Vorlagenverwaltung¶

Die Vorlagenverwaltung ist der zentrale Ort für alle Dokumentvorlagen in exlega. Sie erreichen sie über das Hauptmenü unter Vorlagen.

Die Seite ist in fünf Bereiche gegliedert, die über eine Seitennavigation links erreichbar sind.

Schriftsätze¶

Textvorlagen¶

Textvorlagen sind Textbausteine, die beim Erstellen von Schriftsätzen an der Stelle {{textvorlage}} in den Briefkopf eingefügt werden. Sie enthalten den eigentlichen Inhalt des Dokuments (z. B. den Text einer Mahnung oder einer Klageschrift).

Zwei Formate:

Markdown (empfohlen): Sie schreiben den Text in einem einfachen Editor mit Live-Vorschau. Unterstützt werden einfache Formatierungen (Fettdruck, kursiv, Überschriften, Aufzählungen, Tabellen) sowie Platzhalter und Bedingungen (siehe Abschnitt LegalTech → Bedingungen). Beim Erstellen eines Schriftsatzes wird der Text automatisch in den Briefkopf gesetzt — das Ergebnis ist weiterhin ein in OnlyOffice bearbeitbares Word-Dokument.
Word-Dokument: Die Vorlage wird wie bisher direkt in OnlyOffice bearbeitet (volle Word-Formatierung).

Neue Textvorlage erstellen:

Klicken Sie auf Neu
Vergeben Sie einen Namen und optional eine Kategorie
Wählen Sie das Format (Markdown oder Word-Dokument)
Erfassen Sie den Text — bei Markdown im neuen Editor (Formatier-Leiste, Schaltflächen Bedingung und Verfügbare Platzhalter, Live-Vorschau rechts), bei Word in OnlyOffice
Speichern Sie die Vorlage

Textvorlage hochladen:

Über den Button Upload können Sie ein bestehendes Word-Dokument als Vorlage importieren.

Briefköpfe bleiben unverändert Word-Dokumente und werden weiterhin in OnlyOffice bearbeitet — nur die Textvorlage (der Briefinhalt) kann Markdown sein.

Zentrale Mustertexte¶

Die zentrale Mustertextdatenbank ist eine gemeinschaftliche Sammlung von Vorlagen, die von Anwälten für Anwälte erstellt und gepflegt wird. Alle Inhalte stehen unter der CC0 Lizenz (Public Domain) und können frei verwendet werden.

Die Mustertexte werden als Card-Grid dargestellt. Jede Karte zeigt Name, Kategorie, Beschreibungsvorschau, Sternebewertung und Download-Zähler. Sind betroffene Paragrafen hinterlegt, werden diese als kleine Badges auf der Karte angezeigt.

Mustertexte durchsuchen:

Wählen Sie in der Seitennavigation Zentrale Mustertexte
Nutzen Sie die Filter-Leiste oben:
- Kategorie: Dropdown mit Anzahl Vorlagen pro Kategorie
- Suche: Freitextsuche mit automatischer Aktualisierung
- Sortierung: Neueste, Beliebteste (Downloads), Best bewertet, Alphabetisch A-Z
Klicken Sie auf Tags unterhalb der Filter-Leiste, um nach Schlagworten zu filtern

Detailansicht:

Klicken Sie auf eine Karte, um das Detail-Panel rechts zu öffnen. Dort sehen Sie:

Titel, Kategorie und Tags
Sternebewertung (Durchschnitt und Anzahl)
Downloads, Version und Lizenz
Autor und Kanzlei
Beschreibung
Betroffene Paragrafen (z.B. § 536 BGB, § 543 BGB)
Anmerkungen des Autors
Inhaltsvorschau
Versionshistorie

Ein erneuter Klick auf die gleiche Karte oder den Schließen-Button schließt das Panel.

Bewertung abgeben:

Im Detail-Panel können Sie eine Sternebewertung (1-5) abgeben. Klicken Sie auf die Sterne unter "Ihre Bewertung". Die Bewertung kann jederzeit geändert werden.

