Zahlungsverkehr¶

Hier verwalten Sie alle ausgehenden Überweisungen und Lastschriften Ihrer Kanzlei. Sammeln Sie Transaktionen, prüfen Sie diese und exportieren Sie sie als SEPA-XML-Datei für Ihr Online-Banking.

Übersicht¶

Die Seite ist in zwei Tabs unterteilt:

Tab	Inhalt
Überweisungen	Ausgehende Zahlungen (Honorar, Fremdgeld, sonstige)
Lastschriften	SEPA-Lastschrifteinzüge

Beide Tabs zeigen die jeweiligen Transaktionen mit Checkboxen für Sammelaktionen wie Export oder Storno.

Transaktionsliste¶

Spalten (Überweisungen)¶

Spalte	Inhalt
Checkbox	Auswahl für Export oder Storno
Datum	Ausführungsdatum
Aktenzeichen	Verknüpfte Akte (klickbar)
Status	Badge: erfasst / storniert / exportiert
Zahler	Auftraggeber-Name und Konto
Empfänger	Empfänger-Name und IBAN
Betrag	Überweisungsbetrag in EUR
Verwendungszweck	Buchungstext
Notiz	Interne Notiz (inkl. Stornogrund)

Spalten (Lastschriften)¶

Die Spalten entsprechen denen der Überweisungen. Statt Zahler sehen Sie hier den Schuldner, statt Empfänger das Einzugskonto.

Filter¶

Filter	Optionen
Suche	Freitextsuche nach Empfänger, Aktenzeichen oder Verwendungszweck
Anzeige	Nur offene (Standard) oder alle Transaktionen anzeigen

Gesamtsumme

In der Fußzeile der Tabelle wird die Gesamtsumme aller aktuell angezeigten Transaktionen berechnet. So behalten Sie den Überblick über das Zahlungsvolumen.

SEPA-Export¶

Der Export erstellt eine SEPA-XML-Datei, die Sie direkt in Ihr Online-Banking importieren können. Das Format ist pain.001.001.03 für Überweisungen und pain.008.001.02 für Lastschriften.

So exportieren Sie Transaktionen¶

Wählen Sie die gewünschten Transaktionen per Checkbox aus (oder nutzen Sie „Alle auswählen").
Klicken Sie auf „Export".
Im Bestätigungsdialog sehen Sie alle ausgewählten Transaktionen mit Konten, Beträgen, Gesamtanzahl und Gesamtsumme.
Klicken Sie auf „Export durchführen".
Die SEPA-XML-Datei wird automatisch heruntergeladen.

Nach dem Export

Exportierte Transaktionen erhalten den Status „exportiert" und erscheinen nicht mehr bei den offenen Aufträgen. Diese Markierung lässt sich nicht rückgängig machen.

Validierung vor dem Export¶

Bevor der Export startet, prüft das System jede Transaktion automatisch:

IBAN-Format: Auftraggeber und Empfänger müssen gültige IBANs besitzen.
Namen: Auftraggeber und Empfänger müssen benannt sein.
Beträge: Müssen positiv sein.
Lastschrift-Mandate: Mandatsreferenz, Mandatsdatum und Gläubiger-ID müssen vorhanden sein.

Findet das System Fehler, wird der Export abgebrochen. Sie erhalten eine detaillierte Fehlerliste.

Automatische Gruppierung¶

Überweisungen werden automatisch nach Auftraggeber-IBAN gruppiert. Pro Konto entsteht ein eigener Zahlungsblock (PmtInf) in der SEPA-XML-Datei. Als Ausführungsdatum wird jeweils das späteste Datum der enthaltenen Transaktionen gesetzt.

Aufträge über Hibiscus ausführen¶

Statt die Aufträge als SEPA-XML zu exportieren, können Sie sie direkt an die Bank senden. Voraussetzung: Die Hibiscus-Anbindung ist eingerichtet, der Zahlungsverkehr über Hibiscus ist in den Einstellungen aktiviert und Sie haben das Recht Überweisungen/Lastschriften über Hibiscus an die Bank senden.

