Kalender¶

Der Kalender ist Ihre zentrale Terminverwaltung. Hier behalten Sie Fristen, Termine, Wiedervorlagen, Aufgaben, Pool-Aufgaben und Urlaub im Blick: mit verschiedenen Ansichten, Drag & Drop, Suche und iCal-Export.

Ansichten¶

Der Kalender bietet vier Ansichten. Wechseln Sie über die Buttons oben rechts:

Ansicht	Icon	Beschreibung
Monatsansicht	Kalender-Monat	Klassische Monatsübersicht (Standard)
Wochenansicht	Kalender-Woche	Detaillierte Wochenansicht mit Uhrzeiten
Tagesansicht	Kalender-Tag	Einzelner Tag mit Stunden-Raster
Listenansicht	Liste	Chronologische Auflistung aller Termine

Terminarten und Farben¶

Farbe	Typ	Beschreibung
Rot	Frist	Rechtliche oder interne Frist
Blau	Termin	Gerichtstermin, Besprechung o. Ä.
Gelb	Wiedervorlage	Erinnerung zur Wiedervorlage
Grau	Aufgabe	Zu erledigende Aufgabe
Grün	Urlaub	Urlaubseintrag (nur für Benutzer mit vollem Zugriff)
Türkis	Pool-Aufgabe	Gruppenaufgabe aus dem Aufgabenpool (z. B. Posteingangskontrolle)

Filter¶

Typ-Filter¶

Über die farbigen Toggle-Buttons blenden Sie einzelne Terminarten ein oder aus. Alle Typen sind standardmäßig aktiviert.

Benutzer-Filter¶

Bei vollem Kalenderzugriff (alle Termine ansehen) können Sie nach einzelnen Sachbearbeitern filtern. Benutzer mit eigene Termine ansehen sehen automatisch nur ihre eigenen Termine.

Erledigte einblenden¶

Erledigte und abgesagte Termine sind standardmäßig ausgeblendet. Über die Checkbox „Erledigte einblenden" machen Sie sie sichtbar.

Suche¶

Das Suchfeld durchsucht Titel und Beschreibung aller Termine (mit 300 ms Verzögerung).

Termin erstellen¶

Klicken Sie auf „Termin notieren" oben rechts: oder klicken Sie direkt auf einen Tag bzw. Zeitslot im Kalender
Füllen Sie das Formular aus:

Feld	Pflicht	Beschreibung
Terminart	Ja	Frist / Termin / Wiedervorlage / Aufgabe / Urlaub / Pool-Aufgabe
Titel	Ja	Bezeichnung des Termins
Beginn	Ja	Startdatum und -uhrzeit
Ende	Nein	Enddatum und -uhrzeit
Ganztägig	Nein	Checkbox für ganztägige Einträge
Sachbearbeiter	Ja	Zuständiger Benutzer
Aktenzeichen	Nein	Verknüpfung mit einer Akte
Ort	Nein	Veranstaltungsort
Beschreibung	Nein	Detaillierte Beschreibung
Bemerkungen	Nein	Interne Notizen
Priorität	Nein	Normal / Hoch / Niedrig
Erinnerung	Nein	Minuten vor dem Termin (für iCal-Export)
Farbe	Nein	Individülle Farbe (überschreibt die Typ-Farbe)

Klicken Sie auf „Speichern"

Termin bearbeiten¶

Klicken Sie auf einen bestehenden Termin im Kalender. Im Detail-Dialog können Sie:

Alle Felder bearbeiten
Den Termin als erledigt markieren (mit optionaler Zeiterfassung)
Den Termin löschen (Soft-Delete)

Drag & Drop¶

Termine lassen sich per Drag & Drop auf ein anderes Datum verschieben. Erledigte und abgesagte Termine sind davon ausgenommen.

Aufgaben-Status aktualisieren¶

Aufgaben unterstützen einen differenzierten Bearbeitungsstatus. Klicken Sie auf das Häkchen-Symbol () neben einer Aufgabe, um das Status-Update-Modal zu öffnen.