Mustertext übernehmen:

Klicken Sie im Detail-Panel auf Übernehmen. Der Mustertext wird als neue lokale Textvorlage in Ihrer Kanzlei gespeichert und kann anschließend frei angepasst werden. Ältere Versionen können über die Versionshistorie einzeln übernommen werden.

Eigene publizierte Vorlagen verwalten:

Berechtigung erforderlich

Zum Veröffentlichen und Bearbeiten benötigen Sie die Berechtigung Mustertexte veröffentlichen in Ihrer Benutzergruppe.

Aktivieren Sie den Meine-Toggle in der Filter-Leiste, um nur Ihre eigenen publizierten Vorlagen zu sehen. Auf jeder Karte erscheint dann ein Stift-Symbol zum Bearbeiten.

Beim Bearbeiten können Sie Name, Beschreibung, Paragrafen, Anmerkungen, Kategorie, Tags und Inhalt ändern. Optional können Sie eine Änderungsnotiz hinterlegen. Klicken Sie auf Aktualisieren zum Speichern.

Neue Vorlage veröffentlichen:

Klicken Sie auf Publizieren in der Filter-Leiste
Schritt 1: Wählen Sie eine lokale Vorlage als Basis oder wählen Sie "Manuell eingeben"
Schritt 2: Füllen Sie Name, Beschreibung, betroffene Paragrafen, Anmerkungen, Kategorie und Tags aus
Prüfen und bearbeiten Sie den Inhalt
Klicken Sie auf Publizieren

Die Vorlage ist anschließend für alle exlega-Nutzer in der zentralen Datenbank verfügbar.

E-Mail¶

E-Mail-Vorlagen¶

E-Mail-Textvorlagen werden beim Versand von E-Mails über den Postausgang verwendet. Sie können Betreff und Inhalt vordefinieren.

Neue E-Mail-Vorlage erstellen:

Klicken Sie auf Neu
Vergeben Sie einen Namen, Betreff und Kategorie
Erfassen Sie den E-Mail-Text
Speichern

Mahnungsvorlagen¶

Mahnungsvorlagen steuern den Inhalt der automatischen Mahnschreiben. Es gibt vier Stufen:

Zahlungserinnerung
1. Mahnung
1. Mahnung
Letzte Mahnung

Jede Stufe hat einen eigenen Betreff und Textkörper. Die Platzhalter werden beim Versand automatisch ersetzt.

E-Mail-Signaturen¶

Hier sehen Sie die E-Mail-Signaturen aller Benutzer. Signaturen werden in den persönlichen Benutzereinstellungen gepflegt.

Dokumente¶

Briefköpfe¶

Briefköpfe sind DOCX-Vorlagen mit Kopf- und Fußzeile, die als Grundlage für Schriftsätze dienen. Sie enthalten das Kanzlei-Logo, die Adresse, Bankverbindung und weitere Informationen.

Neuen Briefkopf erstellen:

Klicken Sie auf Neu oder Upload
Bei Neu wird ein leeres Dokument erstellt, das Sie in OnlyOffice bearbeiten können
Bei Upload laden Sie eine bestehende DOCX-Datei hoch

Platzhalter im Briefkopf:

Briefköpfe können Platzhalter wie {{empfaenger}}, {{aktenzeichen}}, {{datum}} und viele weitere enthalten. Eine vollständige Liste finden Sie über den Button Verfügbare Platzhalter oben auf der Seite.

Vollmachtsvorlagen¶

DOCX-Vorlagen für Vollmachten. Verwaltung analog zu Briefköpfen.

