Vorlagenverwaltung

Die Vorlagenverwaltung ist der zentrale Ort für alle Dokumentvorlagen in exlega. Sie erreichen sie über das Hauptmenü unter Vorlagen.

Die Seite ist in fünf Bereiche gegliedert, die über eine Seitennavigation links erreichbar sind.

Schriftsätze

Textvorlagen

Textvorlagen sind Textbausteine, die beim Erstellen von Schriftsätzen in den Platzhalter {{textvorlage}} eingefügt werden. Sie enthalten den eigentlichen Inhalt des Dokuments (z.B. den Text einer Mahnung oder einer Klageschrift).

Neue Textvorlage erstellen:

1. Klicken Sie auf Neu
2. Vergeben Sie einen Namen und optional eine Kategorie
3. Erfassen Sie den Text im Editor
4. Speichern Sie die Vorlage

Textvorlage hochladen:

Über den Button Upload können Sie eine bestehende Textdatei als Vorlage importieren.

Zentrale Mustertexte

Die zentrale Mustertextdatenbank ist eine gemeinschaftliche Sammlung von Vorlagen, die von Anwälten für Anwälte erstellt und gepflegt wird. Alle Inhalte stehen unter der CC0 Lizenz (Public Domain) und können frei verwendet werden.

Die Mustertexte werden als Card-Grid dargestellt. Jede Karte zeigt Name, Kategorie, Beschreibungsvorschau, Sternebewertung und Download-Zähler. Sind betroffene Paragrafen hinterlegt, werden diese als kleine Badges auf der Karte angezeigt.

Mustertexte durchsuchen:

1. Wählen Sie in der Seitennavigation Zentrale Mustertexte
2. Nutzen Sie die Filter-Leiste oben:
   • Kategorie: Dropdown mit Anzahl Vorlagen pro Kategorie
   • Suche: Freitextsuche mit automatischer Aktualisierung
   • Sortierung: Neueste, Beliebteste (Downloads), Best bewertet, Alphabetisch A-Z
3. Klicken Sie auf Tags unterhalb der Filter-Leiste, um nach Schlagworten zu filtern

Detailansicht:

Klicken Sie auf eine Karte, um das Detail-Panel rechts zu öffnen. Dort sehen Sie:

• Titel, Kategorie und Tags
• Sternebewertung (Durchschnitt und Anzahl)
• Downloads, Version und Lizenz
• Autor und Kanzlei
• Beschreibung
• Betroffene Paragrafen (z.B. § 536 BGB, § 543 BGB)
• Anmerkungen des Autors
• Inhaltsvorschau
• Versionshistorie

Ein erneuter Klick auf die gleiche Karte oder den Schließen-Button schließt das Panel.

Bewertung abgeben:

Im Detail-Panel können Sie eine Sternebewertung (1-5) abgeben. Klicken Sie auf die Sterne unter "Ihre Bewertung". Die Bewertung kann jederzeit geändert werden.

Mustertext übernehmen:

Klicken Sie im Detail-Panel auf Übernehmen. Der Mustertext wird als neue lokale Textvorlage in Ihrer Kanzlei gespeichert und kann anschließend frei angepasst werden. Ältere Versionen können über die Versionshistorie einzeln übernommen werden.

Eigene publizierte Vorlagen verwalten:

Berechtigung erforderlich

Zum Veröffentlichen und Bearbeiten benötigen Sie die Berechtigung Mustertexte veröffentlichen in Ihrer Benutzergruppe.

Aktivieren Sie den Meine-Toggle in der Filter-Leiste, um nur Ihre eigenen publizierten Vorlagen zu sehen. Auf jeder Karte erscheint dann ein Stift-Symbol zum Bearbeiten.

Beim Bearbeiten können Sie Name, Beschreibung, Paragrafen, Anmerkungen, Kategorie, Tags und Inhalt ändern. Optional können Sie eine Änderungsnotiz hinterlegen. Klicken Sie auf Aktualisieren zum Speichern.

Neue Vorlage veröffentlichen:

1. Klicken Sie auf Publizieren in der Filter-Leiste
2. Schritt 1: Wählen Sie eine lokale Vorlage als Basis oder wählen Sie "Manuell eingeben"
3. Schritt 2: Füllen Sie Name, Beschreibung, betroffene Paragrafen, Anmerkungen, Kategorie und Tags aus
4. Prüfen und bearbeiten Sie den Inhalt
5. Klicken Sie auf Publizieren

Die Vorlage ist anschließend für alle exlega-Nutzer in der zentralen Datenbank verfügbar.

