Mahnungen¶

Hier verwalten Sie das Mahnwesen für überfällige Rechnungen. Mahnungen können automatisch per Cron-Job oder manuell erstellt werden und werden als E-Mail über den Postausgang versendet.

Übersicht¶

Die Mahnungen-Seite zeigt alle überfälligen Rechnungen mit der jeweiligen Mahnstufe. Von hier aus erstellen Sie Mahnungen manuell oder sperren einzelne Rechnungen vom Mahnwesen aus.

Mahnstufen¶

Das System arbeitet mit vier aufeinanderfolgenden Mahnstufen:

Stufe	Bezeichnung	Beschreibung
1	Zahlungserinnerung	Freundliche Erinnerung an die außtehende Zahlung
2	1. Mahnung	Erste formelle Mahnung
3	2. Mahnung	Zweite Mahnung mit Nachdruck
4	Letzte Mahnung	Letzte Mahnung vor weiteren rechtlichen Schritten

Jede Rechnung durchläuft die Stufen der Reihe nach. Eine Stufe kann nicht übersprungen werden.

Überfällige Rechnungen¶

Die Tabelle listet alle Rechnungen auf, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist und bei denen noch ein offener Betrag besteht:

Spalte	Inhalt
Rechnungsnr.	Rechnungsnummer (klickbar)
Mandant	Name des Rechnungsempfängers
Aktenzeichen	Verknüpfte Akte (klickbar)
Offen	Offener Betrag in EUR
Fällig seit	Anzahl Tage seit Fälligkeit
Aktuelle Mahnstufe	Badge mit aktueller Stufe (0 = noch keine Mahnung)
Gesperrt	Schloss-Symbol, falls gesperrt
Aktion	Buttons für Mahnung erstellen und Sperren/Entsperren

Mahnung manuell erstellen¶

Klicken Sie auf den Glocken-Button bei einer überfälligen Rechnung
Im Dialog sehen Sie die aktuelle und die nächste Mahnstufe
Klicken Sie auf "Mahnung erstellen"

Was passiert beim Erstellen?¶

Ein Postausgang-Eintrag wird angelegt (Versandweg: E-Mail, Status: Bereit)
Die Rechnungs-PDF wird als Anlage angehängt
Die Mahnstufe der Rechnung wird um eins erhöht
Betreff und Inhalt werden aus der konfigurierten Mahnvorlage generiert
Eine Zahlungsfrist wird basierend auf der Konfiguration berechnet

Automatische Mahnungen

Wenn automatische Mahnungen aktiviert sind, erstellt der Cron-Job Mahnungen bei Fälligkeit selbstständig. Eine manuelle Erstellung ist nur nötig, wenn Sie nicht auf den nächsten Lauf warten möchten.

Mahnung sperren und entsperren¶

Einzelne Rechnungen können vom Mahnwesen ausgeschlossen werden -- etwa bei laufenden Verhandlungen oder Ratenzahlungsvereinbarungen.

Sperren¶

Klicken Sie auf das Schloss-Symbol bei einer Rechnung
Geben Sie eine Begründung ein (Pflichtfeld)
Klicken Sie auf "Sperren"

Gesperrte Rechnungen:

Werden vom automatischen Cron-Job übersprungen
Zeigen ein rotes Schloss-Symbol in der Tabelle
Können nicht manuell gemahnt werden

Entsperren¶

Klicken Sie auf das Schloss-Symbol bei einer gesperrten Rechnung
Geben Sie eine Begründung ein
Klicken Sie auf "Entsperren"

Automatische Mahnungen (Cron)¶

Wenn in den Einstellungen aktiviert, erstellt ein Cron-Job automatisch Mahnungen nach konfigurierbaren Intervallen.

Konfiguration in den Einstellungen¶

Einstellung	Beschreibung
Mahnungen aktiv	Schalter zum Aktivieren bzw. Deaktivieren
Tage bis Zahlungserinnerung	Tage nach Fälligkeit bis zur ersten Erinnerung
Tage bis 1. Mahnung	Tage nach Fälligkeit bis zur 1. Mahnung
Tage bis 2. Mahnung	Tage nach Fälligkeit bis zur 2. Mahnung
Tage bis Letzte Mahnung	Tage nach Fälligkeit bis zur letzten Mahnung
Zahlungsfrist (pro Stufe)	Frist in Tagen, die in der Mahnung angegeben wird

Mahnvorlagen¶

Für jede Mahnstufe können Sie in den Einstellungen eine eigene Vorlage anlegen:

Betreff -- E-Mail-Betreffzeile (mit Platzhaltern)
Inhalt -- E-Mail-Text (mit Platzhaltern)

Verfügbare Platzhalter:

Platzhalter	Wird ersetzt durch
`{rechnungsnummer}`	Rechnungsnummer
`{mandant}`	Name des Mandanten
`{betrag}`	Offener Betrag
`{fälligkeit}`	Ursprüngliches Fälligkeitsdatum
`{zahlungsfrist}`	Neue Zahlungsfrist
`{aktenzeichen}`	Aktenzeichen

Platzhalter testen

Prüfen Sie Ihre Mahnvorlagen am besten mit einer Test-Mahnung, um sicherzustellen, dass alle Platzhalter korrekt aufgelöst werden.

Berechtigungen¶

Berechtigung	Funktion
Abrechnungen ansehen	Alle überfälligen Rechnungen und Mahnungen einsehen
eigene Abrechnungen ansehen	Nur eigene Rechnungen und Mahnungen einsehen
Abrechnungen bearbeiten	Mahnungen erstellen, sperren/entsperren und Vorlagen konfigurieren