Inkasso & Forderungsmanagement¶

Hier verwalten Sie offene Forderungen, buchen Zahlungseingänge, berechnen Zinsen und führen das gerichtliche Mahnverfahren per EDA (Elektronischer Datenaustausch) durch. Alle Funktionen finden Sie im Inkasso-Tab der jeweiligen Akte.

Workflow¶

Der typische Ablauf einer Forderungsbeitreibung in exlega:

Forderungskonto anlegen im Inkasso-Tab der Akte
Forderungen erfassen (Hauptforderung, Kosten, mit Zinsen und Katalognummer)
Zahlungseingänge buchen (werden automatisch verrechnet)
Forderungsaufstellung prüfen (wird automatisch mit Zinsberechnung erzeugt)
Mahnbescheid beantragen (EDA-Datei und PDF werden automatisch erstellt)
EDA-Datei versenden per beA an das Mahngericht (über den Postausgang)

Voraussetzung: Einstellungen

Bevor Mahnbescheide beantragt werden können, muss ein Administrator unter Einstellungen > Gerichtliches Mahnverfahren die Mahngerichte mit Mahn-Kennziffer (PVKEZI) und EDA-ID konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichtung durch den Administrator.

Forderungskonto¶

Bevor Sie Forderungen und Zahlungen erfassen können, benötigen Sie ein Forderungskonto. Ein Konto bündelt zusammengehörige Forderungen und Zahlungen innerhalb einer Akte.

Konto erstellen:

Klicken Sie im Inkasso-Tab auf das + neben dem Konto-Dropdown
Vergeben Sie eine Bezeichnung (z.B. "Schadensersatz aus Kaufvertrag")
Optional: Fügen Sie eine Beschreibung hinzu
Klicken Sie auf Speichern

Ein bestehendes Konto können Sie jederzeit über das Stift-Symbol umbenennen.

Mehrere Konten pro Akte

Pro Akte können Sie mehrere Forderungskonten führen -- etwa wenn verschiedene Forderungen getrennt verwaltet werden sollen. Das aktive Konto wählen Sie über das Dropdown aus.

Forderungen¶

Im Tab Forderungen erfassen Sie alle Einzelpositionen, aus denen sich die Gesamtforderung zusammensetzt.

Forderung hinzufügen¶

Klicken Sie auf "Forderung hinzufügen" und füllen Sie das Formular aus:

Feld	Pflicht	Beschreibung
Forderungsart	Ja	Art der Forderung (siehe unten)
Bezeichnung	Ja	Kurzbeschreibung der Position
Betrag	Ja	Forderungsbetrag in Euro
Beschreibung	Nein	Ausführliche Erläuterung
Fälligkeit	Nein	Fälligkeitsdatum
Zinssatz-Typ	Nein	Art der Verzinsung
Zinssatz	Nein	Prozentsatz (abhängig vom Typ)
Zinsbeginn	Nein	Ab wann Zinsen laufen (Standard: 30 Tage nach Fälligkeit)
Katalognummer	Nein	Offizielle Katalognummer der Mahngerichte (z.B. 11 Kaufvertrag, 28 Schadenersatz aus Vertrag)

Forderungsarten¶

Art	Beschreibung	Verzinsung	Tilgungsreihenfolge (Paragraph 367 BGB)
Hauptforderung	Kernforderung (Kaufpreis, Schadensersatz etc.)	Ja (konfigurierbar)	Wird zuletzt getilgt
Verzinsliche Kosten	Kosten mit Zinsanspruch (z.B. vorgerichtliche RA-Kosten)	Ja	Werden zürst getilgt
Unverzinsliche Kosten	Kosten ohne Verzinsung (z.B. Mahnkosten)	Nein	Werden zürst getilgt
Festgesetzte Kosten	Gerichtlich festgesetzte Kosten	Nein	Werden zürst getilgt
Zinsen	Manuell erfasste Zinsbeträge	Nein	Werden nach Kosten getilgt

Katalognummern¶

Bei jeder Forderung können Sie eine Katalognummer aus dem offiziellen Verzeichnis der Mahngerichte auswählen. Diese wird im EDA-Mahnbescheidsantrag als ASPK-Satz (katalogischer Anspruch) übertragen. Forderungen ohne Katalognummer werden als ASPS-Satz (sonstiger Anspruch) übertragen.

Verzinsung¶

Für verzinsliche Forderungen stehen zwei Zinsmodelle zur Verfügung:

Fester Zinssatz: Ein fester jährlicher Prozentsatz (z.B. 5,00 %).

