Bankumsätze¶

Mit dem Bankumsätze-Modul rufen Sie Kontoumsätze automatisch von Ihrer Bank ab und gleichen diese mit offenen Rechnungen ab: wahlweise automatisch oder manuell.

Übersicht¶

Die Seite zeigt alle abgerufenen Bankumsätze in einer filterbaren Tabelle. Sie können Umsätze Rechnungen und Akten zuordnen, um Zahlungseingänge direkt zu verbuchen.

Synchronisierung¶

Automatische Synchronisierung¶

Bankumsätze werden im konfigurierten Intervall automatisch abgerufen (siehe Administration > Online-Banking). Den Status und Zeitpunkt der letzten Synchronisierung sehen Sie in der Kopfzeile.

Die Synchronisierung läuft im Hintergrund: exlega synchronisiert Kontobewegungen und Kontostände mit Ihrer Bank und ruft neue Umsätze sowie Kontostände ab. Bereits importierte Umsätze werden dank Duplikaterkennung (Buchungsdatum, Betrag und Verwendungszweck) nicht erneut angelegt.

Manuelle Synchronisierung¶

Wenn Sie nicht auf den nächsten automatischen Abruf warten möchten:

Klicken Sie auf „Sync" in der Kopfzeile.
Wählen Sie das gewünschte Kanzleikonto (oder alle Konten).
Klicken Sie auf „Umsätze abrufen".
Ein Fortschritts-Modal zeigt den Import-Status.

Wann ist eine manuelle Synchronisierung sinnvoll?

Nutzen Sie die manuelle Synchronisierung, wenn Sie einen erwarteten Zahlungseingang sofort prüfen möchten: ohne auf den nächsten automatischen Abruf zu warten.

Kontoabruf freigeben (pushTAN)¶

Die Bank verlangt in regelmäßigen Abständen (etwa alle 90 Tage) eine Freigabe des Kontoabrufs in der pushTAN-App. Sobald das passiert, meldet der exlega-Bot im Kanzlei-Chat: „Kontoabruf wartet auf Freigabe". Bis zur Freigabe ruht der automatische Umsatzabruf, damit die App nicht bei jedem Abruf erneut anschlägt.

So geben Sie den Kontoabruf frei:

Öffnen Sie Einstellungen → Kanzleikonten (Abschnitt „Kontoabruf") oder den Link aus der Chat-Nachricht.
Klicken Sie Kontoabruf freigeben. exlega startet den Abruf, die Bank schickt die Push-Nachricht.
Bestätigen Sie in der pushTAN-App. Optional klicken Sie danach In der App bestätigt, sonst wartet exlega bis zu fünf Minuten von selbst.
Nach dem Abruf zeigt die Seite das Ergebnis. Bei Erfolg läuft der Umsatzabruf wieder automatisch, und der Bot meldet das im Kanzlei-Chat. Bleibt die Freigabe aus, zeigt die Seite „Keine Freigabe erhalten", und Sie können es erneut versuchen.

Solange die Freigabe aussteht, ist auch das Senden von Überweisungen über Hibiscus gesperrt.

Wenn es nicht klappt: Zeigt die Seite nach dem Abruf „Offene Aufträge in Hibiscus oder XML-RPC-Störung blockieren die Freigabe", liegen in der Hibiscus-Verwaltung noch nicht ausgeführte Aufträge. Prüfen oder löschen Sie diese dort und versuchen Sie es erneut. Verlangt die Bank keine Freigabe mehr oder wurde sie außerhalb von exlega erteilt, beendet Pause aufheben die Pause und startet den automatischen Abruf wieder, ohne Freigabe-Nachweis. Beide Fälle werden im Kanzlei-Chat gemeldet.

Berechtigung

Für den Klick ist das Recht Kontoabruf bei der Bank freigeben (pushTAN) nötig. Wer es hat, aber keine Einstellungen öffnen darf, nutzt die Seite /kontoabruf_freigabe.php (Link in der Chat-Nachricht).

Umsatz-Tabelle¶

Spalten¶

Spalte	Inhalt
Datum	Buchungsdatum
Konto	Kanzleikonto (IBAN)
Gegenkonto	Name und IBAN des Gegenkontos
Verwendungszweck	Buchungstext
Betrag	Betrag in EUR (grün = Eingang, rot = Ausgang)
Status	Abgeglichen oder Offen
Zuordnung	Verknüpfte Rechnung und/oder Akte

Filter¶

Filter	Optionen
Konto	Alle Konten oder ein einzelnes Kanzleikonto
Zeitraum	Aktueller Monat, Quartal, Jahr oder benutzerdefiniert
Status	Alle, nur offene oder nur abgeglichene
Kategorie	Alle, nur Eingänge oder nur Ausgänge
Suche	Freitextsuche nach Gegenkonto, Verwendungszweck oder Betrag

Kontostände¶

Am oberen Rand werden die aktuellen Salden Ihrer Kanzleikonten als Karten angezeigt. Voraussetzung ist die Berechtigung Aktuelle Kontostände einsehen.