Status-Werte¶

Status	Farbe	Bedeutung
Offen	Grau	Noch nicht begonnen (Standard)
In Bearbeitung	Blau	Bearbeiter hat mit der Arbeit begonnen
Rückfrage	Gelb	Bearbeiter braucht Klärung vom Aufgabenersteller
Wartet	Hellgrau	Wartet auf externe Zuarbeit (Mandant, Gericht etc.)
Verschoben	Orange	Frist wurde angepasst
Erledigt	Grün	Aufgabe abgeschlossen

Das Modal bietet folgende Bereiche:

Status-Auswahl: Wählen Sie einen der vier Zwischenstatus (In Bearbeitung, Rückfrage, Wartet, Verschoben) per Klick auf die entsprechende Kachel
Fortschritt: Setzen Sie den Fortschritt in Stufen (0 %, 25 %, 50 %, 75 %, 100 %). Bei 100 % wird die Aufgabe automatisch als erledigt markiert
Neue Frist: Erscheint automatisch bei Status „Verschoben" — hier können Sie ein neues Fristdatum setzen
Bemerkung: Optionale Erläuterung zur Status-Änderung (wird in der Aktengeschichte protokolliert)
Zeiterfassung: Erscheint beim Klick auf „Erledigt" — geben Sie optional die aufgewendete Zeit, die Tätigkeit und eine Beschreibung ein

Aufgabe als erledigt markieren¶

Klicken Sie auf das Häkchen-Symbol () neben der Aufgabe
Klicken Sie auf „Erledigt" im Modal
Optional: Geben Sie die aufgewendete Zeit ein (Schnellwahl: 6 min, 15 min, 30 min, 1 h, 2 h)
Klicken Sie erneut auf „Erledigt" um zu speichern

Zeiterfassung

Wenn Sie beim Erledigen eine Zeit angeben, wird automatisch ein Zeiterfassungseintrag für die verknüpfte Akte erstellt.

Alle Statusänderungen werden protokolliert

Jede Änderung des Status wird in der Aktengeschichte festgehalten, inklusive Fortschritt und Bemerkung. So ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann welchen Status gesetzt hat.

Aufgaben-Status im Kalender¶

Aufgaben werden im Kalender je nach Status visuell hervorgehoben:

In Bearbeitung: blauer Rand links
Rückfrage: gelber Rand links mit leicht gelbem Hintergrund
Wartet: grauer Rand links, leicht transparent
Erledigt/Abgesagt/Verschoben: durchgestrichen

Aufgaben mit Fortschritt¶

Termine vom Typ Aufgabe können einen Fortschrittsbalken haben (0–100 %). Der Fortschritt wird als farbiger Balken unter dem Termin angezeigt:

Blau bei Fortschritt unter 100 %
Grün bei 100 % (erledigt)
Der Fortschritt kann über das Status-Update-Modal in Stufen (0/25/50/75/100 %) gesetzt werden
Bei Fortschritt 100 % wird der Status automatisch auf „Erledigt" gesetzt

Aufgabenpool¶

Pool-Aufgaben sind Gruppenaufgaben, die einer Mitarbeitergruppe zugewiesen werden (z. B. Assistenz). Sie erscheinen bei allen Gruppenmitgliedern im Dashboard, in der Glocke und im Kalender.

Funktionsweise¶

Pool-Aufgaben werden automatisch erstellt, wenn ein Dokument im Posteingang einer Akte zugeordnet wird
Sie erscheinen bei allen Mitgliedern der zugewiesenen Gruppe in der „Zu erledigen"-Liste
Ein Klick auf eine Pool-Aufgabe übernimmt sie und öffnet die verknüpfte Akte
Nach der Übernahme verschwindet die Aufgabe bei den anderen Gruppenmitgliedern
Eine persönliche Aufgabe mit 10 % Fortschritt wird automatisch erstellt

Pool-Aufgabe manuell erstellen¶

Wählen Sie im Termin-Modal den Tab Pool-Aufgabe. Statt einem Sachbearbeiter weisen Sie eine Gruppe zu (z. B. Assistenz, Sachbearbeiter, Berufsträger). Die Aufgabe erscheint dann bei allen Gruppenmitgliedern.

Übernahme¶

Wenn ein Mitarbeiter eine Pool-Aufgabe anklickt:

Die Pool-Aufgabe wird als „angenommen" markiert (für andere nicht mehr sichtbar)
Eine persönliche Aufgabe wird erstellt (Fortschritt: 10 %)
Die verknüpfte Akte wird geöffnet

Falls zwei Mitarbeiter gleichzeitig klicken, gewinnt nur einer: der andere erhält die Meldung „Bereits übernommen".

Sichtbarkeit im Kalender

Bei der Ansicht „Alle Benutzer" werden alle offenen Pool-Aufgaben angezeigt. Bei einem bestimmten Benutzer sehen Sie nur die Pool-Aufgaben der Gruppen, denen dieser angehört.