Basiszinssatz + Aufschlag: Der variable Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank plus ein fester Aufschlag. Gängige Konfigurationen:

Aufschlag	Rechtsgrundlage	Anwendungsfall
+ 5 Prozentpunkte	Paragraph 288 Abs. 1 BGB	Verzugszinsen bei Verbrauchern
+ 9 Prozentpunkte	Paragraph 288 Abs. 2 BGB	Verzugszinsen bei Unternehmern

In der Anzeige erscheint dies z.B. als "5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz seit 01.01.2026".

Basiszinssatz

Die Basiszinssätze werden unter Einstellungen > Gerichtliches Mahnverfahren verwaltet. Sie ändern sich halbjährlich zum 01.01. und 01.07. Die Zinsberechnung berücksichtigt automatisch alle Wechsel innerhalb des Zinszeitraums.

Zahlungen¶

Im Tab Zahlungen erfassen Sie alle Zahlungseingänge auf das Forderungskonto.

Zahlung erfassen¶

Feld	Pflicht	Beschreibung
Datum	Ja	Zahlungsdatum (Standard: heute)
Betrag	Ja	Eingegangener Betrag in Euro
Zahlungsart	Nein	Überweisung, Bar, Lastschrift, Scheck, Verrechnung oder Sonstige
Verwendungszweck	Nein	Verwendungszweck der Zahlung
Bemerkung	Nein	Interne Notiz

Erfasste Zahlungen können nachträglich bearbeitet oder gelöscht werden.

Zahlungen im Mahnverfahren

Bereits geleistete Zahlungen werden beim Mahnbescheidsantrag automatisch berücksichtigt. Die Forderungsbeträge werden entsprechend reduziert (älteste Forderung zürst, Paragraph 366 BGB). Vollständig beglichene Forderungen erscheinen nicht im Antrag.

Forderungsaufstellung¶

Die Forderungsaufstellung bietet eine chronologische Gesamtübersicht aller Forderungen, Zinsen und Zahlungen.

Automatische Generierung¶

Die Aufstellung wird automatisch erstellt und aktualisiert:

Beim Auswählen eines Forderungskontos
Nach jeder Änderung an Forderungen oder Zahlungen
Bei Änderung der Paragraph-367-BGB-Option

Aufbau¶

Die Aufstellung ist wie ein Kontoauszug gegliedert:

Spalte	Beschreibung
Datum	Fälligkeits-, Zins- oder Zahlungsdatum
Bezeichnung	Art des Eintrags mit Details
Soll	Forderungen und Zinsen (Belastungen)
Haben	Zahlungen (Gutschriften)
Saldo	Laufender Kontostand

Die Einträge sind farblich unterschieden:

Weiß -- Forderungspositionen
Gelb -- Berechnete Zinsen (mit Zeitraum, Tagen und Zinssatz)
Grün -- Zahlungseingänge (mit Tilgungsaufschlüsselung)

Zinsberechnung¶

Die Zinsen werden taggenau berechnet:

Formel: Restschuld x Zinssatz / 100 x Tage / 365
Basiszinssatz: Automatischer Wechsel an den Stichtagen 01.01. und 01.07.
Restschuld: Zinsen beziehen sich immer auf die aktuelle Restschuld (nach Abzug bereits geleisteter Zahlungen)

Tilgungsverrechnung (Paragraph 367 BGB)¶

Über die Checkbox Paragraph 367 BGB steuern Sie die Tilgungsreihenfolge:

Aktiviert (Standard): Zahlungen werden in folgender Reihenfolge verrechnet:

Zürst auf Kosten (unverzinsliche, festgesetzte und verzinsliche)
Dann auf Zinsen
Zuletzt auf die Hauptforderung

Deaktiviert: Zahlungen werden chronologisch auf die älteste offene Forderung verrechnet; Zinsen werden zuletzt getilgt.

Zusammenfassung¶

Am Ende der Aufstellung finden Sie eine übersichtliche Zusammenfassung:

Summe Hauptforderungen
Summe Zinsen
Gesamtforderung
Abzüglich Zahlungen (bei Paragraph 367: aufgeschlüsselt nach Kosten, Zinsen, Hauptforderung)
Offener Betrag (rot bei offener Forderung, grün bei vollständiger Tilgung)

Export¶

Aktion	Beschreibung
Drucken	Öffnet die Aufstellung in einem neuen Fenster zum Drucken
PDF zur Akte	Erzeugt ein PDF und speichert es als Aktendokument

Mahnverfahren¶

Der Tab Mahnverfahren unterstützt Sie bei der Durchführung des gerichtlichen Mahnverfahrens über den elektronischen Datenaustausch (EDA).

