Postausgang¶

Der Postausgang verwaltet Ihre ausgehende Korrespondenz. Hier erstellen, prüfen und versenden Sie Dokumente per E-Mail, beA, Fax, Briefpost oder ePost.

Übersicht¶

Die Postausgang-Seite zeigt eine Tabelle aller ausgehenden Dokumente mit Status, Versandweg, Empfänger und weiteren Details. Über Filter schränken Sie die Ansicht ein.

Filter¶

Filter	Optionen	Standard
Anzeige	Nur unversandte / Alle	Nur unversandte
Versandweg	Alle / Briefpost / E-Mail / Fax / beA / ePost	Alle

Tabellenspalten¶

Spalte	Inhalt
Status	Farbiger Status-Badge
Versand	Icon des Versandwegs
Titel	Dokumententitel
Empfänger	Name (klickbar zum Kontakt)
Aktenzeichen	Verknüpfte Akte (klickbar)
Erstellt	Datum im Format TT.MM.JJJJ
Opt.	Icons für Signatur, Verschlüsselung, Kalendereinladung, Anhänge

Status-Workflow¶

Jedes Dokument durchläuft folgende Status:

graph LR
    A[Entwurf] -->|Freigeben| B[Bereit]
    B -->|Versenden| C[Versendet]
    C --> D[Zugestellt]
    B -->|Fehler| E[Fehler]

Status	Farbe	Bedeutung
Entwurf	Grau	Dokument wird noch bearbeitet
Bereit	Blau	Freigegeben und bereit zum Versand
Warten	Orange	Wird verarbeitet (z. B. Fax in Warteschlange)
Versendet	Grün	Erfolgreich versendet
Zugestellt	Dunkel	Zustellung bestätigt
Fehler	Rot	Versand fehlgeschlagen

Neues Dokument erstellen¶

Klicken Sie auf „Neues Dokument"
Füllen Sie die Pflichtfelder aus:
- Dokumententitel: Bezeichnung des Dokuments
- Empfänger: Name oder Kontaktsuche (siehe unten)
- Versandweg: Art der Zustellung
Je nach Versandweg erscheinen zusätzliche Felder (Details in den Abschnitten unten)
Klicken Sie auf „Speichern"

Kontaktsuche¶

Beim Tippen im Empfänger-Feld (ab 2 Zeichen) öffnet sich automatisch eine Dropdown-Liste mit passenden LDAP-Kontakten:

Name in Fettschrift
Firma und E-Mail als Details
beA-Badge (grün) bei Kontakten mit SAFE-ID

Nach Auswahl eines Kontakts werden versandwegspezifische Felder automatisch befüllt (E-Mail-Adresse, Faxnummer, beA SAFE-ID).

Kontakt-Verknüpfung

Ein verknüpfter Kontakt wird durch „Mit Kontakt verknüpft" angezeigt. Über das X-Icon lösen Sie die Verknüpfung.

Versandwege im Detail¶

E-Mail¶

Feld	Beschreibung
E-Mail-Adresse	Wird aus dem Kontakt übernommen oder manuell eingegeben
Betreff	Betreffzeile der E-Mail
Nachricht	E-Mail-Text (Plaintext)
CC	Kopie-Empfänger (kommagetrennt)
BCC	Blindkopie-Empfänger (kommagetrennt)
Signieren	E-Mail digital signieren (S/MIME oder PGP)
Verschlüsseln	E-Mail verschlüsseln (nur wenn der Empfänger einen Public Key hat)

Diktat

Neben dem Nachrichtenfeld finden Sie einen Mikrofon-Button für Push-to-Talk-Diktat. Halten Sie den Button gedrückt und sprechen Sie: der erkannte Text wird an der Cursor-Position eingefügt.

beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach)¶

Feld	Beschreibung
SAFE-ID	Elektronische Adresse des Empfängers (DE.BRAK.xxxxx)
Unser Aktenzeichen	Wird automatisch aus der verknüpften Akte übernommen
Aktenzeichen Empfänger	Geschäftszeichen des Empfängers (aus Beteiligten-Daten)
Vertraulichkeitsstufe	Keine Angabe / Vertraulich / VS: Nur für den Dienstgebrauch
eEB anfordern	Elektronisches Empfangsbekenntnis anfordern

eEB-Anforderung

Die eEB-Option steht bei allen beA-Sendungen zur Verfügung. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist dafür nicht erforderlich.

