KI-Assistent¶

Der KI-Assistent ist ein vollwertiger Chat, in dem Sie direkt mit einer KI kommunizieren. Er funktioniert wie bekannte Dienste (ChatGPT, Claude): Sie schreiben eine Nachricht, die KI antwortet, und der gesamte Verlauf bleibt erhalten.

Chat starten¶

Klicken Sie in der Navigation auf KI-Assistent -- der Chat öffnet sich in einem eigenen Tab
Schreiben Sie Ihre Frage oder Anweisung in das Eingabefeld
Senden Sie mit Enter oder dem Senden-Button
Die Antwort der KI erscheint direkt darunter

Zeilenumbruch

Shift+Enter erzeugt einen Zeilenumbruch, ohne die Nachricht zu senden.

Konversationen¶

Ihre Chats werden in der linken Seitenleiste aufgelistet. Jede Konversation hat einen automatischen Titel (basierend auf Ihrer ersten Nachricht) und behält den gesamten Nachrichtenverlauf.

Aktion	Beschreibung
Neuer Chat	Erstellt eine neue, leere Konversation
Konversation anklicken	Lädt eine frühere Konversation mit allen Nachrichten
Konversation löschen	Entfernt die Konversation und alle zugehörigen Nachrichten

Auf Mobilgeräten ist die Seitenleiste eingeklappt. Öffnen Sie sie über den Hamburger-Button oben links.

Provider und Modell¶

Oben rechts wählen Sie den KI-Provider aus einem Dropdown:

OpenAI (GPT-Modelle)
Anthropic (Claude-Modelle)
Google (Gemini-Modelle)
Perplexity (Sonar-Modelle mit integrierter Web-Suche)
Langdock (Unified API mit Hosting in der EU; GPT-Modelle des Langdock-Workspace über einen Workspace-Key)

Welche Provider verfügbar sind, hängt davon ab, welche API-Keys ein Administrator in den Einstellungen hinterlegt hat. Das konkrete Modell (das vom Administrator eingerichtete Sprachmodell) wird ebenfalls in den Einstellungen festgelegt.

Der Token-Zähler (Tacho-Symbol) zeigt den bisherigen Verbrauch der aktuellen Konversation an.

Dateien an die KI senden¶

Sie können Dokumente direkt im Chat analysieren lassen. Der Text wird lokal aus der Datei extrahiert und zusammen mit Ihrer Anweisung an die KI gesendet. Die Originaldatei verlässt Ihren Server nicht.

Datei-Upload im Chat¶

Klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol neben dem Eingabefeld
Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus (maximal 5, je max. 20 MB)
Die angehängten Dateien erscheinen als Badges über dem Eingabefeld
Schreiben Sie Ihre Anweisung dazu (z.B. "Fasse diesen Vertrag zusammen")
Senden Sie die Nachricht

Unterstützte Formate:

Format	Verarbeitung
PDF	Text wird direkt extrahiert
Bilder (JPG, PNG, GIF, WebP)	Text wird per OCR erkannt
Office (DOCX, XLSX, PPTX)	Wird zu PDF konvertiert, dann Text extrahiert

Sie können einen Anhang vor dem Senden wieder entfernen, indem Sie auf das X neben dem Dateinamen klicken.

Dokument aus der Akte übergeben¶

Sie können ein Dokument auch direkt aus der Aktenansicht an die KI übergeben:

Öffnen Sie ein Dokument in der Dokumentenvorschau einer Akte
Klicken Sie auf den Roboter-Button in der Aktionsleiste
Der KI-Chat öffnet sich automatisch mit dem Dokument als Anhang
Schreiben Sie Ihre Anweisung (z.B. "Prüfe diesen Vertragsentwurf auf Fehler") und senden Sie die Nachricht

Voraussetzung

Damit die Übergabe funktioniert, muss das Dokument einen Text-Layer haben (per OCR oder nativ). Dokumente ohne erkannten Text können nicht übergeben werden.

Diktat im Chat¶

Sie können Ihre Nachricht auch per Spracheingabe diktieren:

Klicken Sie auf den Mikrofon-Button
Sprechen Sie Ihren Text
Klicken Sie erneut, um die Aufnahme zu beenden
Der transkribierte Text wird automatisch in das Eingabefeld eingefügt

Während der Aufnahme zeigt ein Timer die Aufnahmedauer an und der Button pulsiert rot.

Kombiniert nutzbar

Sie können Diktat und Dateien kombinieren: Hängen Sie ein Dokument an, diktieren Sie Ihre Anweisung und senden Sie beides zusammen.