In der Vorlage können Sie Platzhalter verwenden, die beim Anfordern automatisch aus den Akten- und Kontaktdaten gefüllt werden:

Platzhalter	Inhalt
`{{mandant_name}}`	Voller Name des Empfängers
`{{mandant_vorname}}` / `{{mandant_nachname}}`	Vor- bzw. Nachname
`{{mandant_adresse}}`	Anschrift (Straße, PLZ, Ort)
`{{mandant_firma}}`	Firma (falls hinterlegt)
`{{aktenzeichen}}`	Aktenzeichen
`{{rubrum}}` / `{{wegen}}`	Rubrum bzw. Betreff der Akte
`{{datum}}`	Aktuelles Datum
`{{sachbearbeiter}}`	Anfordernder Sachbearbeiter
`{{unterschrift}}`	Unterschriftslinie – markiert die Stelle, an der die digitale Unterschrift platziert wird

Platzhalter müssen in der Vorlage stehen

Ein Feld erscheint im Dokument nur, wenn der passende Platzhalter in der Vorlage enthalten ist. Fehlt z.B. {{mandant_adresse}}, wird die Adresse nicht angezeigt. Schreiben Sie Platzhalter möglichst in einem Zug (ohne Formatwechsel mitten im Wort), damit sie zuverlässig ersetzt werden.

Abrechnung¶

Vergütungsvorlagen¶

DOCX-Vorlagen für Vergütungsvereinbarungen mit Mandanten. Es gelten dieselben Platzhalter wie bei den Vollmachtsvorlagen; zusätzlich steht {{stundensatz}} zur Verfügung (wird beim Anfordern aus dem eingegebenen Stundensatz gefüllt).

SEPA-Lastschriftvorlagen¶

DOCX-Vorlagen für SEPA-Lastschriftmandate. Sie werden ebenfalls unter den Vergütungsvorlagen verwaltet (Vorlagentyp SEPA-Lastschrift). Zusätzlich zu den allgemeinen Platzhaltern gibt es:

Platzhalter	Inhalt
`{{glaeubiger_id}}`	Gläubiger-Identifikationsnummer der Kanzlei – automatisch aus den Kanzleikonten
`{{kontoinhaber}}`	Kontoinhaber – wird vom Empfänger beim Unterschreiben eingegeben
`{{iban}}`	IBAN – wird vom Empfänger beim Unterschreiben eingegeben
`{{datum_unterschrift}}`	Datum der Unterschrift
`{{unterschrift}}`	Unterschriftslinie

Vorschau vs. fertiges Dokument

{{kontoinhaber}}, {{iban}} und {{datum_unterschrift}} werden erst beim Unterschreiben gefüllt. In der Vorschau, die der Empfänger sieht, steht an diesen Stellen ein Hinweis (z.B. „(bitte unten eintragen)") bzw. das heutige Datum – im fertig unterschriebenen PDF stehen dann die echten Werte.

KFA/KAA-Vorlagen¶

DOCX-Vorlagen für Kostenfestsetzungsanträge und Kostenausgleichsanträge.

Rechnungsvorlagen¶

DOCX-Vorlagen für Rechnungen. Können Platzhalter für Rechnungspositionen, Beträge und Mandantendaten enthalten.

System¶

Dokumententypen¶

Hier verwalten Sie die Kategorien, nach denen Dokumente in Akten klassifiziert werden (z.B. Schriftsatz, Rechnung, Korrespondenz). Sie können neue Typen anlegen, bestehende bearbeiten oder entfernen.

Automatische Tag-Erkennung¶

Die Tag-Erkennung ordnet eingehenden Dokumenten automatisch Tags zu, basierend auf Schlüsselwörtern im Dateinamen oder OCR-Text. Sie definieren Muster (kommagetrennt), die einem bestimmten Dokumententyp zugeordnet werden.

Beispiel: Das Muster rechnung, invoice, billing ordnet Dokumente, die eines dieser Wörter enthalten, automatisch dem Typ "Rechnung" zu.

