Upload¶
Die Upload-Seite ermöglicht das Hochladen von Dokumenten in den Posteingang von exlega. Hochgeladene Dateien werden automatisch per OCR verarbeitet und können anschließend im Posteingang einer Akte zugeordnet werden.
Dateien auswählen¶
Es gibt vier Wege, Dateien zum Upload auszuwählen:
Drag & Drop¶
Ziehen Sie Dateien aus dem Dateimanager direkt auf die Upload-Fläche. Die Fläche wird blau hervorgehoben, sobald eine Datei darüber gezogen wird.
Datei-Dialog¶
Klicken Sie auf die Upload-Fläche oder den Button „Dateien auswählen", um den Datei-Dialog des Browsers zu öffnen. Es können mehrere Dateien gleichzeitig ausgewählt werden.
Zwischenablage (Screenshot)¶
Drücken Sie Ctrl+V (Windows) oder Cmd+V (Mac), um einen Screenshot aus der Zwischenablage einzufügen. Der Screenshot wird automatisch als Screenshot_YYYY-MM-DDTHH-MM-SS.png benannt.
Mehrfachauswahl¶
Dateien können schrittweise hinzugefügt werden — jede neue Auswahl erweitert die Liste. Duplikate (gleicher Name und Größe) werden automatisch übersprungen.
Dateiliste¶
Nach der Auswahl erscheint die Dateiliste mit:
- Datei-Icon — farbig je nach Typ (PDF rot, Word blau, Excel grün, etc.)
- Dateiname und Größe
- Kommentarfeld — optionaler Kommentar pro Datei (wird als Beschreibung gespeichert)
- Entfernen-Button (X) — einzelne Datei aus der Liste entfernen
Über „Alle entfernen" wird die gesamte Auswahl zurückgesetzt.
Datei-Icons¶
| Icon | Dateitypen |
|---|---|
| DOC, DOCX | |
| XLS, XLSX | |
| PPT, PPTX | |
| JPG, JPEG, PNG, TIFF | |
| EML, MSG | |
| Sonstige |
Hochladen¶
- Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus
- Optional: Fügen Sie Kommentare zu einzelnen Dateien hinzu
- Klicken Sie auf „Hochladen"
Fortschrittsanzeige¶
Während des Uploads wird ein Fortschrittsbalken mit der aktuellen Dateinummer angezeigt (z.B. „Datei 3/5"). Jede Datei wird einzeln hochgeladen.
Ergebnismeldung¶
Nach Abschluss erscheint eine Meldung:
| Ergebnis | Farbe | Meldung |
|---|---|---|
| Alle erfolgreich | Grün | „X Datei(en) erfolgreich hochgeladen!" |
| Teilweise erfolgreich | Gelb | „X erfolgreich, Y fehlgeschlagen" + Fehlerdetails |
| Alle fehlgeschlagen | Rot | „Upload fehlgeschlagen" + Fehlerdetails |
Bei Erfolg wird die Dateiliste automatisch geleert. Fehlgeschlagene Dateien bleiben in der Liste und können erneut hochgeladen werden.
Unterstützte Formate¶
| Kategorie | Formate |
|---|---|
| Office | .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx |
| OpenDocument | .odt, .ods, .odp |
| Bilder | .jpg, .jpeg, .png, .tiff, .tif |
| .eml, .msg | |
| Sonstige | .rtf, .txt, .csv, .eda |
Dateigrößen-Limit
Die maximale Dateigröße beträgt 50 MB pro Datei. Zu große Dateien werden mit einer Fehlermeldung abgelehnt.
Automatische Verarbeitung¶
Nach dem Upload werden Dateien automatisch verarbeitet:
- OCR-Texterkennung — PDFs und Bilder werden per OCRmyPDF analysiert. Der erkannte Text wird für die Volltextsuche und die automatische Aktenzeichen-Erkennung im Posteingang gespeichert.
- PDF-Konvertierung — Office-Dokumente und Bilder werden zusätzlich als PDF gespeichert (via Gotenberg).
- E-Mail-Verarbeitung — EML-Dateien werden geparst: Betreff wird als Titel, Absender als Korrespondent übernommen. Anhänge werden als eigene Dokumente mit Gruppenzugehörigkeit gespeichert.
- EDA-Dateien — Elektronische Datenaustauschdateien werden zusätzlich als PDF-Ansicht generiert.
Scan-Ordner¶
Nur mit Berechtigung dokumente.scanordner
Der Scan-Ordner wird nur angezeigt, wenn der Benutzer die entsprechende Berechtigung hat.
Als Alternative zum Web-Upload können Dokumente direkt in den Netzwerk-Scan-Ordner abgelegt werden:
Dateien in diesem Ordner werden automatisch in den Posteingang importiert.
Wo landen die Dateien?¶
Hochgeladene Dokumente erscheinen im Posteingang und können dort:
- Einer Akte zugeordnet werden
- Als Ausgabenbeleg markiert werden
- Als allgemeine Anfrage zugeordnet werden
- Gelöscht werden
Berechtigungen¶
| Berechtigung | Funktion |
|---|---|
dokumente.upload |
Dokumente hochladen |
dokumente.scanordner |
Scan-Ordner-Pfad sehen |