Posteingang¶

Der Posteingang ist Ihre zentrale Anlaufstelle für alle neu eingegangenen Dokumente. Hier sichten Sie E-Mails, beA-Nachrichten, Faxe und hochgeladene Dokumente: und ordnen sie den passenden Akten zu.

Übersicht¶

Der Posteingang ist als Split-View aufgebaut:

Links: Dokumentenliste mit Checkboxen, Typ-Icons und Paginierung
Rechts: Vorschau des ausgewählten Dokuments mit Aktionsbuttons
Oben: Filter, Zeitraum-Auswahl und Abruf-Buttons

Auf Mobilgeräten wird die Vorschau als Vollbild-Modal angezeigt.

Dokumente filtern¶

Zeitraum¶

Über das Dropdown oben rechts schränken Sie den Zeitraum ein:

Option	Beschreibung
Heute	Nur heutige Dokumente
Gestern	Gestrige Dokumente
Diese Woche	Aktuelle Kalenderwoche
Diesen Monat	Aktueller Kalendermonat
Benutzerdefiniert	Eigener Zeitraum mit Von/Bis-Datum
Alle	Kein Zeitfilter (Standard)

Nur unzugeordnete¶

Die Checkbox „Nur unzugeordnete" ist standardmäßig aktiviert. Sie zeigt nur Dokumente, die noch keiner Akte zugeordnet wurden. Deaktivieren Sie sie, um auch bereits zugeordnete Dokumente zu sehen.

Dokumente abrufen¶

Je nach Konfiguration stehen folgende Abruf-Buttons zur Verfügung:

Button	Funktion
E-Mails	Ruft neue E-Mails vom konfigurierten Mailserver ab
beA	Ruft Nachrichten aus dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach ab
Fax	Ruft eingegangene Faxe über Sipgate ab

Jeder Abruf zeigt ein Fortschritts-Modal mit Schritt-für-Schritt-Anzeige und abschließender Statistik (Anzahl verarbeiteter/importierter Nachrichten).

Automatischer Abruf

Neben dem manuellen Abruf per Button erfolgt der Abruf auch automatisch per Cron-Job.

Automatische Akte-Zuordnung¶

Das System analysiert jedes eingehende Dokument beim Import und versucht, die passende Akte zu erkennen. Das gilt gleichermaßen für E-Mails, beA-Nachrichten, Faxe und manuelle Uploads.

Erkennungsmethoden¶

Das System prüft drei Signale in absteigender Zuverlässigkeit:

Signal	Beispiel	Verhalten
Aktenzeichen im Text	„17435EX26" im Betreff oder OCR-Text	Dokument wird automatisch zugeordnet
Korrespondent	Absender ist Beteiligter in einer Akte	Vorschlag im Zuordnungs-Dialog
Geschäftszeichen	beA-Aktenzeichen des Absenders	Vorschlag im Zuordnungs-Dialog

Automatische Zuordnung (Aktenzeichen erkannt)¶

Wird ein eindeutiges Aktenzeichen (z. B. 17435EX26) im Betreff oder Dokumenttext erkannt, ordnet das System das Dokument automatisch der passenden Akte zu:

Das Dokument (inkl. aller Anhänge bei E-Mails) wird der Akte zugeordnet
Eine Wiedervorlage „Posteingang" wird für den zuständigen Sachbearbeiter erstellt
Der Absendername wird als Tag gesetzt
Im Aktenprotokoll erscheint: „Automatisch zugeordnet (Aktenzeichen ... erkannt)"

Das Dokument taucht dann nicht mehr im Posteingang auf, sondern direkt in der Akte. Die Wiedervorlage stellt sicher, dass der Sachbearbeiter es bemerkt.

Nur bei eindeutigem Treffer

Die automatische Zuordnung greift nur, wenn genau eine Akte zum erkannten Aktenzeichen passt. Bei Mehrdeutigkeiten wird stattdessen ein Vorschlag angezeigt.

