Adressbuch¶

Hier verwalten Sie alle Kontakte Ihrer Kanzlei -- von Mandanten über Gerichte bis hin zu Behörden. Das Adressbuch ist die zentrale Anlaufstelle für Adressen, Telefonnummern und elektronische Postfach-Daten.

Übersicht¶

Die Kontaktseite zeigt alle Einträge in einer durchsuchbaren Liste mit Detailansicht. Kontakte sind nach Typ gruppiert: Personen, Firmen, Gerichte, Behörden und Sonstige. Das Adressbuch wird zentral verwaltet und kanzleiweit geteilt.

Kontakte suchen¶

Schnellsuche¶

Geben Sie einen Suchbegriff in das Suchfeld oben ein. Die Suche durchsucht automatisch Name, Firma, E-Mail, Telefon und Ort. Ergebnisse erscheinen bereits während der Eingabe.

Erweiterte Filter¶

Filter	Optionen
Typ	Alle / Person / Firma / Gericht / Behörde / Verein / Sonstiges
Sortierung	Name / Firma / Ort / Zuletzt geändert

Kontakt anlegen¶

So legen Sie einen neuen Kontakt an:

Klicken Sie auf "Neür Kontakt"
Wählen Sie die Anrede (Herr, Frau, Firma, Gericht, Behörde, Verein, Sonstiges)
Füllen Sie die gewünschten Felder aus (siehe unten)

Felder für Personen¶

Feld	Beschreibung
Titel	Akademischer Titel (z.B. Dr., Prof.)
Vorname	Vorname der Person
Nachname	Nachname (Pflichtfeld)
Firma	Zugehörige Organisation

Felder für Firmen und Organisationen¶

Feld	Beschreibung
Firma	Firmenname (Pflichtfeld)
Abteilung	Abteilung innerhalb der Organisation

Kontaktdaten¶

Feld	Beschreibung
E-Mail	E-Mail-Adresse (wird auf Eindeutigkeit geprüft)
E-Mail 2 / 3	Weitere E-Mail-Adressen
Rechnungs-E-Mail	Abweichende Adresse für Rechnungen und Mahnungen (siehe Hinweis)
Telefon	Haupttelefonnummer (wird automatisch normalisiert)
Telefon 2 / 3	Weitere Telefonnummern
Fax	Faxnummer
Webseite	URL der Webseite

Rechnungs-E-Mail

Ist beim Kontakt eine Rechnungs-E-Mail hinterlegt (z. B. die Buchhaltungsabteilung eines Unternehmens), verwendet exlega sie automatisch bevorzugt für den Rechnungsversand und alle Mahnungen — die normale E-Mail-Adresse dient nur noch als Fallback. In den Rechnungs-Abos und im Dokument-Versand-Dialog steht sie zusätzlich zur Auswahl; beim Versand sonstiger Dokumente bleibt die normale E-Mail-Adresse vorbelegt.

Adresse¶

Feld	Beschreibung
Straße	Straße und Hausnummer
PLZ	Postleitzahl
Ort	Stadt
Land	Länderkürzel (z.B. DE)

Erweiterte Felder¶

Feld	Beschreibung
IBAN	Bankverbindung (wird nach ISO 13616 geprüft)
BIC	Bank Identifier Code
EGVP / beA SAFE-ID	Elektronische Postfach-Adresse -- wird für den beA-Versand benötigt
Steuernummer	Steuerliche Identifikation
PGP Public Key	Öffentlicher PGP-Schlüssel für verschlüsselte E-Mails
S/MIME Zertifikat	X.509-Zertifikat für verschlüsselte E-Mails
Notizen	Freitext-Bemerkungen zum Kontakt

Duplikat-Erkennung

Beim Anlegen prüft das System automatisch, ob bereits ähnliche Kontakte existieren (anhand von Name, E-Mail oder Telefonnummer). Falls ja, erscheint eine Warnung mit den möglichen Duplikaten.

Kontakt bearbeiten¶

Schnelles Bearbeiten einzelner Felder¶

In der Detailansicht können Sie einzelne Felder direkt ändern:

Klicken Sie auf das Stift-Symbol neben dem gewünschten Feld
Bearbeiten Sie den Wert
Drücken Sie Enter zum Speichern oder Esc zum Abbrechen

Vollständige Bearbeitung¶

Über den Button "Bearbeiten" öffnet sich das vollständige Formular mit allen Feldern auf einen Blick.

Kontakt löschen¶

Klicken Sie in der Detailansicht auf "Löschen"
Bestätigen Sie den Vorgang im Dialog

Verknüpfte Akten beachten

Vor dem Löschen prüft das System, ob der Kontakt als Beteiligter in Akten verwendet wird. Ist das der Fall, erscheint eine Warnung mit der Anzahl der betroffenen Akten. Entfernen Sie die Verknüpfungen zürst, bevor Sie den Kontakt löschen.

Import¶

Sie können Kontakte aus externen Qüllen importieren -- per CSV-Datei oder vCard.