LegalTech¶

Im Bereich LegalTech definieren Sie eigene Sachgebiete und dazu frei wählbare Variablen. Diese Variablen lassen sich als Platzhalter in Vorlagen verwenden und werden beim Erstellen von Dokumenten und E-Mails automatisch mit den Werten der jeweiligen Akte gefüllt — zum Beispiel {{var.sterbedatum}} oder {{var.sterbeort}}.

Berechtigung

Der LegalTech-Bereich wird über die Gruppenrechte LegalTech-Bereich ansehen (legaltech.view) und Sachgebiete & Variablen verwalten (legaltech.manage) gesteuert. Standardmäßig haben nur Administratoren Zugriff; weitere Gruppen weisen Sie unter Administration → Gruppen zu.

Sachgebiete¶

Ein Sachgebiet bündelt zusammengehörige Variablen (z. B. „Nachlass" mit den Variablen Sterbedatum und Sterbeort). Jeder Akte lässt sich genau ein Sachgebiet zuordnen.

Sachgebiet anlegen:

Klicken Sie auf Sachgebiet
Vergeben Sie eine Bezeichnung (z. B. „Nachlass") und legen Sie fest, ob das Sachgebiet aktiv ist
Speichern Sie

Über die Stift- und Papierkorb-Symbole bearbeiten oder löschen Sie ein Sachgebiet. Beim Löschen werden auch dessen Variablen und die an Akten gespeicherten Werte entfernt.

Variablen¶

Wählen Sie links ein Sachgebiet aus und legen Sie rechts dessen Variablen an.

Variable anlegen:

Klicken Sie auf Variable
Vergeben Sie eine Bezeichnung (z. B. „Sterbedatum")
Der Schlüssel wird automatisch aus der Bezeichnung erzeugt (Kleinbuchstaben, Umlaute werden umgeschrieben) und ist nach dem Anlegen fest — so bleiben bestehende Platzhalter in Vorlagen gültig
Wählen Sie den Typ:
- Text — einzeiliges Textfeld
- Datum — Datumsauswahl (im Dokument als TT.MM.JJJJ)
- Auswahlliste — Dropdown mit den von Ihnen vorgegebenen Optionen (eine pro Zeile)
Speichern Sie

Zu jeder Variable wird der fertige Platzhalter angezeigt, z. B. {{var.sterbedatum}}. Diesen kopieren Sie in Ihre Vorlagen.

Platzhalter verwenden

Der Platzhalter {{var.<schlüssel>}} funktioniert in allen Dokumentvorlagen (Schriftsätze, Textdokumente, Briefköpfe, Rechnungen, KFA/KAA, Vollmachten, SEPA-Lastschriften, Vergütungsvereinbarungen) sowie in E-Mail-Vorlagen (beim Vorbereiten und Weiterleiten von E-Mails). Beim Erstellen wird der Platzhalter durch den an der Akte hinterlegten Wert ersetzt; fehlt ein Wert, bleibt die Stelle leer.

Werte an der Akte erfassen¶

Damit die Platzhalter gefüllt werden, ordnen Sie der Akte ein Sachgebiet zu und erfassen die Werte — in der Akte unter Aktendetails → LegalTech (siehe Aktendetails).

Fristen-Platzhalter (systemweit)¶

Zusätzlich stehen Ihnen systemweite Platzhalter für Fristen zur Verfügung. Sie setzen beim Erstellen automatisch das aktuelle Datum zuzüglich eines Abstands ein (als TT.MM.JJJJ). Fällt das Datum auf ein Wochenende oder einen Feiertag, wird es auf den nächsten Werktag verschoben (Feiertage je nach Kanzlei-Bundesland).

Platzhalter	Bedeutung
`{{heute}}`	heutiges Datum
`{{heute+3t}}`	heute + 3 Tage
`{{heute+1w}}`	heute + 1 Woche
`{{heute+2w}}`	heute + 2 Wochen
`{{heute+1m}}`	heute + 1 Monat

Diese Platzhalter benötigen kein Sachgebiet und funktionieren in allen Dokument- und E-Mail-Vorlagen.