Vorschläge im Zuordnungs-Dialog¶

Wenn kein eindeutiges Aktenzeichen erkannt wurde, aber der Korrespondent oder ein Geschäftszeichen zu bestehenden Akten passt, zeigt das Zuordnungs-Modal Vorschläge als klickbare Buttons:

Bis zu 3 Akten werden vorgeschlagen, sortiert nach letztem Dokumenteneingang
Jeder Vorschlag zeigt Aktenzeichen, Rubrum und den Erkennungsgrund
Ein Klick auf einen Vorschlag wählt die Akte aus
Sie können den Vorschlag ignorieren und manuell suchen

Dokumente sichten¶

Dokumentenliste¶

Jedes Dokument wird mit folgenden Informationen angezeigt:

Typ-Icon: zeigt die Qülle des Dokuments:
- beA-Nachricht
- Fax
- E-Mail
- Scan
- Sonstiges/Upload
Titel: Dokumentenname oder extrahierter Betreff
Korrespondent: Absendername (falls bekannt)
Anhänge-Badge: Anzahl der zugehörigen Anhänge (Büroklammer-Icon)
Zugeordnet-Badge: Grüner Haken, wenn bereits einer Akte zugeordnet
Dateigröße und Eingangsdatum

Anhänge ein-/ausklappen¶

Dokumente mit Anhängen zeigen einen Pfeil-Icon. Klicken Sie darauf, um die Anhänge als eingerückte Unterzeilen ein- oder auszuklappen.

Vorschau¶

Klicken Sie auf ein Dokument, um es rechts in der Vorschau anzuzeigen. Bei E-Mails werden zusätzlich Betreff, Absender und Datum als Header eingeblendet. Die Vorschau zeigt:

PDF-Dokumente direkt im Viewer
Bilder (JPG, PNG, GIF, TIFF) als Vorschau
Andere Formate als Download-Link

Tastaturkürzel¶

Für schnelles Arbeiten stehen folgende Tastaturkürzel bereit:

Taste	Funktion
`Up` / `Down`	Zwischen Dokumenten navigieren
`Enter`	Vorschau des fokussierten Dokuments öffnen
`Space`	Checkbox des fokussierten Dokuments umschalten
`A`	Alle Dokumente auf der Seite auswählen/abwählen
`Z`	Zuordnungs-Dialog öffnen (Einzel- oder Bulk-Modus)

Dokumente zuordnen¶

Einzelnes Dokument zuordnen¶

Wählen Sie ein Dokument in der Liste aus
Klicken Sie auf „Zuordnen" in der Aktionsleiste der Vorschau (oder drücken Sie Z)
Der Zuordnungs-Dialog öffnet sich mit zwei Bereichen:
- Links: Zuordnungsoptionen (Aktensuche, Tags, Einstellungen)
- Rechts: Dokumentvorschau

Automatische Akten-Erkennung¶

Das System analysiert den Dokumentinhalt (OCR-Text) und sucht nach Aktenzeichen. Wird ein passendes Aktenzeichen gefunden, erscheint ein gelber Vorschlagskasten mit:

Erkanntem Aktenzeichen und Rubrum
Absender-Status (erkannt/unbekannt)
Button „Übernehmen" zum direkten Auswählen

Voraussetzung

Die automatische Erkennung setzt voraus, dass für das Dokument ein OCR-Text vorliegt. Eingescannte Dokumente werden automatisch per OCR verarbeitet.

Manuelle Aktensuche¶

Geben Sie im Suchfeld „Akte suchen" ein Aktenzeichen, Rubrum oder den Wegen-Text ein. Die Ergebnisse erscheinen als klickbare Liste mit Aktenzeichen, Rubrum und Sachbearbeiter.

Absender-Erkennung¶

Nach Auswahl einer Akte prüft das System automatisch, ob der Dokumentabsender einem Beteiligten zugeordnet werden kann:

Farbe	Bedeutung
Grün	Absender als Beteiligter erkannt: Tag wird vorgeschlagen
Blau	Absender im Adressbuch, aber nicht Beteiligter dieser Akte
Gelb	Absender unbekannt
Grau	Kein Absender im Dokument erkannt

Falls der Absender nicht automatisch erkannt wird, öffnet sich ein Dialog. Dort können Sie:

Einen bestehenden Beteiligten auswählen
Einen neuen Beteiligten als LDAP-Kontakt anlegen
Die Zuordnung überspringen

Tags vergeben¶

Im Zuordnungs-Dialog weisen Sie dem Dokument Tags zu:

Automatische Vorschläge (grün markiert): Vom System erkannte Tags basierend auf Dokumentinhalt und Qülle
Verfügbare Tags (grau): Alle angelegten Tags zum Anklicken
Freitext-Eingabe: Tippen Sie einen Tagnamen ein: die Autovervollständigung schlägt passende Tags vor

Gesetzte Tags erscheinen als dunkle Badges mit X-Button zum Entfernen.

Wiedervorlage¶

Die Checkbox „Wiedervorlage ‚Posteingang' erstellen" ist standardmäßig aktiviert. Damit wird automatisch eine Wiedervorlage für den zuständigen Sachbearbeiter erstellt, sobald Sie das Dokument zuordnen.