Ablauf¶

graph TD
    A[Mahnbescheid beantragen] --> B[EDA-Datei + PDF<br>automatisch erzeugt]
    B --> C[Entwurf im Postausgang<br>Versandweg: beA]
    C --> D{Anwalt prüft<br>und versendet}
    D --> E[EDA-Datei wird per beA<br>an Mahngericht übertragen]
    E --> F{Mahngericht<br>prüft Antrag}
    F -->|OK| G[Mahnbescheid<br>erlassen + zugestellt]
    F -->|Fehler| H[Monierung<br>zurück an Antragsteller]
    G --> I{Schuldner<br>reagiert}
    I -->|kein Widerspruch| J[Vollstreckungsbescheid<br>beantragen]
    I -->|Widerspruch| K[Abgabe an<br>Prozessgericht]

Was ist die EDA-Datei?

Die EDA-Datei (Elektronischer Datenaustausch) ist das vorgeschriebene Datenformat für maschinelle Mahnbescheidsanträge. Das Mahngericht verarbeitet diese Datei automatisch. Sie enthält alle Antragsdaten in einem festgelegten Format (128-Byte-Records, CP-850-Zeichenkodierung, Satzart 01).

Schritt für Schritt:

Antrag erstellen: Im Antrags-Assistenten erfassen Sie Mahngericht, Parteien, Prozessgericht und Optionen
Automatische Generierung: exlega erzeugt die EDA-Datei und ein PDF zur Dokumentation
Aktendokumente: Beide Dateien werden automatisch der Akte zugeordnet
Postausgang: Ein beA-Versandentwurf wird erstellt; Empfänger ist das Mahngericht (über dessen SAFE-ID)
Versand: Der Anwalt prüft den Entwurf im Postausgang und versendet per beA
Verarbeitung: Das Mahngericht verarbeitet die EDA-Datei maschinell
Ergebnis: Bei erfolgreicher Prüfung wird der Mahnbescheid erlassen und dem Schuldner zugestellt. Bei Fehlern erhält der Antragsteller eine Monierung zur Korrektur.

Mahnbescheid beantragen¶

Klicken Sie auf "Mahnbescheid beantragen", um den Antrags-Assistenten zu öffnen. Der Assistent führt Sie durch folgende Schritte:

Mahngericht

Wählen Sie das zuständige zentrale Mahngericht aus der Dropdown-Liste. Nach der Auswahl werden die PVKEZI (Parteivollmacht-Kennziffer) und die EDA-ID angezeigt. Diese Daten pflegt der Administrator in den Einstellungen.

Antragsteller (Gläuiger)

Die Antragsteller werden automatisch aus den Beteiligten der Akte mit der Rolle "Mandant" übernommen. Name und Adresse stammen aus dem LDAP-Adressbuch und werden als Readonly-Info angezeigt. Über "Hinzufügen" können Sie weitere Antragsteller ergänzen.

Antragsgegner (Schuldner)

Die Antragsgegner werden aus den Beteiligten der Akte mit der Rolle "Gegner" vorausgefüllt. Auch hier werden Name und Adresse automatisch aus dem Adressbuch übernommen.

Prozessgericht

Das für das streitige Verfahren sachlich und örtlich zuständige Prozessgericht (Pflichtangabe). Sie können das Gericht über ein Suchfeld im LDAP-Adressbuch suchen. Bei Auswahl werden Gerichtsart (Amtsgericht, Landgericht oder Arbeitsgericht), PLZ und Ort automatisch übernommen.

Forderungsübersicht

Zeigt alle Forderungen des aktuellen Forderungskontos mit Beträgen und Zinsinformationen. Bereits geleistete Zahlungen werden als Abzug dargestellt. Der offene Betrag (Antragßumme) wird berechnet und hervorgehoben.

Verfahrensoptionen

Option	Beschreibung
Gesamtschuldner	Antragsgegner haften gesamtschuldnerisch
Gegenleistung (Paragraph 688 Abs. 2 Nr. 2 ZPO)	Dropdown: "Der Anspruch ist nicht von einer Gegenleistung abhängig" (Standard) oder "Der Anspruch ist von einer Gegenleistung abhängig, die erbracht wurde". Entspricht den EDA-Feldern VGLM1/VGLM2.
Abgabe bei Widerspruch	Bei Widerspruch wird die Abgabe an das Prozessgericht beantragt

Geschäftszeichen

Als Geschäftszeichen wird automatisch das Aktenzeichen der Akte verwendet.