Presidio-Anonymisierung¶

Wenn die Presidio-Anonymisierung aktiviert ist, werden personenbezogene Daten (Namen, Adressen, Telefonnummern etc.) automatisch durch Platzhalter ersetzt, bevor Ihre Nachricht an die KI gesendet wird. Die KI-Antwort wird anschließend wieder de-anonymisiert. Das gilt sowohl für den eingegebenen Text als auch für den Inhalt angehängter Dokumente.

Den Status erkennen Sie am Schild-Symbol im Header:

Symbol	Bedeutung
(grün)	Anonymisierung aktiv
(grau)	Anonymisierung deaktiviert

Datenschutz

Presidio ist besonders sinnvoll, wenn Sie einen externen KI-Anbieter (OpenAI, Anthropic, Google, Perplexity, Langdock) verwenden. Die personenbezogenen Daten Ihrer Mandanten verlassen so nie Ihren Server.

Wenn die Anonymisierung fehlschlägt

Ist Presidio nicht erreichbar oder antwortet es nicht rechtzeitig, bricht exlega die Anfrage ab und sendet nichts an den KI-Anbieter. Sie sehen eine Fehlermeldung und können es erneut versuchen oder die Anonymisierung für diese Anfrage abschalten.

KI-Funktionen in E-Mail-Dialogen¶

In den E-Mail-Dialogen (E-Mail vorbereiten, Antworten, Weiterleiten) steht über dem Nachrichtenfeld eine KI-Werkzeugleiste bereit:

Button	Funktion
Korrektur	Prüft Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung des Textes (oder nur der Markierung)
KI-Text	Formuliert aus markierten Stichwörtern einen vollständigen Antwortvorschlag
Diktat	Spracheingabe per Push-to-Talk (lokale Spracherkennung)

KI-Text: Antwortvorschlag aus Stichwörtern¶

Schreiben Sie die Stichpunkte für Ihre Antwort ins Nachrichtenfeld (z. B. „Frist ok, bis 15.08., Unterlagen vorab")
Markieren Sie die Stichwörter und klicken Sie auf KI-Text
Die KI formuliert daraus eine vollständige Antwort — beim Antworten auf eine E-Mail wird die ursprüngliche Nachricht vollständig berücksichtigt
Der Vorschlag erscheint als grünes KI-Panel unter dem Textfeld: mit Übernehmen ersetzt er die markierten Stichwörter, mit Ablehnen verwerfen Sie ihn

Anrede und Signatur im Nachrichtenfeld bleiben unberührt — der Vorschlag enthält bewusst nur den Antworttext. Ohne Markierung formuliert die KI eine freie Antwort auf die Ursprungsmail. Den System-Prompt für die Vorschläge passen Administratoren unter Einstellungen → KI an („System-Prompt: KI-Text").

Anonymisierungs-Schalter¶

Der Schalter „Anonymisierung" in der Werkzeugleiste gilt für Korrektur und KI-Text: Ist er aktiv, werden personenbezogene Daten vor dem KI-Aufruf durch Presidio ersetzt und im Vorschlag wiederhergestellt (gleiche Mechanik wie oben beschrieben). Die Vorbelegung des Schalters legen Administratoren unter Einstellungen → KI fest („Anonymisierung standardmäßig aktiv"); pro E-Mail lässt er sich jederzeit umschalten. Das Diktat läuft vollständig lokal und benötigt keine Anonymisierung.

Kanzleiwissen aus dem Wiki¶

Die KI kennt Ihr internes Wiki: Veröffentlichte, für die KI freigegebene Seiten werden dem KI-Chat, der Akte-KI und dem Akten-Assistenten bei der Aktenanlage als „Kanzleiwissen" mitgegeben. Textkorrektur, Dokument-Zusammenfassungen, Handakte und Beleg-Erkennung arbeiten ohne Wiki. Dienstanweisungen, Abläufe, Zuständigkeiten und Schreibweisen aus dem Wiki haben dabei Vorrang vor allgemeinem Wissen; im Chat nennt die KI die genutzte Seite als Quelle (verlinkt).

Ein-/Ausschalten je Anfrage: Schalter Kanzleiwissen im Kopf des KI-Chats bzw. im Akte-KI-Tab. Die Einstellung merkt sich Ihr Browser.
Einzelne Seiten ausnehmen: Im Wiki-Editor die Option Für KI-Anfragen verwenden abwählen – etwa für Seiten mit personenbezogenen Daten (Durchwahllisten). Nur veröffentlichte Seiten ohne Leseeinschränkung werden verwendet.
Für die ganze Kanzlei: Administratoren schalten die Funktion unter Einstellungen → KI-Assistent → Kanzleiwissen (Wiki) einbeziehen zentral ab.

