Sicherheitsrisiko darstellt und im Rechenzentrumsbetrieb nicht freigegeben werden kann. Bitte verwenden Sie stattdessen den Scanner-Upload via WebDAV (siehe unten) oder den Web-Upload.

Nur mit Berechtigung Scan-Ordner verwenden

Der Scan-Ordner wird nur angezeigt, wenn Sie die entsprechende Berechtigung besitzen.

Als Alternative zum Web-Upload können Sie Dokumente direkt in den Netzwerk-Scan-Ordner ablegen:

\\<Server-IP>\exlega-scan

Dateien in diesem Ordner werden automatisch in den Posteingang importiert. Die Freigabe ist nur im lokalen Netzwerk erreichbar.

Scanner-Upload via WebDAV¶

Als Alternative zum SMB-Scan-Ordner können Netzwerk-Scanner Dokumente über WebDAV via HTTPS hochladen. Dies ist besonders für den Rechenzentrumsbetrieb geeignet, da kein zusätzlicher Port außer 443 (HTTPS) benötigt wird.

Einrichtung¶

Navigieren Sie zu Einstellungen > Kommunikation > Scanner (WebDAV)
Aktivieren Sie den globalen Schalter WebDAV-Zugang global aktiv
Klicken Sie auf + Scanner hinzufügen und tragen Sie ein:
- Beschreibung — freier Text, der Ihnen hilft, den Zugang wiederzuerkennen (z. B. „Kyocera Empfang 2. OG"). Optional, aber empfohlen wenn mehrere Scanner im Einsatz sind.
- Passwort — mindestens 16 Zeichen mit Groß-/Kleinbuchstaben, Ziffer und Sonderzeichen. Über den Zauberstab-Button wird ein sicheres Passwort generiert und automatisch in die Zwischenablage kopiert.
Speichern — exlega vergibt automatisch einen Benutzernamen im Format scanner-NNNNN (5 Zufallsziffern) und zeigt ihn in der Liste an. Der WebDAV-Server lädt das neue Passwort sofort.

Sie können beliebig viele Scanner-Zugänge anlegen. Jeder Eintrag kann einzeln aktiviert/deaktiviert, mit einer neuen Beschreibung versehen oder mit einem neuen Passwort ausgestattet werden, ohne die anderen Scanner zu stören. Der Benutzername bleibt nach der Anlage unveränderlich.

URL kopieren

In den Einstellungen können Sie die WebDAV-URL über den Kopieren-Button direkt in die Zwischenablage übernehmen. Die URL ist für alle Scanner gleich — nur Benutzername und Passwort unterscheiden sich.

Nicht im Browser öffnen

Die WebDAV-URL liefert beim Aufruf im Browser absichtlich 405 Method Not Allowed. Sie ist nur für Scanner-Geräte und WebDAV-fähige Datei-Manager gedacht.

Netzwerk-Scanner (mit WebDAV-Unterstützung)¶

Die meisten modernen Netzwerk-Scanner (Kyocera, Ricoh, Canon, Brother u. a.) unterstützen WebDAV nativ. Tragen Sie am Scanner-Gerät folgende Daten ein:

Feld	Wert
Protokoll	WebDAV (HTTPS)
Server/URL	Die angezeigte WebDAV-URL (z. B. `https://IhreDomain.exlega.de/webdav/`)
Benutzername	Der vom System vergebene Name (z. B. `scanner-04217`) — siehe Liste in den Einstellungen
Passwort	Das beim Anlegen gesetzte Passwort

Der Scanner überträgt die gescannten Dokumente direkt an exlega. Eine Einrichtung am Arbeitsplatz-PC ist nicht erforderlich.

USB-Scanner und ältere Geräte¶

Für Scanner ohne WebDAV-Unterstützung (z. B. USB-Scanner) gibt es zwei Möglichkeiten:

Web-Upload (empfohlen):

Scannen Sie das Dokument zunächst lokal auf Ihren Computer und laden Sie es anschließend über die Upload-Seite in exlega hoch. Dies ist der einfachste Weg und funktioniert mit jedem Scanner.

WebDAV als Netzlaufwerk:

Alternativ können Sie den WebDAV-Ordner als Netzlaufwerk einbinden und in Ihrer Scanner-Software als Zielordner verwenden.

macOS¶

Im Finder Cmd+K drücken (Menü „Gehe zu" → „Mit Server verbinden…")
https://IhreDomain.exlega.de/webdav/ eingeben und auf Verbinden klicken
Benutzername (z. B. scanner-04217) und Passwort eintragen

Das Volume erscheint anschließend im Finder unter „Freigaben".

Windows 10 / 11¶

Voraussetzung: WebClient-Dienst muss laufen

Auf Windows ist der WebClient-Dienst standardmäßig auf „Manuell" gesetzt und nicht gestartet. Solange er nicht läuft, schlägt das Verbinden mit Fehlern wie 0x80070043 — Der Netzwerkname wurde nicht gefunden oder Systemfehler 67 fehl, weil Windows die HTTPS-URL als SMB-Pfad zu interpretieren versucht.

Schritt 1 — WebClient-Dienst aktivieren (cmd als Administrator):

sc config WebClient start= auto
sc start WebClient
sc query WebClient

Die Ausgabe muss STATE: 4 RUNNING zeigen. Das Leerzeichen nach start= ist Pflicht.