Aufträge markieren und Ausführen klicken.
Das Fenster zeigt die geplanten Aufträge mit Summe. Jetzt ausführen arbeitet sie nacheinander ab: Jeder Auftrag wird einzeln an Hibiscus übergeben, freigegeben und ausgeführt, erst dann startet der nächste automatisch. Bleibt ein Auftrag ohne Ausführung, werden die übrigen nicht automatisch gestartet; Überspringen führt die Warteschlange mit dem nächsten Auftrag fort. Während der Freigabe bricht Überspringen den aktuellen Auftrag bei Hibiscus ab (er bleibt in exlega offen) und startet den nächsten. Das Fenster zeigt immer nur den aktuellen Auftrag mit seiner Position in der Warteschlange.
Je Auftrag erscheint eine Schrittliste in der Reihenfolge, in der die Bank die Schritte abfragt: An Hibiscus übergeben, Empfängerprüfung, Freigabe in der pushTAN-App, Ausführung.
Meldet die Bank bei der Empfängerprüfung eine Namensabweichung, zeigt exlega Name laut Auftrag und Name laut Bank. Dennoch ausführen erfordert das Recht Bei Namensabweichung der Empfängerprüfung dennoch ausführen und wird im Aktenprotokoll festgehalten. Ohne Abweichung zeigt die Zeile keine Abweichung gemeldet.
Geben Sie den Auftrag in der pushTAN-App Ihrer Bank frei und klicken Sie Freigegeben. Der Schritt zeigt danach Freigabe übermittelt um … mit einem Spinner, bis Hibiscus die Rückmeldung der Bank liefert. Ohne Antwort binnen zwei Minuten bleibt der Auftrag offen und kann erneut gestartet werden. Abbrechen nur verwenden, wenn Sie den Auftrag in der App nicht freigegeben haben: Ein bereits freigegebener Auftrag kann von der Bank trotzdem ausgeführt werden. Prüfen Sie in diesem Fall die Kontoumsätze, bevor Sie erneut senden.
Ausgeführte Aufträge erhalten den Status Ausgeführt und verschwinden aus „Nur offene".

Solange ein Auftrag bei Hibiscus liegt, kann er in exlega weder exportiert, bearbeitet noch storniert werden. Das Ausführungsdatum einer Überweisung darf dabei nicht in der Zukunft liegen (solche Aufträge senden Sie per Export); bei Lastschriften ist das Ausführungsdatum die Fälligkeit und darf in der Zukunft liegen.

Status unklar¶

Bricht ein Vorgang ab, bevor exlega das Ergebnis von Hibiscus kennt (etwa Zeitüberschreitung oder Hibiscus nicht erreichbar), zeigt die Zeile Status unklar – bei Hibiscus prüfen:

Erneut abgleichen fragt den Stand bei Hibiscus ab und setzt ausgeführte Aufträge auf Ausgeführt beziehungsweise gibt nicht ausgeführte wieder frei.
Zuordnung verwerfen gibt den Auftrag in exlega wieder zum Versand frei. Das geht nur, wenn Hibiscus den Auftrag nicht mehr führt und kein Abruf läuft. Prüfen Sie vorher die Kontoumsätze; der Schritt wird im Aktenprotokoll festgehalten.

Einzelaufträge

Jeder Auftrag wird einzeln gesendet und einzeln freigegeben. Der XML-Export bleibt als Alternative bestehen.

Bearbeitungssperre

Export und Ausführen kann immer nur ein Benutzer gleichzeitig öffnen. Hat ein anderer Benutzer das Fenster offen, sehen Sie dessen Namen; die Sperre erlischt beim Schließen des Fensters oder nach kurzer Inaktivität.

Storno¶

Transaktionen, die noch nicht exportiert wurden, können Sie stornieren.

So stornieren Sie Transaktionen¶

Wählen Sie die betroffenen Transaktionen per Checkbox aus.
Klicken Sie auf „Storno".
Im Bestätigungsdialog sehen Sie die betroffenen Transaktionen.
Geben Sie einen Stornogrund ein (Pflichtfeld).
Klicken Sie auf „Stornierung durchführen".

Unwiderruflich

Stornierungen lassen sich nicht rückgängig machen. Der Stornogrund wird als Notiz an der Transaktion gespeichert.

Bereits exportierte Transaktionen

Transaktionen mit dem Status „exportiert" können nicht mehr storniert werden. Die Storno-Checkbox ist für diese Einträge deaktiviert.

Status-Übersicht¶

Status	Farbe	Bedeutung
Erfaßt	Blau	Transaktion ist erfasst, aber noch nicht exportiert
Exportiert	Grün	Als SEPA-XML exportiert (Exportdatum sichtbar)
Storniert	Rot	Transaktion wurde storniert (Grund in der Notiz)

Woher kommen die Transaktionen?¶

Überweisungen und Lastschriften entstehen automatisch aus folgenden Vorgängen:

Zahlungseingänge: Wenn in der Abrechnung ein Zahlungseingang zu einer Akte gebucht wird.
Fremdgeld-Auszahlungen: Automatische Überweisungen bei Fremdgeld-Buchungen.
Honorar-Überweisungen: Bei Auszahlung von Honorarguthaben.

Die Kontodaten werden automatisch aus dem Aktenkonto und den LDAP-Kontaktdaten der Beteiligten übernommen. Sie müssen sie nicht manuell eingeben.

Berechtigungen¶

Berechtigung	Funktion
Abrechnungen ansehen	Alle Transaktionen einsehen
eigene Abrechnungen ansehen	Nur eigene Transaktionen einsehen
Abrechnungen bearbeiten	Transaktionen stornieren und exportieren
Überweisungen/Lastschriften über Hibiscus an die Bank senden	Aufträge über Ausführen direkt an die Bank übergeben
Bei Namensabweichung der Empfängerprüfung dennoch ausführen	Dennoch ausführen trotz abweichendem Kontoinhaber