Belege

Der Tab Belege unter Buchhaltung bündelt alle Ausgabenbelege der Kanzlei: Sie sehen, welche Belege vollständig erfasst sind, tragen fehlende Betragsdaten nach und exportieren Belege samt Liste für die Buchhaltung bzw. Steuerberatung.

Übersicht

Die Tabelle zeigt alle Belege der Ausgabenbeleg-Sammelakte des gewählten Jahres mit Belegdatum, Bezeichnung (Klick öffnet das PDF), Aussteller, Rechnungsnr., Belegart, Kategorie, Zahlungsart sowie Netto, USt und Brutto. Eine Summenzeile addiert die gefilterte Auswahl.

Jeder Beleg trägt einen Status:

Status	Bedeutung
unerfasst	Beleg liegt in der Sammelakte, aber ohne Betragsdaten
erfasst	Betragsdaten vollständig, noch nicht exportiert
exportiert	Beleg war bereits in einem Buchhaltungs-Export enthalten

Filter

• Jahr: wählt die Ausgabenbeleg-Sammelakte (eine pro Jahr)
• Status: alle / unerfasst / erfasst / exportiert
• Kategorie: zeigt nur Belege der gewählten Kostenkategorie

Belege erfassen und bearbeiten

1. Klicken Sie in der Zeile auf „Erfassen" (bei unerfassten) bzw. „Bearbeiten" (bei erfassten Belegen)
2. Bei unerfassten Belegen startet die automatische Belegerkennung (Analyse-Fenster, ca. 10–15 Sekunden; über „Manuell erfassen" überspringbar) — bei E-Rechnungen exakt, sonst als KI-Vorschlag
3. Prüfen bzw. ergänzen Sie Bezeichnung, Belegdatum, Aussteller, Rechnungsnr., Belegart, Zahlungsart, Kategorie und die Beträge (Brutto je USt-Satz, mehrere Positionen bei gemischten Sätzen)
4. Klicken Sie auf „Speichern"

Erfassung direkt im Posteingang

Neue Belege erfassen Sie am schnellsten bereits bei der Zuordnung im Posteingang — dort ist die Belegerkennung ebenfalls aktiv.

Beleg aus einer Akte in die Belegakte verschieben

Liegt ein Beleg bereits in einer normalen Akte, verschieben oder kopieren Sie ihn von dort im Reiter Dokumente über das Aktionsmenü des Dokuments mit „Verschieben/Kopieren" — als Ziel wählen Sie die Ausgabenbeleg-Sammelakte. Ist das Ziel eine Belegakte, öffnet sich anschließend automatisch derselbe Betragsdaten-Dialog wie bei der Zuordnung im Posteingang, inklusive automatischer Erkennung bzw. KI-Vorbefüllung. Klicken Sie auf „Abbrechen", bleibt das Dokument trotzdem in der Belegakte und lässt sich später hier im Belege-Tab nacherfassen. Der Dialog erscheint nur mit der Berechtigung Belege erfassen/bearbeiten.

Belege löschen

Über das Papierkorb-Icon in der Zeile verschieben Sie einen Beleg in den Papierkorb (mit Bestätigungsdialog). Das Dokument samt Anhängen landet im Papierkorb und kann von dort wiederhergestellt werden — die erfassten Betragsdaten bleiben dabei erhalten und sind nach der Wiederherstellung wieder sichtbar.

Kostenkategorien verwalten

Den Kategorien-Katalog (z. B. Bürobedarf, Steuerberatung & Buchführung, Reisekosten, Bewirtung, Präsente) pflegen Sie unter Einstellungen > Belege / Kategorien:

• Name und Sortierung bestimmen die Anzeige in den Auswahllisten
• DATEV-Konto (optional): Sachkontonummer für einen späteren DATEV-Export
• Automatik: kennzeichnet DATEV-Automatikkonten (erhalten im Buchungsstapel keinen BU-Schlüssel)
• Aktiv: Kategorien mit vorhandenen Belegen deaktivieren Sie statt sie zu löschen

Export für die Buchhaltung

1. Klicken Sie auf „Export für Buchhaltung"
2. Wählen Sie den Zeitraum (Von/Bis, vorbelegt mit dem gewählten Jahr)
3. Lassen Sie „Nur noch nicht exportierte Belege" aktiviert, um Doppel-Übergaben zu vermeiden
4. Klicken Sie auf „Export erstellen" — Sie erhalten eine ZIP-Datei

Die ZIP-Datei enthält:

• belegliste.csv — Excel-taugliche Liste (Semikolon-getrennt, deutsche Beträge): Belegdatum, Aussteller, Bezeichnung, Rechnungsnr., Belegart, Kategorie, DATEV-Konto, Zahlungsart, Netto, USt-Satz, USt-Betrag, Brutto, Währung, Notiz und Dateiname. Belege mit mehreren USt-Sätzen erscheinen mit einer Zeile je Satz.
• Die Beleg-PDFs, benannt nach dem Muster JJJJ-MM-TT_belegNr_aussteller.pdf und in der Liste referenziert.

Nach dem Export werden die enthaltenen Belege als exportiert markiert.

E-Mail-Belege

Bei Belegen, die als E-Mail eingegangen sind, enthält die ZIP-Datei automatisch das Rechnungs-PDF aus dem E-Mail-Anhang — nicht die E-Mail-Ansicht. Nur wenn die E-Mail keinen PDF-Anhang hat, wird ersatzweise die E-Mail-Ansicht als PDF beigelegt.

Unvollständige Belege

Belege ohne Betragsdaten (Status „unerfasst") werden nicht exportiert. Der Export-Dialog weist auf ihre Anzahl hin — erfassen Sie sie vorher nach.

DATEV-Vorbereitung

Die erfassten Daten (Brutto je USt-Satz, DATEV-Konto und Automatik-Kennzeichen der Kategorien) sind so angelegt, dass später ein direkter DATEV-Buchungsstapel-Export ergänzt werden kann.

Berechtigungen

Berechtigung	Funktion
Belege ansehen	Belege-Tab einsehen, Export erstellen
Belege erfassen/bearbeiten	Betragsdaten erfassen und ändern (inkl. KI-Vorbefüllung)
Belege löschen	Belege in den Papierkorb verschieben
Einstellungen verwalten	Kategorien-Katalog pflegen

Für Buchhaltungspersonal steht die vorkonfigurierte Gruppe Buchhaltung bereit (Belege komplett, Rechnungs- und Bankumsatz-Ansicht, Posteingang-Bearbeitung).