Controlling¶

Das Controlling bündelt die wirtschaftlichen Kennzahlen der Kanzlei. Im linken Menü ist es thematisch gegliedert:

Übersicht – Break-Even-Analyse, überfällige Rechnungen und der Einnahmen-Ausgaben-Verlauf. Sichtbar mit dem Recht Controlling ansehen.
Einnahmen – Rechnungs-Kennzahlen, tatsächlich vereinnahmte Beträge und die Top-10-Mandanten.
Ausgaben – Fixkosten-Verwaltung, Ausgabenbelege und Ausgaben nach Kategorie.
Steuern – Umsatzsteuer-Zahllast (Ist- oder Soll-Versteuerung).
Zeiterfassung – Zeiterfassungs-Kennzahlen und Status-Diagramm.
Sachbearbeiter – Leistung, Effizienz und Auslastung je Sachbearbeiter (einschließlich produktiv eingesetzter Nicht-Anwälte), jetzt zusätzlich mit Honorar-Widgets je Sachbearbeiter.
Akten – Aktenbestand je Sachbearbeiter mit Verlaufsdiagramm.
Verwaiste Akten – Mandatsakten ohne offene Frist, Wiedervorlage oder Termin.

Die Bereiche Einnahmen, Ausgaben und Steuern benötigen das Recht Controlling: Einnahmen, Ausgaben und Steuern ansehen, der Bereich Zeiterfassung das Recht Controlling: Zeiterfassungs-Auswertung ansehen – Details siehe Berechtigungen.

Übersicht¶

Break-Even-Analyse¶

Die Break-Even-Karte stellt das vereinnahmte Honorar (netto) der Periode den effektiven Fixkosten gegenüber. Grundlage der Einnahmen sind die Zahlungseingänge des Zeitraums, nicht die gestellten Rechnungen – eine im Juli gestellte Rechnung, die erst im September bezahlt wird, zählt entsprechend im September. Das Diagramm Einnahmen vs. Ausgaben (siehe unten) folgt derselben Logik.

Was zählt nicht als Einnahme

Auslagen und Fremdgeld fließen nicht in das vereinnahmte Honorar ein – sie erscheinen separat in der Kartenreihe Vereinnahmt im Zeitraum (Bereich „Einnahmen").

Überfällig¶

Die Kachel Überfällig neben der Break-Even-Karte zeigt Summe und Anzahl der überfälligen Rechnungen im gewählten Zeitraum. Ein Klick führt in die gefilterte Rechnungsliste.

Einnahmen vs. Ausgaben¶

Das Diagramm Einnahmen vs. Ausgaben zeigt über 12 Monate neben dem vereinnahmten Honorar (Zahlungseingänge der Periode) und den Fixkosten eine dritte Säulenreihe mit den Netto-Ausgaben aus Belegen je Monat.

Einnahmen¶

Rechnungs-Kennzahlen¶

Die Kennzahlen-Karten zeigen für den gewählten Zeitraum die Rechnungen gesamt, das gestellte Honorar (netto) sowie die Auslagen (netto) – jeweils mit Klick-Drilldown in die zugehörige Rechnungsliste.

Fremdgeld ist kein Umsatz

Bei der Rechnungs-Kennzahl Auslagen (netto) wird in Rechnung gestelltes Fremdgeld separat ausgewiesen statt mit den Auslagen vermischt zu werden – Fremdgeld gehört wirtschaftlich der Mandantschaft und fließt in keine Ertragskennzahl ein.

Vereinnahmt im Zeitraum¶

Die Kartenreihe Vereinnahmt im Zeitraum zeigt, was in der gewählten Periode tatsächlich per Zahlungseingang auf den Aktenkonten verbucht wurde – getrennt nach:

Karte	Bedeutung
Honorar vereinnahmt (netto)	Fließt in die Break-Even-Analyse und das Einnahmen-Chart ein
Auslagen vereinnahmt (netto)	Weiterberechnete Auslagen – kein Honorarertrag
Fremdgeld vereinnahmt	Durchlaufende Posten (z. B. Fremdgeld für Mandanten) – kein Ertrag

Fremdgeld ist kein Umsatz

Fremdgeld gehört wirtschaftlich der Mandantschaft und fließt weder in die Break-Even-Analyse noch in andere Ertragskennzahlen ein.

Top-10-Mandanten¶

Diagramm und Tabelle Top 10 Mandanten zeigen die zehn umsatzstärksten Mandanten nach gestelltem Honorar (netto) im Zeitraum, jeweils mit Rechnungsanzahl und bereits bezahltem Betrag.

