Adressbuch¶
Hier verwalten Sie alle Kontakte Ihrer Kanzlei -- von Mandanten über Gerichte bis hin zu Behörden. Das Adressbuch ist die zentrale Anlaufstelle für Adressen, Telefonnummern und elektronische Postfach-Daten.
Übersicht¶
Die Kontaktseite zeigt alle Einträge in einer durchsuchbaren Liste mit Detailansicht. Kontakte sind nach Typ gruppiert: Personen, Firmen, Gerichte, Behörden und Sonstige. Das Adressbuch wird zentral verwaltet und kanzleiweit geteilt.
Kontakte suchen¶
Schnellsuche¶
Geben Sie einen Suchbegriff in das Suchfeld oben ein. Die Suche durchsucht automatisch Name, Firma, E-Mail, Telefon und Ort. Ergebnisse erscheinen bereits während der Eingabe.
Erweiterte Filter¶
| Filter | Optionen |
|---|---|
| Typ | Alle / Person / Firma / Gericht / Behörde / Verein / Sonstiges |
| Sortierung | Name / Firma / Ort / Zuletzt geändert |
Kontakt anlegen¶
So legen Sie einen neuen Kontakt an:
- Klicken Sie auf "Neür Kontakt"
- Wählen Sie die Anrede (Herr, Frau, Firma, Gericht, Behörde, Verein, Sonstiges)
- Füllen Sie die gewünschten Felder aus (siehe unten)
Felder für Personen¶
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Titel | Akademischer Titel (z.B. Dr., Prof.) |
| Vorname | Vorname der Person |
| Nachname | Nachname (Pflichtfeld) |
| Firma | Zugehörige Organisation |
Felder für Firmen und Organisationen¶
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Firma | Firmenname (Pflichtfeld) |
| Abteilung | Abteilung innerhalb der Organisation |
Kontaktdaten¶
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| E-Mail-Adresse (wird auf Eindeutigkeit geprüft) | |
| Telefon | Haupttelefonnummer (wird automatisch normalisiert) |
| Telefon 2 / 3 | Weitere Telefonnummern |
| Fax | Faxnummer |
| Webseite | URL der Webseite |
Adresse¶
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Straße | Straße und Hausnummer |
| PLZ | Postleitzahl |
| Ort | Stadt |
| Land | Länderkürzel (z.B. DE) |
Erweiterte Felder¶
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| IBAN | Bankverbindung (wird nach ISO 13616 geprüft) |
| BIC | Bank Identifier Code |
| EGVP / beA SAFE-ID | Elektronische Postfach-Adresse -- wird für den beA-Versand benötigt |
| Steuernummer | Steuerliche Identifikation |
| PGP Public Key | Öffentlicher PGP-Schlüssel für verschlüsselte E-Mails |
| S/MIME Zertifikat | X.509-Zertifikat für verschlüsselte E-Mails |
| Notizen | Freitext-Bemerkungen zum Kontakt |
Duplikat-Erkennung
Beim Anlegen prüft das System automatisch, ob bereits ähnliche Kontakte existieren (anhand von Name, E-Mail oder Telefonnummer). Falls ja, erscheint eine Warnung mit den möglichen Duplikaten.
Kontakt bearbeiten¶
Schnelles Bearbeiten einzelner Felder¶
In der Detailansicht können Sie einzelne Felder direkt ändern:
- Klicken Sie auf das Stift-Symbol neben dem gewünschten Feld
- Bearbeiten Sie den Wert
- Drücken Sie Enter zum Speichern oder Esc zum Abbrechen
Vollständige Bearbeitung¶
Über den Button "Bearbeiten" öffnet sich das vollständige Formular mit allen Feldern auf einen Blick.
Kontakt löschen¶
- Klicken Sie in der Detailansicht auf "Löschen"
- Bestätigen Sie den Vorgang im Dialog
Verknüpfte Akten beachten
Vor dem Löschen prüft das System, ob der Kontakt als Beteiligter in Akten verwendet wird. Ist das der Fall, erscheint eine Warnung mit der Anzahl der betroffenen Akten. Entfernen Sie die Verknüpfungen zürst, bevor Sie den Kontakt löschen.
Import¶
Sie können Kontakte aus externen Qüllen importieren -- per CSV-Datei oder vCard.
CSV-Import¶
- Klicken Sie auf "Import"
- Wählen Sie eine CSV-Datei aus
- Ordnen Sie die Spalten den passenden Kontaktfeldern zu (Mapping)
- Prüfen Sie die Vorschau -- das System zeigt:
- Neue Kontakte (werden angelegt)
- Bestehende Kontakte (werden aktualisiert)
- Mögliche Duplikate
- Klicken Sie auf "Importieren"
vCard-Import¶
- Wählen Sie eine
.vcf-Datei (vCard 2.1, 3.0 oder 4.0) - Das System erkennt das Format automatisch und liest alle Felder aus
- Vorschau prüfen und Import bestätigen -- wie beim CSV-Import
Import-Statistik¶
Nach Abschluss sehen Sie eine Zusammenfassung:
- Anzahl erstellter Kontakte
- Anzahl aktualisierter Kontakte
- Anzahl übersprungener Einträge
- Fehlerdetails pro Zeile (falls vorhanden)
Kontakte in Akten¶
Kontakte werden in Akten als Beteiligte verknüpft (z.B. Mandant, Gegner, Zeuge). In der Detailansicht eines Kontakts finden Sie alle verknüpften Akten:
- Aktenzeichen (klickbar -- öffnet die Akte)
- Rolle des Kontakts in der jeweiligen Akte
Berechtigungen¶
| Berechtigung | Funktion |
|---|---|
| Kontakte ansehen | Kontakte einsehen und durchsuchen |
| Kontakte anlegen | Neue Kontakte anlegen |
| Kontakte bearbeiten | Bestehende Kontakte bearbeiten |
| Kontakte loeschen | Kontakte löschen |
| Kontakte importieren | CSV- und vCard-Import durchführen |