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Schriftsätze erstellen und versenden

Diese Anleitung führt durch den vollständigen Weg eines Schriftsatzes – vom Beteiligten bis zum Versand: Beteiligten anlegen, Schriftsatz aus der Adresse erstellen, in OnlyOffice bearbeiten, fertigstellen und über den Postausgang versenden.

Zentrales Adressbuch (LDAP)

exlega führt alle Kontakte – Mandanten, Gegner, Gerichte, Behörden usw. – einmal zentral im Adressbuch. Was Sie dort pflegen, steht in jeder Akte als Beteiligter zur Verfügung; eine Doppelerfassung entfällt. Details unter Adressbuch / Kontakte.

Überblick

Der Workflow besteht aus fünf Phasen:

  1. Beteiligten anlegen – den Empfänger als Beteiligten der Akte hinzufügen.
  2. Schriftsatz erstellen – aus der Adresse heraus, mit Briefkopf und optionaler Textvorlage.
  3. In OnlyOffice bearbeiten – Text schreiben und speichern (automatisch und manuell).
  4. Fertigstellen – aus dem Entwurf wird ein fertiges Dokument mit PDF.
  5. Weiterleiten und versenden – das Dokument in den Postausgang weiterleiten und dort versenden.

1. Beteiligten anlegen

Öffnen Sie die Akte und wechseln Sie auf den Reiter Beteiligte. Über Hinzufügen legen Sie den Empfänger an – auf zwei Wegen:

  • Bestehenden Kontakt wählen – im Tab Kontakt suchen den Kontakt nach Name, E-Mail oder Firma aus dem zentralen Adressbuch übernehmen.
  • Neu anlegen – einen neuen Kontakt erfassen. Er wird automatisch ins zentrale Adressbuch aufgenommen und steht künftig allen Akten zur Verfügung.

Wählen Sie anschließend die Rolle / Beteiligtenart (z. B. Mandant, Gegner, Gegenanwalt, Gericht, Behörde). Die Rolle bestimmt, unter welcher Gruppe der Beteiligte in der Akte einsortiert wird.

E-Mail-Adresse unbedingt pflegen

Die E-Mail-Adresse ist die wichtigste Kontaktangabe für den digitalen Versand: Nur mit hinterlegter E-Mail-Adresse können Sie Schriftsätze und Dokumente später per E-Mail an einen Beteiligten weiterleiten. Pflegen Sie sie daher von Anfang an konsequent im Adressbuch.

Gericht oder Staatsanwaltschaft

Über Gericht/StA suchen finden Sie Justizadressen bundesweit und übernehmen sie direkt als Beteiligten.

2. Schriftsatz erstellen

Klicken Sie beim gewünschten Beteiligten auf die Adresse (oder auf das Symbol Schriftsatz erstellen). Es öffnet sich der Dialog Schriftsatz erstellen:

  • Empfänger – der gewählte Beteiligte, zur Kontrolle angezeigt.
  • Dokumententyp – Vorgabe „Schriftsatz"; wird im Dateinamen und als Tag verwendet.
  • Briefkopf (Pflicht) – die Grundlage des Dokuments, z. B. ein Kanzlei-Briefkopf oder „Leere Seite".
  • Textvorlage (optional) – ein vorbereiteter Textbaustein.

Mit Dokument erstellen legen Sie den Entwurf an. Die Empfängeranschrift wird dabei automatisch in die Platzhalter des Dokuments eingesetzt.

Direkt für einen Versandweg starten

Sie können den Schriftsatz auch gezielt für einen Versandweg beginnen: ein Klick auf die Faxnummer bzw. die beA-Adresse des Beteiligten bereitet das Dokument entsprechend vor.

3. In OnlyOffice bearbeiten

Der Entwurf öffnet sich im OnlyOffice-Editor in einem neuen Browser-Tab. Schreiben Sie den Text wie gewohnt.

Speichern

OnlyOffice speichert Ihre Änderungen automatisch. Zusätzlich können Sie jederzeit manuell speichern – über den Speichern-Knopf in OnlyOffice oder mit Strg + S. Zum Beenden schließen Sie den Editor über Zeit erfassen (übernimmt zugleich die Bearbeitungszeit) oder über ×.

Die Bearbeitungszeit wird oben mitgezählt und lässt sich beim Fertigstellen als Zeiterfassung übernehmen.

4. Fertigstellen

Wechseln Sie in der Akte auf Dokumente → Entwürfe und klicken Sie beim Entwurf auf Fertig. Im Dialog Entwurf fertigstellen prüfen Sie die aufgewendete Zeit, vergeben optional Tags und bestätigen mit Fertigstellen.

Aus dem Entwurf wird ein Dokument

Beim Fertigstellen entsteht aus dem Entwurf ein endgültiges Aktendokument samt PDF-Version. Der Entwurf verschwindet aus Entwürfe und erscheint im Unter-Reiter Dokumente. Es gibt also keinen Status „Entwurf/fertig" – der Entwurf wird in ein fertiges Dokument überführt.

5. Weiterleiten und versenden

Öffnen Sie beim fertigen Dokument das Aktionsmenü und wählen Sie unter Versenden den Eintrag Weiterleiten (als PDF oder im Originalformat). Der Assistent Dokument weiterleiten führt in drei Schritten:

  1. Dokumente – das Dokument und optional weitere Anlagen.
  2. Empfänger und Versandweg – Empfänger auswählen und je Empfänger den Versandweg festlegen: E-Mail, beA, Fax, Briefpost oder ePost. Je nach Weg füllen Sie die Pflichtfelder aus (z. B. E-Mail-Adresse und Betreff, Faxnummer oder beA-SAFE-ID).
  3. Prüfen und Senden – Zusammenfassung, dann Weiterleiten.

Weiterleiten ist noch kein Versand

Mit Weiterleiten wird ein Eintrag im Postausgang mit Status Bereit angelegt – das Dokument ist damit noch nicht versendet. Den eigentlichen Versand lösen Sie im Modul Postausgang aus: pro Eintrag über Versenden oder gesammelt über Alle bereiten versenden.

Ablauf auf einen Blick

  1. Akte → Beteiligte → Hinzufügen → Kontakt suchen oder neu anlegen → Rolle wählen.
  2. Beim Beteiligten auf die Adresse klicken → Dialog Schriftsatz erstellen.
  3. Briefkopf (und optional Textvorlage) wählen → Dokument erstellen.
  4. Im OnlyOffice-Editor schreiben und speichern; über Zeit erfassen schließen.
  5. Akte → Dokumente → Entwürfe → Fertig → Fertigstellen.
  6. Der Entwurf wird zum Dokument + PDF unter Dokumente.
  7. Beim Dokument Aktionsmenü → Versenden → Weiterleiten.
  8. Im Assistenten Empfänger und Versandweg wählen → Weiterleiten (Postausgang Bereit).
  9. Modul Postausgang → Versenden (oder Alle bereiten versenden).

Berechtigungen

Aktion Benötigte Berechtigung
Beteiligten anlegen, Schriftsatz erstellen, fertigstellen Bearbeitungsrecht an der Akte (akten.edit bzw. individuelle Akten-Freigabe)
Im OnlyOffice-Editor bearbeiten dokumente.edit (oder Postausgang-/Freigabe-Recht)
Weiterleiten (Postausgang-Eintrag anlegen) postausgang.create
Im Postausgang versenden postausgang.send