Fax¶

Feld	Beschreibung
Faxnummer	Faxnummer des Empfängers (z. B. +49 123 456789)

Der Faxversand erfolgt über Sipgate. Nach dem Versand wird der Status automatisch aktualisiert.

ePost (Onlinebrief24)¶

Feld	Beschreibung
Farbdruck	Farbig oder Schwarz/Weiß (Standard: S/W)
Beidseitig (Duplex)	Beidseitiger Druck (Standard: einseitig)
DIN C4 Umschlag	Großformatiger Umschlag ohne Faltung
Einschreiben	Kein Einschreiben / Einwurf-Einschreiben / Einschreiben mit Rückschein

Das Dokument wird als PDF an den Dienstleister übermittelt und postalisch zugestellt.

Briefpost¶

Für Briefpost werden keine zusätzlichen Felder benötigt. Das Dokument wird als „Versendet" markiert, sobald Sie den manuellen Versand bestätigen.

Optionale Felder¶

Diese Felder stehen bei allen Versandwegen zur Verfügung:

Feld	Beschreibung
Aktenzeichen	Verknüpfung mit einer Akte (z. B. 00123/25)
Dokument-ID	ID eines Dokuments aus der Dokumentenverwaltung
Zusatzinhalt/Bemerkungen	Interne Notizen zum Versand

Dokument bearbeiten¶

Klicken Sie auf das Stift-Icon in der Tabellenzeile oder auf „Bearbeiten" in der Detailansicht. Alle Felder lassen sich ändern, solange das Dokument noch nicht versendet wurde.

Freigeben und Versenden¶

Einzelnes Dokument freigeben¶

Klicken Sie auf das Häkchen-Icon in der Tabellenzeile oder auf „Freigeben" in der Detailansicht
Bestätigen Sie im Dialog: „Dokument zur Versendung freigeben?"
Der Status wechselt von Entwurf zu Bereit

Einzelnes Dokument versenden¶

Klicken Sie auf das Senden-Icon (nur bei Status „Bereit")
Ein Fortschritts-Modal zeigt den Versandstatus
Bei beA-Versand werden detaillierte Schritte angezeigt (Anmeldung, Dokumentenvorbereitung, Validierung, Versand)
Nach erfolgreichem Versand wechselt der Status zu Versendet

Alle bereiten Dokumente versenden¶

Klicken Sie auf „Alle bereiten versenden (X)" in der Kopfzeile
Alle Dokumente mit Status „Bereit" werden nacheinander versendet
Abschließend erscheint eine Zusammenfassung (X versendet, Y fehlgeschlagen)

Doppelklick-Schutz

Der Versand-Button wird nach dem ersten Klick deaktiviert, um Doppelversand zu verhindern.

beA und qualifizierte elektronische Signatur (QeS)¶

Damit ein elektronisches Dokument wirksam bei Gericht eingeht, sieht § 130a ZPO (Abs. 3) zwei gleichwertige Wege vor:

Einfache Signatur + sicherer Übermittlungsweg — die verantwortende Person signiert einfach (maschinenschriftlicher Namenszug am Textende) und versendet das Dokument über ihr eigenes beA.
Qualifizierte elektronische Signatur (QeS) — das Dokument selbst wird mit einer QeS der verantwortenden Person versehen.

Praxis-Empfehlung: Wann QeS?

Einzelner Rechtsanwalt über das eigene beA: Die einfache Signatur genügt — eine QeS ist normalerweise nicht erforderlich.
Berufsausübungsgesellschaften (Versand über das Gesellschafts-beA nach § 31b BRAO): Ob die einfache Signatur ausreicht, ist rechtlich umstritten — hier sollte sicherheitshalber mit QeS signiert werden.
Versand über ein fremdes beA (z. B. durch einen Kollegen): immer QeS erforderlich.

QeS in der Praxis¶

Eine QeS erstellen Sie mit dem exlega Signer und Ihrer Signaturkarte am Kartenleser.
Eine Fernsignatur ist derzeit nicht möglich — signiert wird ausschließlich mit der Signaturkarte.
Eine fortgeschrittene Signatur genügt nicht; es muss eine qualifizierte Signatur sein.
Jedes Dokument wird einzeln signiert — Sammel-/„Container"-Signaturen sind unzulässig (§ 4 Abs. 2 ERVV).

Seit 1.1.2022 ist die elektronische Einreichung für Rechtsanwälte verpflichtend (§ 130d ZPO). Beim Versand ohne QeS belegt der vertrauenswürdige Herkunftsnachweis (VHN) die persönliche Übermittlung durch die verantwortende Person — dieser Versand darf daher nicht an Dritte (z. B. Büropersonal) delegiert werden.

Siehe auch: Selbsthilfe bei beA-Problemen und der exlega Signer.

