Online-Terminbuchung

Mit der Online-Terminbuchung vereinbaren Mandanten und Interessenten selbstständig Termine mit Ihrer Kanzlei — rund um die Uhr, ohne Telefonat. Die Buchungsseite ist öffentlich unter https://ihre-domain/termin erreichbar und benötigt keinen Login.

Der Termin trägt sich selbst ein

Eine bestätigte Buchung landet automatisch als fester Termin im Kanzleikalender, die Terminbestätigung liegt versandfertig im Postausgang, und die Anfrage wird als PDF der Sammelakte „Kanzlei – Allgemeine Anfragen" zugeordnet. Sie müssen nur noch die Bestätigungsmail versenden.

So bucht der Mandant

Die Buchungsseite führt in drei Schritten durch die Terminvereinbarung (mit Fortschrittsanzeige, auch am Smartphone):

1. Terminart wählen — Termin in der Kanzlei, Videocall oder Telefontermin (je nachdem, was Sie in den Einstellungen anbieten). Nach der Auswahl erscheint eine Kurzinfo, z. B. die Kanzleianschrift.
2. Termin wählen — Wochenansicht mit allen freien Zeitfenstern. Belegte Zeiten, Feiertage und Wochen ohne freie Termine werden automatisch übersprungen. Angezeigt wird nur, ob ein Zeitfenster frei ist — nie, warum etwas belegt ist.
3. Daten eingeben — Anrede, Titel, Name, Anschrift (mit automatischer Ort-/Straßenvervollständigung über die Postleitzahl), E-Mail, Telefon und das Anliegen. Unternehmen geben zusätzlich ihre Firmendaten an. Bei Telefonterminen ist die Telefonnummer Pflicht.

Nach dem Klick auf Termin buchen erhält der Mandant eine E-Mail mit einem Bestätigungslink (60 Minuten gültig). Erst der Klick auf diesen Link macht die Buchung wirksam — so bleiben Tippfehler bei der E-Mail-Adresse und automatisierte Anfragen draußen. Der gewünschte Slot ist in der Zwischenzeit reserviert.

Was nach der Bestätigung passiert

Mit dem Klick auf den Bestätigungslink wird der Termin fest eingetragen:

• Kalender: Der Termin steht als fester Eintrag im Kanzleikalender (Status „Offen"), zugewiesen an den in den Einstellungen hinterlegten Sachbearbeiter. Bei Videocalls wird automatisch ein eindeutiger Videokonferenz-Link erzeugt und im Termin hinterlegt.
• Postausgang: Die Terminbestätigung liegt als versandfertiger Entwurf („Bereit") im Postausgang — inklusive Kalendereinladung (ICS-Datei) für den Mandanten. Versenden Sie diesen Entwurf, sobald der Termin für Sie passt — das ist die verbindliche Zusage an den Mandanten.
• Sammelakte: Die Terminanfrage wird als übersichtliches PDF automatisch der aktuellen Jahres-Sammelakte „Kanzlei – Allgemeine Anfragen" zugeordnet (Kalendereintrag und Bestätigungs-Entwurf ebenfalls). Die Jahres-Akte wird bei Bedarf automatisch angelegt — der Jahreswechsel läuft von selbst mit.
• Wiedervorlage und Pool-Aufgabe: Wie bei der automatischen Postzuordnung entstehen am selben Tag eine Wiedervorlage „Posteingang" für den Sachbearbeiter der Sammelakte und eine Pool-Aufgabe für die in Einstellungen → Posteingang eingestellte Zielgruppe (Standard: Assistenz). Gesteuert wird das über die dortigen Schalter „bei automatischer Zuordnung".
• Adressbuch: Ist die E-Mail-Adresse noch nicht im Adressbuch, wird automatisch eine Kontaktkarte angelegt (bei Unternehmen zusätzlich eine Organisations-Karte). Bestehende Kontakte werden nur verknüpft, nie überschrieben.

Termin passt doch nicht?

Es gibt bewusst keinen gesonderten Ablehnen-Schritt: Versenden Sie den Bestätigungs-Entwurf einfach nicht (bzw. löschen Sie ihn), sagen Sie den Termin im Kalender ab und informieren Sie den Mandanten formlos. Solange die Bestätigung nicht versendet ist, hat der Mandant keine verbindliche Zusage.

Termin in die Mandantenakte übernehmen

Sobald der Mandant eine eigene Akte hat, ordnen Sie den Termin dieser Akte zu: Termin im Kalender oder im Reiter Termine der Sammelakte öffnen, im Feld Akte die Zielakte suchen, speichern. Der Sachbearbeiter der Zielakte wird vorbelegt und erhält auf Wunsch die Kalendereinladung (siehe Kalender → Termin bearbeiten).

Einrichtung (Einstellungen → Terminbuchung)

1. Buchungszeiten je Wochentag festlegen (mehrere Zeitfenster pro Tag möglich), dazu Slot-Dauer, Vorlauf, Buchungshorizont und optionalen Puffer zwischen Terminen. Feiertage Ihres Bundeslandes werden automatisch ausgenommen; bestehende Kalendereinträge vom Typ „Termin" blockieren die Zeitfenster kanzleiweit.
2. Terminarten aktivieren (Kanzlei/Video/Telefon). Für Videocalls die Video-Basis-URL Ihrer Konferenzlösung hinterlegen; die Kanzleianschrift wird automatisch aus den Kanzlei-Stammdaten übernommen und ist überschreibbar.
3. Öffentliche Basis-URL prüfen (vorbelegt mit der Adresse Ihrer Instanz) — ohne sie kann kein Bestätigungslink erzeugt werden.
4. Sachbearbeiter wählen, dem die gebuchten Termine im Kalender zugewiesen werden.
5. Optional Infotext (erscheint oben auf der Buchungsseite) und die Mailtexte für Verifikation und Bestätigung anpassen — mit Platzhaltern wie {{anrede}}, {{datum}}, {{uhrzeit}}, {{videolink}}.
6. Datenschutzhinweis hinterlegen und die Funktion aktivieren.

Datenschutz

Über die Buchungsseite werden personenbezogene Daten erhoben (Name, Anschrift, Kontaktdaten, Anliegen). Der Mandant muss der Verarbeitung per Pflicht-Checkbox zustimmen — hinterlegen Sie dafür in den Einstellungen einen zu Ihrer Datenschutzerklärung passenden Hinweistext, bevor Sie die Funktion aktivieren.

Schutz vor Missbrauch

Die Buchungsseite ist gegen Missbrauch abgesichert: E-Mail-Verifikation vor jeder Wirkung, Begrenzung der Buchungen je Absender und Zeitraum, einmalige, nicht erratbare Bestätigungs- und Videolinks. Vor der Verifikation entsteht weder ein Kontakt noch ein Kalendereintrag.

Berechtigungen

Die Buchungsseite selbst ist öffentlich (kein Login). Für die Kanzleiseite gelten die üblichen Rechte: Der Versand der Bestätigung erfolgt über den normalen Postausgang, Termin und Sammelakte sind über Kalender- bzw. Aktenrechte geschützt. Die Einrichtung erfolgt in den Einstellungen (Administratoren).