E-Mail

E-Mail-Vorlagen

E-Mail-Textvorlagen werden beim Versand von E-Mails über den Postausgang verwendet. Sie können Betreff und Inhalt vordefinieren.

Neue E-Mail-Vorlage erstellen:

1. Klicken Sie auf Neu
2. Vergeben Sie einen Namen, Betreff und Kategorie
3. Erfassen Sie den E-Mail-Text
4. Speichern

Mahnungsvorlagen

Mahnungsvorlagen steuern den Inhalt der automatischen Mahnschreiben. Es gibt vier Stufen:

• Zahlungserinnerung
• 1. Mahnung
• 1. Mahnung
• Letzte Mahnung

Jede Stufe hat einen eigenen Betreff und Textkörper. Die Platzhalter werden beim Versand automatisch ersetzt.

E-Mail-Signaturen

Hier sehen Sie die E-Mail-Signaturen aller Benutzer. Signaturen werden in den persönlichen Benutzereinstellungen gepflegt.

Dokumente

Briefköpfe

Briefköpfe sind DOCX-Vorlagen mit Kopf- und Fußzeile, die als Grundlage für Schriftsätze dienen. Sie enthalten das Kanzlei-Logo, die Adresse, Bankverbindung und weitere Informationen.

Neuen Briefkopf erstellen:

1. Klicken Sie auf Neu oder Upload
2. Bei Neu wird ein leeres Dokument erstellt, das Sie in OnlyOffice bearbeiten können
3. Bei Upload laden Sie eine bestehende DOCX-Datei hoch

Platzhalter im Briefkopf:

Briefköpfe können Platzhalter wie {{empfaenger}}, {{aktenzeichen}}, {{datum}} und viele weitere enthalten. Eine vollständige Liste finden Sie über den Button Verfügbare Platzhalter oben auf der Seite.

Vollmachtsvorlagen

DOCX-Vorlagen für Vollmachten. Verwaltung analog zu Briefköpfen.

Abrechnung

Vergütungsvorlagen

DOCX-Vorlagen für Vergütungsvereinbarungen mit Mandanten.

KFA/KAA-Vorlagen

DOCX-Vorlagen für Kostenfestsetzungsanträge und Kostenausgleichsanträge.

Rechnungsvorlagen

DOCX-Vorlagen für Rechnungen. Können Platzhalter für Rechnungspositionen, Beträge und Mandantendaten enthalten.

System

Dokumententypen

Hier verwalten Sie die Kategorien, nach denen Dokumente in Akten klassifiziert werden (z.B. Schriftsatz, Rechnung, Korrespondenz). Sie können neue Typen anlegen, bestehende bearbeiten oder entfernen.

Automatische Tag-Erkennung

Die Tag-Erkennung ordnet eingehenden Dokumenten automatisch Tags zu, basierend auf Schlüsselwörtern im Dateinamen oder OCR-Text. Sie definieren Muster (kommagetrennt), die einem bestimmten Dokumententyp zugeordnet werden.

Beispiel: Das Muster rechnung, invoice, billing ordnet Dokumente, die eines dieser Wörter enthalten, automatisch dem Typ "Rechnung" zu.

OnlyOffice-Plugin

Im OnlyOffice-Editor steht über das exlega-Plugin ebenfalls ein Zugriff auf die Mustertexte zur Verfügung:

1. Öffnen Sie einen Schriftsatz im OnlyOffice-Editor
2. Im Plugin-Panel finden Sie den Tab Vorlagen
3. Wählen Sie zwischen Lokal (Ihre Kanzlei-Vorlagen) und Mustertexte (zentrale Datenbank)
4. Bei Mustertexten können Sie nach Kategorie, Suchbegriff und Sortierung (Neueste, Beliebteste, Best bewertet, A-Z) filtern
5. Jeder Eintrag zeigt Name, Kanzlei, Sternebewertung, Downloads und betroffene Paragrafen
6. Klicken Sie auf einen Eintrag für die Detailvorschau mit allen Metadaten (Autor, Version, Lizenz, Paragrafen, Anmerkungen)
7. Klicken Sie auf Einfügen — der Text wird an der aktuellen Cursorposition eingefügt

Einstellungen

Die Verbindung zur zentralen Mustertextdatenbank wird unter Einstellungen im Abschnitt Zentrale Mustertextdatenbank konfiguriert:

• API-URL: Die Adresse des zentralen Servers (Standard: https://mustertexte.exlega.de/api)
• API-Key: Der Zugangsschlüssel
• Verbindung testen: Prüft, ob der Server erreichbar ist