Umsatz zuordnen¶

Manuelle Zuordnung¶

Klicken Sie auf einen offenen Umsatz in der Tabelle.
Im Detail-Panel wird der Umsatz mit allen Informationen angezeigt.
Das System schlägt automatisch passende Rechnungen vor: basierend auf Rechnungsnummer im Verwendungszweck, Mandatsreferenz oder Namensabgleich.
Wählen Sie die passende Rechnung aus oder suchen Sie manuell.
Optional: Passen Sie den Zahlbetrag an (z. B. bei Teilzahlungen).
Klicken Sie auf „Zuordnen".

Automatischer Abgleich¶

Klicken Sie auf „Auto-Abgleich".
Bestätigen Sie im Dialog.
Das System gleicht alle offenen Umsätze automatisch mit passenden Rechnungen ab.
Nur eindeutige Treffer mit hoher Konfidenz werden zugeordnet.

So funktioniert der automatische Abgleich

Das System nutzt drei Matching-Strategien:

Rechnungsnummer: Sucht die Rechnungsnummer im Verwendungszweck.
Mandatsreferenz: Gleicht die SEPA-Mandatsreferenz ab.
Namensabgleich: Vergleicht den Kontoinhabernamen mit dem Mandantennamen.

Treffer werden nach Konfidenz gewichtet. Nur bei eindeutigen, hochkonfidenten Treffern erfolgt die automatische Zuordnung. Uneindeutige Fälle bleiben offen und können manuell bearbeitet werden.

Zahlung buchen¶

Wenn Sie einen Umsatz einer Rechnung zuordnen, legt das System automatisch folgende Buchungen an:

Ein Zahlungseingang wird in der Rechnung verbucht.
Der offene Betrag der Rechnung wird aktualisiert.
Der Rechnungsstatus wird angepasst (teilweise bezahlt oder bezahlt).
Eine Aktenkonto-Buchung wird erstellt.
Der Bankumsatz wird als abgeglichen markiert.

Teilzahlungen

Ist der Umsatzbetrag geringer als der offene Rechnungsbetrag, verbucht das System eine Teilzahlung. Der Rechnungsstatus wechselt dann zu „teilweise bezahlt".

Rücklastschrift buchen¶

Kommt eine eingezogene Lastschrift von der Bank zurück, erscheint sie als negativer Umsatz, meist mit dem Vermerk „RETURN/REFUND“ oder „Rücklastschrift“ und einem Rückgabegrund wie AM04 (Konto nicht gedeckt) oder MD06 (Widerspruch des Zahlers).

Klicken Sie den negativen Umsatz an. Oben im Dialog erscheint der Abschnitt „Rücklastschrift buchen“ mit dem erkannten Rückgabegrund.
exlega schlägt den ursprünglichen Einzug vor, erkannt über die Ende-zu-Ende-Kennung, die Rechnungsnummer im Verwendungszweck, die Mandatsreferenz oder den Betrag. Wählen Sie den passenden Einzug aus.
Findet exlega keinen Einzug, suchen Sie die Rechnung im Abschnitt „Manuelle Zuordnung“. Danach werden die Zahlungseingänge dieser Rechnung angeboten.
Klicken Sie auf „Rücklastschrift buchen“.

Das passiert bei der Buchung:

Der Zahlungseingang wird in voller Höhe zurückgenommen. Die Rechnung steht wieder auf offen oder teilweise bezahlt und läuft beim nächsten Mahnlauf wieder mit.
Zieht die Bank mehr zurück als eingezogen wurde, wird die Differenz als offene Auslage „Rücklastschriftgebühr“ in die Akte gebucht und mit der nächsten Rechnung berechnet.
Der Umsatz wird mit Rechnung und Akte verknüpft und als abgeglichen markiert. Im Honorarkonto der Akte erscheint die Zeile „Rücklastschrift zu Rechnung …“, in der Aktengeschichte ein Eintrag.

Lastschriftmandat

Das Lastschriftmandat der Akte wird nicht automatisch geändert. Bei den Rückgabegründen MD01 (kein gültiges Mandat) und MD06 (Widerspruch) zeigt der Dialog einen Hinweis. Prüfen Sie vor dem nächsten Einzug, ob das Mandat noch gilt.

Manuelle Zahlung buchen¶

Für Zahlungen ohne Bankumsatz (z. B. Barzahlung) können Sie über den Button „Zahlung buchen" einen manuellen Zahlungseingang erfassen:

Wählen Sie die Rechnung aus (Suchfeld mit Autocomplete).
Geben Sie Betrag, Datum und Buchungstext ein.
Optional: Fügen Sie weitere Buchungen hinzu (z. B. bei aufgeteilten Zahlungen).
Klicken Sie auf „Zahlungen buchen".

Berechtigungen¶

Berechtigung	Funktion
Banking ansehen	Alle Bankumsätze einsehen und zuordnen
Nur Zahlungseingänge einsehen	Nur Zahlungseingänge einsehen
Nur Zahlungsausgänge einsehen	Nur Zahlungsausgänge einsehen
Kontosalden einsehen	Kontosalden einsehen
Aktuelle Kontostände einsehen	Aktuelle Kontostände einsehen
Finanzen ansehen	Sync-Status und Auto-Abgleich einsehen
Finanzen verwalten	Synchronisierung starten und Zahlungseingänge buchen
Administrator	Online-Banking-Konfiguration ändern
Kontoabruf bei der Bank freigeben (pushTAN)	Kontoabruf nach Aufforderung der Bank per Klick freigeben