Ausgaben¶

Fixkosten-Verwaltung¶

Über „Neue Position" erfassen Sie wiederkehrende Fixkosten (Kategorie, Bezeichnung, Betrag, optional mit Vorsteuerabzug). Die Tabelle zeigt je Position Eingabe-, Netto-, Brutto- und effektiven Betrag sowie die monatliche Summe.

Effektiv netto

Bei Positionen mit Vorsteuerabzug entspricht „Effektiv netto" dem Nettobetrag, ohne Vorsteuerabzug (z. B. Gehälter) dem Bruttobetrag. Diese effektiven Fixkosten fließen in die Break-Even-Analyse ein.

Ausgaben nach Kategorie¶

Ausgaben nach Kategorie schlüsselt die Belege des Zeitraums als Ringdiagramm nach Kostenkategorien auf (die acht größten einzeln, der Rest als „Übrige").
Die Kennzahlen-Karte Ausgabenbelege im Zeitraum nennt Netto-, USt- und Bruttosumme und verlinkt in den Belege-Tab der Buchhaltung.

Steuern¶

Umsatzsteuer-Zahllast¶

Die Zahllast-Tabelle stellt der Umsatzsteuer aus Rechnungen die Vorsteuer gegenüber – aus zwei Quellen:

Zeile	Quelle
Vorsteuer Fixkosten	Fixkosten-Positionen mit gesetztem Vorsteuerabzug
Vorsteuer Belege	Erfasste Ausgabenbelege mit ihren USt-Beträgen

Doppelzählung vermeiden

Dauerposten (z. B. Miete, Leasing) sollten entweder als Fixkosten oder als Beleg erfasst werden – sonst wird ihre Vorsteuer doppelt abgezogen.

Versteuerungsart wählen

Standardmäßig berechnet sich die Zahllast nach Soll-Versteuerung – Basis sind die im Zeitraum gestellten Rechnungen. Unter Einstellungen → Steuerliche Angaben → „Versteuerungsart (Umsatzsteuer)" lässt sich stattdessen die Ist-Versteuerung wählen (Basis: Zahlungseingänge des Zeitraums, § 20 UStG). Die Vorsteuer-Seite (Fixkosten und Ausgabenbelege) bleibt in beiden Modi periodenbasiert. Die Zahllast-Karte zeigt an, auf welcher Basis gerade gerechnet wird.

Zeiterfassung¶

Die Zeiterfassungs-Kennzahlen zeigen für den Zeitraum die insgesamt erfasste Zeit sowie deren Aufteilung in abgerechnet, offen und nicht abrechenbar – jeweils mit Anteil in Prozent und Klick-Drilldown in die gefilterte Zeiterfassungsliste. Das Diagramm Zeiterfassung nach Status stellt diese Aufteilung als Kreisdiagramm dar.

Sachbearbeiter-Controlling¶

Honorar je Sachbearbeiter¶

Diagramm Sachbearbeiter – Honorar und Tabelle Sachbearbeiter – Übersicht zeigen erfasste/abgerechnete Stunden, Rechnungsanzahl sowie gestelltes und bereits bezahltes Honorar (netto) je Sachbearbeiter im Zeitraum.

Kennzahlen je Person¶

Darunter werden für jeden Sachbearbeiter je Zeitraum (Jahr wählbar) weitere Kennzahlen berechnet:

Kennzahl	Bedeutung
Auslastung	Abrechenbare Stunden ÷ Sollarbeitszeit – wie viel der vertraglichen Zeit auf abrechenbare Mandatsarbeit entfällt.
Realisierung	Realisierter (bezahlter) Honorarumsatz ÷ theoretischem Wert der abrechenbaren Stunden – erfasst Kürzungen bei der Abrechnung und Zahlungsausfälle.
Abrechn.quote	Fakturierter Anteil des abrechenbaren Werts.
Eff. €/h	Realisierter Honorarumsatz je abrechenbarer Stunde.
Leverage	Gesamter realisierter Umsatz (inkl. RVG/Pauschal) ÷ Bruttogehalt.
Abrechenbare Std · Umsatz · Pauschal/RVG · Gesamt	Absolute Stunden- und Umsatzwerte.

Realisierung, Abrechnungsquote und effektiver Stundensatz sind zeitbasiert. RVG-/Pauschalhonorar ohne Zeitbezug wird separat als „Pauschal/RVG" ausgewiesen und fließt nur in Leverage und den Gesamtumsatz ein.

Eine Ampel markiert Auffälligkeiten (niedrige Realisierung, Über- oder Unterauslastung). Der Monatsverlauf zeigt die Entwicklung über das Jahr.