CSV-Import¶

Klicken Sie auf "Import"
Wählen Sie eine CSV-Datei aus
Ordnen Sie die Spalten den passenden Kontaktfeldern zu (Mapping)
Prüfen Sie die Vorschau -- das System zeigt:
- Neue Kontakte (werden angelegt)
- Bestehende Kontakte (werden aktualisiert)
- Mögliche Duplikate
Klicken Sie auf "Importieren"

vCard-Import¶

Wählen Sie eine .vcf-Datei (vCard 2.1, 3.0 oder 4.0)
Das System erkennt das Format automatisch und liest alle Felder aus
Vorschau prüfen und Import bestätigen -- wie beim CSV-Import

Import-Statistik¶

Nach Abschluss sehen Sie eine Zusammenfassung:

Anzahl erstellter Kontakte
Anzahl aktualisierter Kontakte
Anzahl übersprungener Einträge
Fehlerdetails pro Zeile (falls vorhanden)

Kontakte in Akten¶

Kontakte werden in Akten als Beteiligte verknüpft (z.B. Mandant, Gegner, Zeuge). In der Detailansicht eines Kontakts finden Sie alle verknüpften Akten:

Aktenzeichen (klickbar -- öffnet die Akte)
Rolle des Kontakts in der jeweiligen Akte

Firmenangaben bei Organisationen¶

Bei Organisationen (Anrede Firma, Gericht, Behörde, Verein oder Sonstiges) können Sie zusätzlich das Registergericht, die Registernummer und die USt-IdNr. erfassen, zum Beispiel „Amtsgericht Freiburg", „HRB 12345" und „DE123456789".

Die drei Felder finden Sie im Kontakt-Formular direkt unter dem Namen der Organisation. Die Lupe neben der Registernummer öffnet das Registerportal (handelsregister.de) in einem neuen Tab, dort können Sie Gericht und Nummer nachschlagen; eine automatische Übernahme gibt es nicht. Auch wenn Sie in einer Akte über Beteiligten hinzufügen einen neuen Kontakt anlegen, stehen sie dort bereit. Bei natürlichen Personen gibt es diese Felder nicht.

Eine USt-IdNr. wird beim Speichern in Großbuchstaben und ohne Leerzeichen abgelegt; eine erkennbar falsche Eingabe wird abgelehnt. Die Lupe neben dem Feld öffnet die Online-Abfrage des Bundeszentralamts für Steuern in einem neuen Tab, bei deutschen Nummern die EU-Prüfstelle VIES; dort prüfen Sie die Gültigkeit selbst, eine automatische Prüfung gibt es nicht.
Die Angaben lassen sich in Textvorlagen verwenden, etwa für das Rubrum (siehe Vorlagen).
Wird in einer Akte „Reverse Charge" aktiviert, schlägt exlega die USt-IdNr. des Mandanten aus dem Adressbuch vor.

Verknüpfungen zwischen Personen und Organisationen¶

Sie können Personen dauerhaft mit Organisationen verknüpfen, etwa den Geschäftsführer mit seiner GmbH. Die Verknüpfung erspart Ihnen später Arbeit in den Akten.

Es gibt zwei Arten von Verknüpfungen:

Person ist für die Organisation tätig, zum Beispiel als Geschäftsführer oder Prokurist. Diese Personen werden in Akten als Ansprechpartner der Organisation vorgeschlagen.
Organisation ist Rechtsschutzversicherung der Person. Hier tragen Sie die Versicherungsnummer ein. Wird die Person als Mandant in eine Akte aufgenommen, schlägt exlega den Versicherer als Beteiligten vor und übernimmt die Versicherungsnummer als Geschäftszeichen.

So legen Sie eine Verknüpfung an:

Öffnen Sie die Organisation oder die Person im Adressbuch.
Klicken Sie im Abschnitt Verknüpfungen auf Verknüpfen, suchen Sie den Kontakt und wählen Sie die Art der Verknüpfung. Tragen Sie die Funktion beziehungsweise die Versicherungsnummer ein.
Eine Verknüpfung heben Sie über das ✕-Symbol daneben wieder auf. Akten, in die die Verknüpfung bereits übernommen wurde, bleiben unverändert.

So wirkt die Verknüpfung in den Akten: Fügen Sie eine Organisation als Beteiligte hinzu, fragt exlega, ob die verknüpften Personen als Ansprechpartner mit aufgenommen werden sollen. Fügen Sie einen Mandanten hinzu, fragt exlega, ob seine Rechtsschutzversicherung mit aufgenommen werden soll. Umgekehrt bietet exlega nach dem Hinzufügen eines Ansprechpartners oder eines Rechtsschutzversicherers an, die Verknüpfung dauerhaft im Adressbuch zu speichern. Mehr dazu unter Akte im Detail → Beteiligte.

Löschen eines Kontakts

Wird ein Kontakt gelöscht, verschwinden auch seine Verknüpfungen.

Berechtigungen¶

Berechtigung	Funktion
Kontakte ansehen	Kontakte einsehen und durchsuchen
Kontakte anlegen	Neue Kontakte anlegen
Kontakte bearbeiten	Bestehende Kontakte bearbeiten
Kontakte loeschen	Kontakte löschen
Kontakte importieren	CSV- und vCard-Import durchführen