Benachrichtigungen bei Aufgaben-Änderungen¶

Wenn eine Aufgabe delegiert ist, sendet der exlega-Bot bei jeder Statusänderung und bei Löschung automatisch eine Matrix-Direktnachricht an die Beteiligten. Das ersetzt Nachfragen wie „Hast du das schon erledigt?".

Wer bekommt die Nachricht¶

Die DM geht an den Aufgaben-Ersteller und den Aufgaben-Zuständigen — abzüglich:

des Handelnden (wer die Änderung gerade auslöst, bekommt keine DM an sich selbst)
von Duplikaten (wenn Ersteller = Zuständiger, nur einmal)

Beispiele:

Ersteller	Zuständiger	Handelnder	Wer bekommt DM?
p.kehl	d.tsymbaev	d.tsymbaev (erledigt selbst)	p.kehl
p.kehl	d.tsymbaev	p.kehl (erledigt selbst)	d.tsymbaev
p.kehl	d.tsymbaev	a.vertretung (Dritte/r)	p.kehl + d.tsymbaev
p.kehl	p.kehl	p.kehl (Eigen-Aufgabe)	— (keine DM)

Wann wird gesendet¶

Ereignis	DM
Status-Wechsel (`offen → in_bearbeitung`, `rueckfrage`, `wartet`, `verschoben`)	✓
Aufgabe auf „erledigt" gesetzt	✓
Pool-Aufgabe angenommen (`offen → angenommen`)	✓ an Pool-Ersteller
Aufgabe gelöscht	✓ (Kontrollnachricht)
Status unverändert	—

Termine, Fristen, Wiedervorlagen und Urlaubseinträge lösen keine DMs aus — nur Aufgaben (inkl. Aufgabenpool).

Pool-Aufgaben¶

Wenn ein Benutzer eine Pool-Aufgabe annimmt, wird die neu entstehende persönliche Aufgabe intern dem Pool-Ersteller zugeschrieben. Dadurch bekommt er auch alle weiteren Statusänderungen der Aufgabe per DM mit — genauso wie bei einer direkten Delegation.

Inhalt der Nachricht¶

📋 Status-Änderung einer Aufgabe

Aufgabe: Fristen notieren
Akte: 01594EX26 – Rochlitzer ./. Meier
Status: in_bearbeitung → erledigt
Von: d.tsymbaev
Bemerkung: Hinweisbeschluss vorhanden, Frist notiert

Zur Akte: https://exlega.kehl.legal/akte/604

Bei Löschung erscheint ein eigenes Format mit 🗑-Icon. Falls eine Bemerkung angegeben wurde, ist sie in der Nachricht enthalten. Bei Aufgaben ohne Akte-Bezug entfällt die Akten-Zeile und der Link.

Benachrichtigungen stumm schalten

Die DMs kommen über den normalen Matrix-Chat an. Wer die Nachrichten nicht aktiv verfolgen möchte, kann den DM-Raum mit dem exlega-Bot im Chat-Client stumm schalten.

iCal-Export¶

Termine lassen sich als iCal-Datei (.ics) exportieren. Das Format ist kompatibel mit Outlook, Apple Kalender, Google Calendar und anderen Kalender-Apps.

Einzelner Termin: Export-Button im Termin-Dialog
Alle Termine: Export aller eigenen Termine als Kalender-Datei

Der Export enthält:

Vollständige RFC-5545-konforme VEVENT/VTODO-Einträge
Zeitzone Europe/Berlin
Erinnerungen (VALARM)
Wiederholungsregeln (RRULE)
Kategorien, Prioritäten, Fortschritt

Tastaturkürzel¶

Taste	Funktion
`T`	Tagesansicht
`N`	Neür Termin
`W`	Wochenansicht
`Left`	Vorheriger Zeitraum
`Right`	Nächster Zeitraum

Eingabefelder

Tastaturkürzel sind deaktiviert, solange ein Eingabefeld, Textarea oder Select fokussiert ist.

Berechtigungen¶

Berechtigung	Funktion
alle Termine ansehen	Alle Termine aller Benutzer einsehen
eigene Termine ansehen	Nur eigene Termine einsehen
Termine anlegen	Neue Termine erstellen
Termine bearbeiten	Termine bearbeiten, verschieben, als erledigt markieren
Termine loeschen	Termine löschen (Soft-Delete)