Direkt zu einer Person springen

In der Seitenleiste erscheint unterhalb von „Sachbearbeiter" die Gruppe Personen mit allen Sachbearbeitern des Zeitraums – ein Klick öffnet direkt deren Detailauswertung, genau wie ein Klick auf die jeweilige Zeile in der Tabelle.

Sollzeit und Gehalt pflegen¶

Auslastung und Leverage benötigen die vertragliche Sollarbeitszeit und das Bruttogehalt je Sachbearbeiter – beides ist anfangs leer. Über „Sollzeit/Gehalt pflegen" (oben rechts) tragen Sie diese je Mitarbeiter mit einem Gültig-ab-Datum ein. Die Werte sind versioniert: Eine Gehaltserhöhung oder ein Teilzeitwechsel wird als neue Version ab dem jeweiligen Datum erfasst, ohne ältere Auswertungen zu verändern.

Akten¶

Der Menüpunkt Akten zeigt den Aktenbestand je Sachbearbeiter: aktive, abgelegte und Akten gesamt als Kennzahlen-Karten sowie eine Tabelle je Sachbearbeiter. Das Diagramm Aktenzahlentwicklung zeigt den Verlauf wahlweise über 12 oder 24 Monate, gesamt oder je Sachbearbeiter; Verwaltungsakten lassen sich per Schalter ein- oder ausblenden.

Verwaiste Akten¶

Der Menüpunkt Verwaiste Akten zeigt alle aktiven Mandatsakten, die keine offene Frist, Wiedervorlage oder Termin haben — diese Akten sind bei niemandem auf Wiedervorlage und laufen Gefahr, liegenzubleiben. Verwaltungsakten (z. B. die Buchhaltungsakte) sind ausgenommen; erledigte Kalendereinträge zählen nicht, offene (auch überfällige) schon.

Oben fassen vier Kacheln die Lage zusammen: aktive Mandatsakten gesamt, davon verwaist (Anzahl und Anteil) sowie die längste Inaktivität in Tagen. Die Liste darunter ist nach der ältesten Aktivität sortiert und zeigt je Akte Aktenzeichen (klickbar), Rubrum, Sachbearbeiter, Anlagedatum, letzte Aktivität und die Tage ohne Aktivität — ab 30 Tagen gelb, ab 90 Tagen rot markiert.

Automatische Wiedervorlagen¶

Über den Schalter „Automatische Wiedervorlagen" aktivieren Sie einen täglichen Lauf (6:30 Uhr): Er legt für jede verwaiste Akte eine Wiedervorlage auf den Folgetag beim jeweiligen Akten-Sachbearbeiter an, mit der Bitte zu prüfen, ob die Akte abgelegt werden kann oder eine sachgerechte Wiedervorlage einzutragen ist.

Durch die neue Wiedervorlage ist die Akte versorgt — der Lauf legt nichts doppelt an.
Wird die Wiedervorlage nur abgehakt, ohne die Akte zu versorgen, erinnert der nächste Lauf erneut.
Akten ohne Sachbearbeiter werden übersprungen.
Der Lauf erscheint in der Cronjob-Übersicht der Status-Seite.

Export¶

Der CSV-Export enthält neben Break-Even, Zeiterfassung, Rechnungen und Fixkosten auch eine Sektion Ausgabenbelege (Summen, Aufschlüsselung nach Kategorie, im Jahresexport zusätzlich der Monatsverlauf).

Berechtigungen¶

Der Zugriff wird über Benutzergruppen-Rechte gesteuert (Administration → Gruppen):

Recht	Wirkung
`controlling.view`	Übersicht (Break-Even, Überfällig, Einnahmen-Ausgaben-Chart) und Verwaiste Akten
`controlling.finanzen.view`	Einnahmen, Ausgaben und Steuern ansehen
`controlling.zeiterfassung.view`	Zeiterfassungs-Auswertung ansehen
`controlling.mitarbeiter.view`	Sachbearbeiter-Controlling – ohne weiteres Recht nur die eigenen Zahlen
`controlling.mitarbeiter.all`	Zahlen aller Sachbearbeiter
`controlling.gehalt.view`	Gehalts- und Leverage-Spalten + Gehalts-Pflege (datenschutzsensibel)

Bestandsgruppen

controlling.finanzen.view und controlling.zeiterfassung.view wurden bei Einführung dieser Feinsteuerung allen Gruppen, die zuvor bereits Controlling-Zugriff hatten, automatisch mitvergeben – keine Handlung nötig, sofern die bisherige Aufteilung passt.

Standardmäßig sieht jeder Sachbearbeiter seine eigenen Kennzahlen; „alle sehen" und die Gehaltsanzeige vergeben Sie gezielt an Leitung bzw. Geschäftsführung.