Platzhalter-Übersicht & weitere Platzhalter¶

Eine vollständige, klickbare Übersicht aller verfügbaren Platzhalter finden Sie direkt in der Anwendung — im Bereich Vorlagen → Schriftsätze → Textvorlagen sowie bei den E-Mail-Vorlagen über die Schaltfläche „Verfügbare Platzhalter". Ein Klick auf einen Platzhalter kopiert ihn in die Zwischenablage.

Neben den eigenen {{var.*}}-Variablen und den Fristen-Platzhaltern stehen u. a. zur Verfügung:

Akte: {{aktenzeichen}}, {{rubrum}}, {{gerichtsrubrum}}, {{wegen}}, {{sachbearbeiter}}, {{autor}}, {{geschaeftszeichen}}
Mandant (erster Mandant der Akte; bei Organisationen die Firma): {{mandant_name}}, {{mandant_strasse}}, {{mandant_plz}}, {{mandant_ort}}
Empfänger (Adressat; in Schriftsätzen und E-Mails): {{empfaenger_name}}, {{empfaenger_strasse}}, {{empfaenger_plz}}, {{empfaenger_ort}}, {{anrede}}/{{briefanrede}}, {{empfaenger}}, {{name}}, {{firma}}

Bedingungen (Wenn/Dann)¶

In Markdown-Textvorlagen und in E-Mail-Vorlagen können Sie Textabschnitte von einer Bedingung abhängig machen — etwa je nach Mahnstufe oder je nachdem, ob ein Wert gefüllt ist.

Beispiel:

{{#if mandant_name != ""}}
wir zeigen an, dass wir {{mandant_name}} vertreten.
{{else}}
wir melden uns in obiger Angelegenheit.
{{/if}}

{{#if VARIABLE}} … {{/if}} — der Abschnitt erscheint nur, wenn die Variable einen Wert hat (nicht leer).
{{#if VARIABLE = "Wert"}} … {{/if}} — nur, wenn die Variable genau diesem Wert entspricht (!= bedeutet „ungleich").
{{else}} — optionaler Sonst-Zweig.
{{#unless VARIABLE}} … {{/unless}} — Umkehrung (erscheint, wenn die Variable leer ist).

Bedingungen lassen sich verschachteln. Als Variable verwenden Sie einen beliebigen Platzhalter ohne die geschweiften Klammern (z. B. var.mahnstufe, empfaenger_plz, mandant_name). Im Markdown-Editor fügt die Schaltfläche Bedingung ein fertiges Gerüst ein. Fehlt einer Variable der Wert, gilt sie als „leer".

OnlyOffice-Plugin¶

Im OnlyOffice-Editor steht über das exlega-Plugin ebenfalls ein Zugriff auf die Mustertexte zur Verfügung:

Öffnen Sie einen Schriftsatz im OnlyOffice-Editor
Im Plugin-Panel finden Sie den Tab Vorlagen
Wählen Sie zwischen Lokal (Ihre Kanzlei-Vorlagen) und Mustertexte (zentrale Datenbank)
Bei Mustertexten können Sie nach Kategorie, Suchbegriff und Sortierung (Neueste, Beliebteste, Best bewertet, A-Z) filtern
Jeder Eintrag zeigt Name, Kanzlei, Sternebewertung, Downloads und betroffene Paragrafen
Klicken Sie auf einen Eintrag für die Detailvorschau mit allen Metadaten (Autor, Version, Lizenz, Paragrafen, Anmerkungen)
Klicken Sie auf Einfügen — der Text wird an der aktuellen Cursorposition eingefügt

Einstellungen¶

Die Verbindung zur zentralen Mustertextdatenbank wird unter Einstellungen im Abschnitt Zentrale Mustertextdatenbank konfiguriert:

API-URL: Die Adresse des zentralen Servers (Standard: https://mustertexte.exlega.de/api)
API-Key: Der Zugangsschlüssel
Verbindung testen: Prüft, ob der Server erreichbar ist