Umfang

Bei kleinem Wiki erhält die KI alle freigegebenen Seiten vollständig. Bei umfangreichem Wiki gibt exlega ihr nur die Abschnitte mit, die zur Frage passen; die übrigen Seiten kennt sie mit Titel und Metadaten und kann sie in der Akte-KI bei Bedarf selbst nachschlagen. Das Kanzleiwissen wird nicht anonymisiert – steuern Sie sensible Inhalte über die Seitenfreigabe.

Datenübertragung

Um die passenden Abschnitte zu finden, nutzt exlega neben der Stichwortsuche eine Bedeutungssuche. Dafür werden die freigegebenen Wiki-Texte und die gekürzte Suchfrage an den KI-Anbieter übertragen (Standard: OpenAI); die Suchdaten selbst bleiben auf Ihrem Server. Ist die Bedeutungssuche nicht eingerichtet oder vorübergehend gestört, arbeitet die Stichwortsuche allein weiter. Administratoren richten sie unter Einstellungen → KI-Assistent ein.

Aktenanlage mit KI (Akten-Assistent)¶

Neben dem Chat unterstützt die KI auch die Anlage neuer Akten aus einem Dokument. Der Akten-Assistent liest das Dokument, prüft zuerst, ob nicht schon eine passende Akte existiert, und führt Sie dann Schritt für Schritt durch die Anlage – alle Vorschläge werden vor der Anlage von Ihnen geprüft:

Schritt	Was die KI vorschlägt
Bestehende Akte?	Passende Akten anhand von Aktenzeichen, Geschäftszeichen, Beteiligten und Rubrum – zur Vermeidung von Doppelanlagen
Mandant, Gegner, weitere Beteiligte	Namen und Anschriften aus dem Dokument, abgeglichen mit dem Adressbuch (vorhandenen Kontakt wählen, neu anlegen oder „Später") sowie Geschäftszeichen
Akte	Rubrum („Mandant ./. Gegner"), Wegen, Sachgebiet und Kurzbeschreibung
Fristen & Termine	Im Dokument genannte oder berechnete Fristen mit Fundstelle – nur angehakte Einträge werden in den Kalender übernommen

Zwei Einstiege:

Posteingang → Neue Akte für noch nicht zugeordnete Dokumente – das Dokument wird samt Anhängen in die neue Akte übernommen (Anleitung).
Aktengeschichte → Aktionsmenü → Organisieren → Neue Akte aus Dokument (KI) für bereits zugeordnete Dokumente – das Dokument wird in die neue Akte kopiert (Standard) oder verschoben (Aktendetails).

Nach der Anlage öffnet sich die neue Akte direkt. Vor der Analyse bestätigen Sie, dass der Dokumenttext an den konfigurierten KI-Provider übermittelt wird. Auch hier gilt das Kanzleiwissen aus dem Wiki: Dienstanweisungen zu Sachgebiet, Zuständigkeit oder Rubrum-Schreibweise fließen in die Vorschläge ein.

Tipps¶

Kontext bleibt erhalten: Die KI kennt alle vorherigen Nachrichten der Konversation. Sie können Rückfragen stellen oder auf frühere Antworten Bezug nehmen.
Neuer Chat bei Themenwechsel: Starten Sie bei einem neuen Thema einen frischen Chat. Das verbessert die Antwortqualität und hält den Token-Verbrauch niedrig.
Markdown-Formatierung: Die KI-Antworten unterstützen Markdown (Überschriften, Listen, Tabellen, Code-Blöcke etc.).
Provider wechseln: Sie können den Provider jederzeit wechseln. Neue Nachrichten in einer bestehenden Konversation verwenden den aktuell gewählten Provider.

KI-Konfiguration¶

Die Einrichtung der KI (Anbieter, Sprachmodell, Datenschutz-Einstellungen) erfolgt durch einen Administrator unter Einstellungen. Dort können für jeden Provider separat API-Key und Modell hinterlegt werden.

Voraussetzung

Damit der KI-Assistent funktioniert, muss mindestens ein KI-Anbieter durch den Administrator aktiviert sein.

Berechtigungen¶

Berechtigung	Funktion
KI-Assistent nutzen	KI-Assistent nutzen (Chat, Diktat, Datei-Upload)