Akten-Import (XML)¶

Mit der Import-Funktion legen Sie neue Akten aus XML-Dateien an. Beteiligte werden dabei automatisch als LDAP-Kontakte erstellt, und ein vorhandenes Forderungskonto wird direkt übernommen.

Zugang¶

Den Import erreichen Sie über zwei Wege:

Aktenverwaltung > Dropdown neben „Neue Akte" > „XML importieren" — klassisches Formular mit freier Sachbearbeiter-Wahl
Posteingang > Bei XML-Anhängen mit <aktenimport>-Root erscheint in der Vorschau ein grüner Button „Aktenimport" — Ein-Klick-Import mit dem eingeloggten Benutzer als Sachbearbeiter. Die komplette Mail-Gruppe wird der neuen Akte automatisch zugeordnet.

Berechtigung

Nur Benutzer mit der Berechtigung Akten-Import haben Zugriff auf die Import-Funktion.

Import-Formular¶

Sachbearbeiter¶

Wählen Sie den zuständigen Sachbearbeiter aus dem Dropdown. Nur aktive Benutzer der Gruppe „Sachbearbeiter" werden angezeigt. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

XML-Datei¶

Laden Sie die XML-Datei hoch (max. 5 MB). Drei Wege stehen zur Verfügung:

Datei-Dialog: Klick auf das Datei-Feld
Drag & Drop: XML-Datei auf das Formular ziehen
Aus Posteingang: Wenn Sie den Import über den Posteingang aufrufen, ist die XML-Datei bereits vorgeladen

Vorschau¶

Nach dem Laden der XML-Datei wird automatisch eine Vorschau angezeigt. So sehen Sie vor dem Import genau, welche Daten übernommen werden.

Akte¶

Mandatstyp: z. B. „inkasso", „beratung"
Rubrum: Kurzbezeichnung der Akte
Wegen: Gegenstand
Gegenstandswert: falls angegeben (in EUR)

Beteiligte¶

Für jeden Beteiligten wird angezeigt:

Rolle als farbiges Badge:
- Mandant (blau)
- Gegner (rot)
- Sonstige (grau)
Name, Ort und E-Mail-Adresse
Kontakt-Abgleich: Das System prüft automatisch, ob ähnliche Kontakte bereits im LDAP-Adressbuch existieren

Kontakt-Abgleich¶

Findet das System ähnliche Kontakte, können Sie für jeden Beteiligten entscheiden:

Option	Beschreibung
Neuen Kontakt anlegen	Erstellt einen neuen LDAP-Kontakt mit den Daten aus der XML-Datei (Standard)
Existierenden Kontakt verwenden	Verknüpft mit einem bereits vorhandenen LDAP-Kontakt

Duplikate vermeiden

Prüfen Sie die Kontaktvorschläge sorgfältig. Wenn Sie einen existierenden Kontakt auswählen, wird kein Duplikat angelegt.

Forderungskonto¶

Falls die XML-Datei ein Forderungskonto enthält, sehen Sie:

Anzahl und Summe der Forderungen
Anzahl und Summe der Zahlungen
Offener Betrag (Forderungen minus Zahlungen)

Katalognummer-Normalisierung

Die Katalognummer einer Forderung (Mahnbescheids-Code) wird beim Import automatisch normalisiert:

Führende Nullen werden entfernt ("005" → Code 5 für „05 Dienstleistungsvertrag")
Unbekannte oder leere Codes werden auf 39 (Ungerechtfertigte Bereicherung) gesetzt

Gültig sind die Codes 1–45 sowie 61, 70, 75–80, 90 und 95 (entspricht dem Mahnbescheid-Formular).

Validierungshinweise¶

Das System prüft die Daten automatisch und zeigt Warnungen bei:

Fehlendem Rubrum oder Gegenstand (Wegen)
Keinem Mandant oder Gegner in der Beteiligten-Liste
Fehlendem Forderungskonto bei Inkasso-Mandaten

Import durchführen¶

Prüfen Sie die Vorschau und die Kontakt-Zuordnungen.
Klicken Sie auf „Importieren".
Bei Erfolg erscheint eine Bestätigungsmeldung mit:
- Dem vergebenen Aktenzeichen
- Anzahl der verknüpften Beteiligten
- Info, ob ein Forderungskonto angelegt wurde
- Button „Akte öffnen": führt direkt zur neuen Akte
- Button „Weiteren Import": lädt die Seite für den nächsten Import neu

Was wird importiert?¶

Daten	Qülle in XML	Ziel in exlega
Rubrum	`<akte><rubrum>`	Akten-Rubrum
Wegen	`<akte><wegen>`	Akten-Wegen
Gegenstandswert	`<akte><gegenstandswert>`	Akten-Gegenstandswert
Beteiligte	`<beteiligte><beteiligter>`	LDAP-Kontakte + Akten-Beteiligte
Kontaktdaten	`<kontakt>` (Name, Anrede, Adresse, E-Mail, Telefon)	LDAP-Kontaktfelder
Forderungen	`<forderungskonto><forderungen>`	Aktenkonto (Honorar)
Zahlungen	`<forderungskonto><zahlungen>`	Aktenkonto (Zahlungen)

Letzte Imports¶

Auf der rechten Seite sehen Sie eine Liste der letzten 50 Imports mit:

Aktenzeichen und Rubrum (klickbar zur Akte)
Wegen
Datum und Uhrzeit des Imports
Benutzer, der den Import durchgeführt hat

XML-Format¶

Die Import-XML muss folgende Grundstruktur haben:

<aktenimport>
  <mandatstyp>inkasso</mandatstyp>
  <akte>
    <rubrum>Müller ./. Meier</rubrum>
    <wegen>Schadensersatz</wegen>
    <gegenstandswert>5000.00</gegenstandswert>
  </akte>
  <beteiligte>
    <beteiligter>
      <beteiligtenart>Mandant</beteiligtenart>
      <kontakt>
        <anrede>Herr</anrede>
        <vorname>Max</vorname>
        <nachname>Müller</nachname>
        <straße>Hauptstr. 1</straße>
        <plz>70173</plz>
        <ort>Stuttgart</ort>
        <email>müller@example.de</email>
      </kontakt>
    </beteiligter>
  </beteiligte>
  <forderungskonto>
    <forderungen>
      <forderung>
        <bezeichnung>Hauptforderung</bezeichnung>
        <betrag>5000.00</betrag>
        <datum>2026-01-15</datum>
      </forderung>
    </forderungen>
  </forderungskonto>
</aktenimport>

Berechtigungen¶

Berechtigung	Funktion
Akten-Import	Zugang zur Import-Seite und Durchführung von Imports