Was wird erstellt?¶

Nach Klick auf "Antrag erstellen" erzeugt exlega automatisch:

Objekt	Beschreibung
EDA-Datei	Mahnbescheidsantrag im EDA-Format (Satzart 01, Format 4000)
PDF-Dokument	Lesbare Darstellung des Antrags zur Dokumentation
Aktendokumente	Beide Dateien werden der Akte zugeordnet
Postausgang-Entwurf	beA-Versand an das Mahngericht (mit SAFE-ID)
Mahnverfahren-Eintrag	Datensatz mit Parteien und Ereignis-Protokoll
Aktenprotokoll	Eintrag in der Aktengeschichte

Verfahrensübersicht¶

Die Tabelle zeigt alle Mahnverfahren des Kontos:

Spalte	Beschreibung
Geschäftszeichen	Aktenzeichen
Antragsgegner	Name(n) der Schuldner
Status	Entwurf, Beantragt, Zugestellt, Widerspruch etc.
Betrag	Offener Forderungsbetrag
Letztes Ereignis	Typ und Datum des letzten Verfahrensschritts

Verfahren im Status Entwurf können gelöscht werden. Dabei werden auch die EDA-Datei, das PDF und der Postausgang-Entwurf entfernt.

Verfahrensdetails und Timeline¶

Klicken Sie auf ein Mahnverfahren, um die Detail-Ansicht aufzuklappen:

Timeline: Chronologische Liste aller Ereignisse (MBA gesendet, Quittung, Kostennachricht, Zustellung etc.) mit Datum, Symbol und Links zu EDA-/PDF-Dateien
Aktionsbuttons: Unterhalb der Timeline werden verfügbare Folgeanträge angezeigt

Folgeanträge¶

Je nach Verfahrensstand können Sie nach dem Mahnbescheid weitere Anträge stellen. Buttons für noch nicht verfügbare Anträge sind ausgegraut -- ein Tooltip erklärt, welche Voraussetzung fehlt.

Vollstreckungsbescheid beantragen (VBA)¶

Voraussetzung: Der Mahnbescheid wurde zugestellt und die Widerspruchsfrist (14 Tage) ist abgelaufen.

Klicken Sie auf "VB beantragen"
Im Dialog:
- Zahlungserklärung: Keine Zahlungen eingegangen / Zahlungen angeben
- Zustellungsart: Durch Mahngericht oder durch Partei
- Optional: Porto, sonstige Kosten
Klicken Sie auf "Absenden"

Es werden automatisch eine EDA-Datei (Satzart 08), ein PDF und ein beA-Postausgang-Entwurf erstellt.

Neuzustellung Mahnbescheid (NEMB)¶

Voraussetzung: Der Mahnbescheid konnte nicht zugestellt werden (Nichtzustellungsnachricht vom Gericht).

Klicken Sie auf "Neuzustellung MB"
Geben Sie die korrigierte Adresse des Antragsgegners ein
Klicken Sie auf "Absenden"

Neuzustellung Vollstreckungsbescheid (NEVB)¶

Voraussetzung: Der Vollstreckungsbescheid konnte nicht zugestellt werden.

Der Ablauf entspricht dem der NEMB, bezieht sich aber auf die VB-Phase.

EDA-Empfang (eingehende Nachrichten)¶

Eingehende EDA-Nachrichten vom Mahngericht werden automatisch verarbeitet, sobald sie im Posteingang einer Akte zugeordnet werden. Das System erkennt den Nachrichtentyp und aktualisiert das Mahnverfahren entsprechend:

Nachricht	Wirkung
Quittung (SA 90)	Status wechselt zu "Beantragt"
Kostennachricht MB (SA 03)	Status wechselt zu "Erlassen", Gerichtskosten werden gespeichert
Zustellung MB (SA 05)	Status wechselt zu "Zugestellt", Widerspruchsfrist: 14 Tage
Nichtzustellung MB (SA 05)	Status wechselt zu "Nicht zugestellt", Aufgabe: Adresse prüfen
Monierung (SA 20)	Status wechselt zu "Moniert", Aufgabe: Monierung beantworten
Widerspruch (SA 18)	Status wechselt zu "Widerspruch", Aufgabe: Widerspruch prüfen
Abgabe (SA 16)	Status wechselt zu "Abgegeben", Aufgabe: Prozessgericht-Verfahren
Kostennachricht VB (SA 22)	Phase wechselt zu VB, Status wechselt zu "Erlassen"
Zustellung VB (SA 05)	Status wechselt zu "Zugestellt", Einspruchsfrist: 14 Tage
Rücknahme (SA 25)	Status wechselt zu "Abgeschlossen"