Selbsthilfe bei beA-Problemen¶

Schlägt der beA-Versand fehl (z. B. „Verbindungsfehler zum bea-proxy", ein Timeout oder eine rote Fehlermeldung im Versand-Modal), gehen Sie in dieser Reihenfolge vor. Das Gleiche gilt für Probleme beim beA-Abruf im Posteingang.

1. Störung bei den beA-Servern? (zuerst prüfen)¶

Die mit Abstand häufigste Ursache ist eine Störung oder Wartung beim beA bzw. der Justiz selbst — nicht bei exlega. Prüfen Sie daher zuerst die offiziellen Statusseiten:

Bei gemeldeter Störung

Ist dort eine Störung oder Wartung gemeldet, liegt das Problem nicht an exlega. Warten Sie, bis der Dienst wieder verfügbar ist, und versenden Sie anschließend erneut. Ändern Sie in der Zwischenzeit nichts an den beA-Einstellungen.

2. Systemstatus prüfen (Administration)¶

Ist beim beA keine Störung gemeldet, prüft Ihre Administration den Systemstatus (Sidebar → Status):

In der Container-Liste den Container bea-proxy suchen.
Steht er auf Stopped oder zeigt einen Fehlerzustand, über die Neustart-Schaltfläche (kreisender Pfeil) neu starten und 30–60 Sekunden warten, bis er wieder läuft.
In der Cronjob-Übersicht den beA-Abruf auf Fehler kontrollieren.

Lösen Sie den Versand danach erneut aus.

Problem bleibt bestehen?

Melden Sie es über die Feedback-Funktion (Benutzermenü oben rechts → Feedback). Wählen Sie „Fehler / Bug", geben Sie einen kurzen Titel und die genaue Fehlermeldung an — die aktuelle Seite wird automatisch mitgeschickt.

Signatur und Verschlüsselung¶

Für E-Mail-Dokumente aktivieren Sie Signatur und Verschlüsselung per Schalter in der Detailansicht:

Signieren (S/MIME oder PGP)¶

Erfordert einen konfigurierten Private Key der Kanzlei
Wird als Schalter in der Detailansicht angezeigt
Status: „(Key vorhanden)" oder „(kein Key)"

Verschlüsseln¶

Erfordert den Public Key des Empfängers (aus dem LDAP-Adressbuch)
Wird als Schalter in der Detailansicht angezeigt
Status: „(Empfänger-Key vorhanden)" oder „(kein Empfänger-Key)"

Voraussetzung

Die Schalter sind nur verfügbar, wenn Sie die Berechtigung Postausgang signieren haben und der Status „Entwurf" oder „Bereit" ist.

Detailansicht¶

Klicken Sie auf eine Tabellenzeile, um die vollständige Detailansicht zu öffnen:

Linke Spalte:

Status-Badge, Versandweg, Empfänger
Versandwegspezifische Felder (beA: SAFE-ID, AZ, Vertraulichkeit, eEB; E-Mail: Betreff)
Aktenzeichen (klickbar), Autor, Erstelldatum
Versand- und Zustelldatum
Signatur-/Verschlüsselungs-Schalter (E-Mail)
ePost-Optionen als Badges (Farbe, Duplex, C4, Einschreiben, PrintJob-ID)

Rechte Spalte:

Nachricht: E-Mail-Text in Monospace-Schrift
Bemerkungen: Zusatzinhalt (falls vorhanden)
Dokumente/Anlagen: Tabelle mit Dateiname, UUID und Vorschau-/Download-Button

Dokument löschen¶

Klicken Sie auf das Papierkorb-Icon in der Tabellenzeile
Bestätigen Sie im Dialog: „Dieses Dokument wirklich löschen?"
Das Dokument wird entfernt

Einschränkung

Nur Dokumente mit Status Entwurf, Bereit oder Fehler können gelöscht werden. Bereits versendete Dokumente sind geschützt.

Automatische Aktualisierung¶

Die Dokumentenliste wird alle 60 Sekunden automatisch aktualisiert. Die Aktualisierung pausiert, wenn:

Der Browser-Tab nicht aktiv ist
Ein Modal-Dialog geöffnet ist

Versandweg-Icons¶

Icon	Versandweg
	Briefpost
	E-Mail
	Fax
	beA
	ePost

Berechtigungen¶

Berechtigung	Funktion
Postausgang ansehen	Postausgang einsehen
Postausgang erstellen	Neue Dokumente erstellen
Postausgang bearbeiten	Dokumente bearbeiten, freigeben, löschen
Postausgang senden	Dokumente versenden
Postausgang signieren	E-Mails signieren und verschlüsseln