Fristen und Termine notieren¶

Über den Button „Fristen notieren" (verfügbar, nachdem Sie eine Akte ausgewählt haben) erstellen Sie direkt aus dem Zuordnungs-Dialog heraus Kalendereinträge:

Typ	Beschreibung
Wiedervorlage	Erinnerung zur Wiedervorlage
Frist	Rechtliche oder interne Frist
Aufgabe	Zu erledigende Aufgabe
Termin	Gerichtstermin o. Ä.

Der Eintrag wird automatisch mit Dokumenttitel und Akte vorausgefüllt.

Zuordnung bestätigen¶

Klicken Sie auf „Zuordnen", um das Dokument (inkl. aller Anhänge) der gewählten Akte zuzuordnen. Eine Erfolgsmeldung bestätigt die Zuordnung mit Details zu:

Zugeordneten Dokumenten und Anhängen
Erstellter Wiedervorlage
Eventüllen Fehlern

Mehrere Dokumente gleichzeitig zuordnen (Bulk-Modus)¶

Aktivieren Sie die Checkboxen der gewünschten Dokumente (oder nutzen Sie ++shift+click++ für eine Bereichsauswahl)
Die Bulk-Aktionsleiste erscheint mit der Anzahl ausgewählter Dokumente
Klicken Sie auf „Zuordnen" in der Aktionsleiste
Wählen Sie die Ziel-Akte aus: alle ausgewählten Dokumente werden dieser Akte zugeordnet

Anhänge

Beim Auswählen eines Hauptdokuments werden dessen Anhänge automatisch mit ausgewählt.

Sonderfunktionen¶

Als Ausgabenbeleg zuordnen¶

Für Rechnungen, Quittungen und andere kanzleiinterne Belege, die keiner Mandatsakte zuzuordnen sind (z. B. Büromaterial, Software-Lizenzen, Versicherungen):

Klicken Sie auf das Quittungs-Icon in der Aktionsleiste
Füllen Sie den Dialog aus:
- Belegbezeichnung: Wird automatisch aus dem OCR-Text vorgeschlagen (z. B. „Rechnung - Amazon - RE-2026-001"). Das System erkennt Rechnungsnummern, Absender und Betragsangaben.
- Belegdatum: Wird aus dem Dokument extrahiert, falls möglich. Sie können es manuell korrigieren.
- Akte Jahr: Wählen Sie das Jahr für die Ausgabenbeleg-Sammelakte. Pro Jahr wird automatisch eine Sammelakte „Kanzlei: Ausgabenbelege" erstellt.
- Kopie an Steuerberatung: Aktivieren Sie diese Checkbox, um den Beleg automatisch per E-Mail an die konfigurierte Steuerberater-Adresse zu senden. Es wird ein Postausgang-Eintrag mit dem Beleg als Anlage erstellt.
Klicken Sie auf „Zuordnen": der Beleg wird der Sammelakte des gewählten Jahres zugeordnet

Sammelakte

Pro Jahr existiert genau eine Ausgabenbeleg-Sammelakte (Typ: Verwaltung). Sie wird beim ersten Beleg des Jahres automatisch erstellt. Alle Belege des Jahres landen in dieser einen Akte.

Steuerberater-Weiterleitung

Die E-Mail-Adresse des Steuerberaters konfigurieren Sie unter Einstellungen > DATEV > Rechnungseingang E-Mail. Der Beleg wird als PDF-Anlage mit Aktenzeichen und Dokumenttitel versendet.

EDA-Dateien (Mahnverfahren)¶

Wenn Sie ein Posteingangs-Dokument mit der Endung .eda einer Akte zuordnen, erkennt das System automatisch, dass es sich um eine EDA-Nachricht des Mahngerichts handelt:

Ordnen Sie das Dokument wie gewohnt der Akte zu (mit Frist, Tags usw.)
Nach der Zuordnung wird die EDA-Datei automatisch im Hintergrund verarbeitet:
- Das System liest den Dateityp (Kostennachricht, Zustellungsnachricht, Monierung usw.)
- Das passende Mahnverfahren wird anhand des Geschäftszeichens erkannt
- Status und Phase des Mahnverfahrens werden automatisch aktualisiert
- Je nach Nachrichtentyp werden Fristen (z. B. 14-Tage-Widerspruchsfrist) oder Aufgaben erstellt
- Ein Eintrag im Aktenprotokoll wird geschrieben
Eine Benachrichtigung zeigt das Ergebnis:
- Grün: EDA erfolgreich verarbeitet und Mahnverfahren aktualisiert
- Gelb: EDA-Datei konnte keinem Mahnverfahren zugeordnet werden
- Rot: Fehler bei der Verarbeitung

Unterstützte EDA-Nachrichtentypen

Quittung (SA 90), Kostennachricht MB/VB (SA 03/22), Zustellungsnachricht (SA 05), Abgabenachricht (SA 16), Widerspruchsnachricht (SA 18), Monierung (SA 20) und Rücknahmenachricht (SA 25).