Automatische Fristen und Aufgaben

Bei Zustellung legt exlega automatisch 14-Tage-Fristen im Kalender an. Bei Nichtzustellung, Monierung und Widerspruch werden Aufgaben erstellt. Alle Ereignisse werden im Aktenprotokoll dokumentiert.

Als Antragsgegner: Mahnbescheid erfassen¶

Hat Ihr Mandant einen Mahnbescheid erhalten (als Antragsgegner/Schuldner), können Sie das Verfahren erfassen und Widerspruch einlegen.

Mahnbescheid erfassen¶

Klicken Sie im Bereich "Als Antragsgegner" auf "Mahnbescheid erfassen"
Füllen Sie das Formular aus:
- Geschäftszeichen: Vom Mahnbescheid ablesen
- Mahngericht: Aus Dropdown auswählen
- Antragsteller: Name und Adresse des Gläubigers
- Zustellungsdatum: Datum der Zustellung
- Betrag: Forderungsbetrag
Klicken Sie auf "Erfassen"

Es wird automatisch eine Widerspruchsfrist (14 Tage ab Zustellungsdatum) im Kalender angelegt.

Widerspruch einlegen¶

Voraussetzung: Die Widerspruchsfrist läuft noch.

Klicken Sie auf "Widerspruch einlegen" beim erfassten Mahnbescheid
Wählen Sie:
- Gesamtwiderspruch -- Widerspruch gegen die gesamte Forderung
- Teilwiderspruch -- Widerspruch gegen einen Teil der Forderung
Klicken Sie auf "Absenden"

Es wird eine EDA-Datei (Satzart 30) generiert und ein beA-Postausgang-Entwurf erstellt.

Einrichtung durch den Administrator¶

Bevor das Mahnverfahren genutzt werden kann, sind unter Einstellungen > Gerichtliches Mahnverfahren folgende Daten zu hinterlegen:

Mahngerichte¶

Für jedes Mahngericht, bei dem Sie Anträge stellen möchten:

Feld	Beschreibung
Mahngericht	Name des zentralen Mahngerichts (Auswahl aus dem LDAP-Adressbuch)
Mahn-Kennziffer (PVKEZI)	Die bei der Registrierung erhaltene Parteivollmacht-Kennziffer
EDA-ID	Die bei Erteilung der Kennziffer zugewiesene 3-stellige alphanumerische Kennung

PVKEZI und EDA-ID

Beide Angaben erhalten Sie vom Mahngericht bei der Registrierung als EDA-Teilnehmer. Ohne diese Daten können keine Mahnbescheide beantragt werden.

Kanzlei-Adresse¶

Unter Einstellungen > Kanzlei muss die vollständige Kanzlei-Adresse (Name, Straße, PLZ, Ort) hinterlegt sein. Diese wird als Prozessbevollmächtigter im EDA-Antrag verwendet, falls keine PVKEZI hinterlegt ist.

Basiszinssätze¶

Die Basiszinssätze der Deutschen Bundesbank verwalten Sie unter Einstellungen > Gerichtliches Mahnverfahren > Basiszinssätze. Sie werden für die Zinsberechnung bei Forderungen mit Verzugszinsen über dem Basiszinssatz benötigt.

Gerichte im Adressbuch¶

Die Mahngerichte und Prozessgerichte müssen als Kontakte im LDAP-Adressbuch angelegt sein. Erforderliche Felder:

Name (z.B. "Amtsgericht Halle (Saale)")
PLZ und Ort (für den EDA-Antrag)
EGVP/SAFE-ID (für den beA-Versand an das Mahngericht)

Berechtigungen¶

Berechtigung	Funktion
Akten ansehen	Forderungskonten, Forderungen und Zahlungen einsehen
Akten bearbeiten	Forderungen, Zahlungen und Mahnverfahren erstellen und bearbeiten
freigegebene Akten bearbeiten	Bearbeitung bei freigegebenen Akten