Schritt 2 — Basic-Auth über HTTPS und FQDN-Whitelist eintragen (cmd als Administrator, IhreDomain.exlega.de durch Ihre tatsächliche Domain ersetzen):

reg add "HKLM\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\WebClient\Parameters" /v BasicAuthLevel /t REG_DWORD /d 2 /f
reg add "HKLM\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\WebClient\Parameters" /v AuthForwardServerList /t REG_MULTI_SZ /d "https://IhreDomain.exlega.de" /f
reg add "HKLM\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\WebClient\Parameters" /v FileSizeLimitInBytes /t REG_DWORD /d 4294967295 /f
net stop WebClient
net start WebClient

Die drei Registry-Einträge bedeuten:

Eintrag	Zweck
`BasicAuthLevel = 2`	Erlaubt Basic-Authentifizierung über HTTPS
`AuthForwardServerList`	Sendet Anmeldedaten an den FQDN — sonst leitet WinHTTP Credentials nur an Hostnamen ohne Punkt weiter (lt. Microsoft KB 943280)
`FileSizeLimitInBytes`	Erhöht die Dateigrößen-Grenze auf 4 GB (Default: 50 MB)

Schritt 3 — Netzlaufwerk verbinden:

Datei-Explorer → Rechtsklick auf Dieser PC → Netzlaufwerk verbinden
Adresse: https://IhreDomain.exlega.de/webdav/ (mit Trailing-Slash)
Haken bei Verbindung mit anderen Anmeldeinformationen herstellen
Benutzername (z. B. scanner-04217) und Passwort eingeben

Alternativ über Kommandozeile:

net use Z: https://IhreDomain.exlega.de/webdav/ /user:scanner-04217

Hinweis

Die WebDAV-Einbindung als Netzlaufwerk kann je nach Betriebssystem langsam sein. Für gelegentliches Scannen ist der Web-Upload die bessere Wahl.

Verarbeitung¶

Hochgeladene Dateien werden automatisch verarbeitet:

Die Datei wird über HTTPS an den WebDAV-Server übertragen
Nach wenigen Sekunden wird sie in den Scan-Ordner verschoben
Der Scan-Import verarbeitet die Datei (OCR, PDF-Konvertierung)
Das Dokument erscheint im Posteingang

Die gesamte Verarbeitung dauert in der Regel unter 3 Minuten.

Unterstützte Dateitypen¶

Über WebDAV können folgende Dateitypen hochgeladen werden:

Typ	Formate
PDF	.pdf
Bilder	.jpg, .jpeg, .png, .tiff, .tif
Office	.docx, .doc, .odt
E-Mail	.eml

Andere Dateitypen werden vom Server abgelehnt.

Massenimport aus altem Aktensystem¶

WebDAV eignet sich auch für die Migration von Dokumenten aus einem alten Aktenverwaltungssystem. Über ein einfaches Script können Sie alle Dateien eines Ordners automatisiert hochladen:

# Alle PDFs aus einem Ordner hochladen
for datei in /pfad/zum/alten/system/*.pdf; do
    Beispiel (Details beim Administrator): -T "$datei" https://IhreDomain.exlega.de/webdav/
done

Die Dateien erscheinen anschließend im Posteingang und können von dort den passenden Akten zugeordnet werden.

Große Datenmengen

Bei sehr vielen Dateien empfiehlt es sich, die Dokumente in Tranchen von 50–100 Dateien hochzuladen und zwischendurch die Zuordnung im Posteingang vorzunehmen, um den Überblick zu behalten.

Sicherheit¶

HTTPS-verschlüsselt: Alle Daten werden verschlüsselt übertragen
Pro Scanner ein eigener Zugang: Bei Verlust eines Passworts muss nur dieser eine Scanner neu konfiguriert werden, nicht alle gleichzeitig
Browser-Aufruf gesperrt: Die WebDAV-URL liefert per Browser-GET absichtlich 405 (kein Verzeichnislisting/Datei-Download über den Browser)
Passwort-Anforderungen: Mindestens 16 Zeichen mit Gross-/Kleinbuchstaben, Ziffer und Sonderzeichen, verschlüsselt gespeichert (AES-256)
Rate-Limiting: 300 Anfragen pro Minute pro IP-Adresse zum Schutz vor Brute-Force-Angriffen
Dateityp-Whitelist: Nur erlaubte Dateiformate können hochgeladen werden
Globaler Notaus: Über den Master-Schalter in den Einstellungen lassen sich alle Scanner-Zugänge mit einem Klick deaktivieren

Passwörter sicher aufbewahren

Scanner-Passwörter sollten nur den Administratoren und dem jeweiligen Scanner-Gerät bekannt sein. Wenn ein Mitarbeiter mit Zugang das Unternehmen verlässt oder ein Scanner ausgetauscht wird: das betroffene Passwort in den Einstellungen über den Schlüssel-Button neu setzen — die anderen Scanner bleiben unverändert.

Wo landen die Dateien?¶

Alle hochgeladenen Dokumente erscheinen im Posteingang. Dort können Sie diese:

Einer Akte zuordnen
Als Ausgabenbeleg markieren
Als allgemeine Anfrage zuordnen
Löschen

Berechtigungen¶

Berechtigung	Funktion
Dokumente hochladen	Dokumente hochladen
Scan-Ordner verwenden	Scan-Ordner-Pfad sehen