Zusätzliche Fristen

Auch wenn das System automatisch Fristen erstellt, können Sie im Zuordnungs-Dialog jederzeit eigene Fristen ergänzen.

Als Allgemeine Anfrage zuordnen¶

Für Dokumente, die keiner bestehenden Mandatsakte zuzuordnen sind (z. B. allgemeine Anfragen, Werbung, unklare Zuordnung):

Klicken Sie auf das Fragezeichen-Icon in der Aktionsleiste
Füllen Sie den Dialog aus:
- Jahr: Wählen Sie das Jahr für die Anfragen-Sammelakte. Pro Jahr wird automatisch eine Sammelakte „Kanzlei: Allgemeine Anfragen" erstellt.
- Zuweisen an: Wählen Sie den Benutzer, der das Dokument bearbeiten soll. Für diesen wird automatisch eine Wiedervorlage erstellt.
Klicken Sie auf „Zuordnen": das Dokument wird der Sammelakte zugeordnet und der gewählte Bearbeiter per Wiedervorlage benachrichtigt

Sammelakte

Pro Jahr existiert genau eine Allgemeine-Anfragen-Sammelakte (Typ: Verwaltung). Dokumente lassen sich dort sichten und bei Bedarf nachträglich einer Mandatsakte zuordnen.

Aktenimport aus XML (Ein-Klick)¶

Wird im Posteingang eine XML-Datei angeklickt, die eine komplette Akte beschreibt (Root-Element <aktenimport>, typisch bei Mandats-Importen aus externen Systemen), ersetzt das System in der Vorschau-Aktionsleiste den „Zuordnen"-Button durch einen grünen „Aktenimport"-Button.

Klicken Sie die XML-Datei im Posteingang an
Statt „Zuordnen" erscheint der Button „Aktenimport"
Ein Klick legt sofort die Akte an:
- Der eingeloggte Benutzer wird automatisch als Sachbearbeiter gesetzt
- Beteiligte, Forderungskonto, Forderungen etc. werden aus der XML importiert
- Die komplette Mail-Gruppe (E-Mail + alle Anhänge) wird der neuen Akte zugeordnet
Ein Erfolgs-Toast zeigt das neue Aktenzeichen mit einem „Zur Akte"-Link

Voraussetzung Sachbearbeiter

Der Ein-Klick-Import nutzt den eingeloggten Benutzer als Sachbearbeiter. Nutzer außerhalb der Gruppe „Sachbearbeiter" bekommen einen Hinweis und werden auf den klassischen XML-Import (Neue Akte → XML importieren) verwiesen, wo der Sachbearbeiter frei wählbar ist.

Katalognummern bei Mahnverfahren

XMLs für Mahnanträge enthalten oft dreistellige Katalognummern (005). Der Import normalisiert sie automatisch auf die zweistelligen Codes des Mahnbescheid-Formulars (05). Unbekannte Codes werden auf 39 (Ungerechtfertigte Bereicherung) gesetzt.

Dokument löschen¶

Klicken Sie auf das Papierkorb-Icon in der Aktionsleiste
Ein Bestätigungsdialog fragt nach: „Dieses Dokument wirklich in den Papierkorb verschieben?"
Nach Bestätigung wird das Dokument in den Papierkorb verschoben (nicht endgültig gelöscht)

Dokumentsperre

Wird ein Dokument gerade von einem anderen Benutzer bearbeitet, erscheint stattdessen eine Sperr-Warnung mit dem Namen des sperrenden Benutzers.

Automatische Aktualisierung¶

Die Dokumentenliste wird im konfigurierten Intervall automatisch aktualisiert (Standard: 60 Sekunden). Solange ein Modal geöffnet ist (z. B. der Zuordnungs-Dialog), wird die Aktualisierung pausiert, um Konflikte zu vermeiden.

Berechtigungen¶

Berechtigung	Funktion
Posteingang ansehen	Posteingang einsehen
Posteingang zuordnen	Dokumente Akten zuordnen
Posteingang abrufen	E-Mails/beA/Fax manuell abrufen