Aktenverwaltung¶

Die Aktenverwaltung ist Ihre zentrale Anlaufstelle für alle Akten in exlega. Hier suchen, filtern und öffnen Sie bestehende Akten: oder legen neue an.

Übersicht¶

Die Seite zeigt alle Akten, auf die Sie Zugriff haben. Zwei Ansichten stehen zur Verfügung:

Kartenansicht (Standard): Jede Akte wird als Karte mit Aktenzeichen, Rubrum, Wegen und Anlagedatum dargestellt
Listenansicht: Kompakte Tabelle für schnelles Durchscrollen

Über die Toggle-Buttons oben rechts wechseln Sie zwischen den Ansichten. Ihre Wahl wird im Browser gespeichert.

Suche¶

Das Suchfeld durchsucht Aktenzeichen, Rubrum, Wegen und die Namen aller Beteiligten. Tippen Sie also den Namen eines Mandanten ein, erhalten Sie alle Akten dieses Mandanten. Die Suche startet automatisch nach einer kurzen Tippverzögerung (300 ms). Alternativ klicken Sie auf den „Suchen"-Button.

Schnellzugriff

Aktenzeichen in den Ergebnissen sind klickbar und führen direkt zur Aktendetailseite.

Filter¶

Abgelegte ausblenden¶

Blendet archivierte Akten aus. Standardmäßig aktiviert: deaktivieren Sie den Filter, um auch abgelegte Akten zu sehen.

Verwaltungsakten¶

Zeigt oder versteckt interne Verwaltungsakten (z. B. Kanzlei-Sammelakten). Standardmäßig aktiviert. Nur für Benutzer mit vollem Aktenzugriff sichtbar.

Nur eigene¶

Filtert auf Akten, bei denen Sie als Sachbearbeiter eingetragen sind. Standardmäßig deaktiviert. Nur für Benutzer mit vollem Aktenzugriff sichtbar.

Sachbearbeiter-Filter¶

Dropdown zur Filterung nach einem bestimmten Sachbearbeiter. Zeigt alle Sachbearbeiter, denen mindestens eine Akte zugeordnet ist. Nur für Benutzer mit vollem Aktenzugriff sichtbar.

Sortierung¶

Option	Beschreibung
Zuletzt geöffnet	Persönliche Reihenfolge nach Ihren letzten Zugriffen (Standard)
Anlagedatum	Nach Erstelldatum der Akte
Zuletzt geändert	Nach letzter Änderung an der Akte
Global zuletzt aufgerufen	Nach dem letzten Zugriff durch beliebige Benutzer

Favoriten¶

Akten, an denen Sie gerade arbeiten, markieren Sie mit dem Stern. Favoriten stehen in der Aktenverwaltung immer ganz oben, unabhängig von der gewählten Sortierung. Innerhalb der Favoriten gilt die gewählte Sortierung weiter.

Markieren: Klicken Sie auf den leeren Stern auf einer Karte, in einer Listenzeile oder in der Kopfzeile der Akte neben dem Rubrum. Der Stern wird gelb, die Akte rutscht nach oben.
Entfernen: Klicken Sie erneut auf den gelben Stern.

Favoriten sind persönlich: Jeder Benutzer hat seine eigene Liste. Die Filter (z. B. „Abgelegte ausblenden") gelten auch für Favoriten.

Mehrere Akten eines Mandanten

In Kombination mit dem Mandantennamen auf Karte und Listenzeile behalten Sie Beratungsmandate mit mehreren Akten im Blick: Die laufenden Akten als Favorit markieren, die übrigen bei Bedarf über die Suche nach dem Mandantennamen aufrufen.

Kartenansicht¶

Jede Akten-Karte enthält:

Aktenzeichen mit Ordner-Icon
Abgelegt-Badge (grau): bei archivierten Akten
Privat-Badge (rot, Schloss-Icon): bei eingeschränktem Zugriff
Anlagedatum oben rechts, daneben der Favoriten-Stern
Rubrum: Kurzbezeichnung der Akte
Mandant: Name des Mandanten (bei mehreren Mandanten kommagetrennt)
Wegen: Gegenstand der Akte

Ein Klick auf die Karte öffnet die Aktendetailseite. Beim Überfahren mit der Maus hebt sich die Karte leicht an.

Listenansicht¶

Die Listenansicht zeigt eine kompakte Tabelle:

Spalte	Inhalt
Stern	Favorit an- und abwählen
Aktenzeichen	Mit Ordner-Icon
Rubrum	Kurzbezeichnung
Mandant	Name des Mandanten
Wegen	Gegenstand
Anlagedatum	Erstelldatum
Status	Badges für „Abgelegt" und „Privat"

Zeilen sind klickbar und führen zur Aktendetailseite. Abgelegte Akten werden ausgegraut dargestellt.

Neue Akte anlegen¶

So legen Sie eine neue Akte an:

Klicken Sie auf „Neue Akte" oben rechts (erfordert die Berechtigung Akten anlegen)
Füllen Sie das Formular aus:

Feld	Pflicht	Beschreibung
Aktenzeichen	Automatisch	Wird beim Speichern verbindlich vergeben (Format: laufende Nr./Jahr)
Rubrum	Ja	Kurzbezeichnung, z. B. „Müller ./. Meier"
Wegen	Ja	Gegenstand der Akte, z. B. „Schadensersatz"
Sachbearbeiter	Ja	Zuständiger Bearbeiter (Dropdown)
Bemerkungen	Nein	Zusätzliche Notizen

Klicken Sie auf „Akte anlegen"
Sie werden automatisch zur neu angelegten Akte weitergeleitet

Aktenzeichen-Vergabe

Das Aktenzeichen wird automatisch als nächste laufende Nummer im aktuellen Jahr vergeben (z. B. 00042/26). Die Vorschau erscheint beim Öffnen des Dialogs. Die endgültige Vergabe erfolgt erst beim Speichern, um Lücken zu vermeiden.

XML-Import¶

Benutzer mit der Berechtigung Akten-Import sehen neben „Neue Akte" einen Dropdown-Button mit der Option „XML importieren". Dieser führt zur Import-Seite.

Paginierung¶

Die Aktenliste zeigt 15 Akten pro Seite. Bei mehr Ergebnissen erscheint am unteren Rand eine Seitennavigation mit:

« Vorherige / Nächste » Buttons
Nummerierten Seitenlinks

Zugriffskontrolle¶

Die Aktenverwaltung arbeitet mit einem mehrstufigen Zugriffsmodell:

Berechtigung	Sichtbare Akten
Akten ansehen	Alle Akten (mit Filtern für eigene/Sachbearbeiter)
eigene Akten ansehen	Nur eigene Akten (Sachbearbeiter = eigener Username) sowie freigegebene
freigegebene Akten ansehen	Nur individuell freigegebene Akten

Private Akten¶

Akten mit dem Zugriffsmodus „privat" sind nur für den Sachbearbeiter und explizit freigegebene Benutzer sichtbar. Sie erkennen private Akten am roten Schloss-Badge.

Mandanten¶

Mandanten sehen ausschließlich die Akten, die ihnen individuell freigegeben wurden. Auch die globale Suchleiste berücksichtigt diese Einschränkung.

Berechtigungen¶

Berechtigung	Funktion
Akten ansehen	Alle Akten einsehen
eigene Akten ansehen	Eigene und freigegebene Akten einsehen
freigegebene Akten ansehen	Nur freigegebene Akten einsehen
Akten anlegen	Neue Akten anlegen
Akten bearbeiten	Akten bearbeiten
Akten loeschen	Akten löschen
Akten-Freigabe verwalten	Akten für andere Benutzer freigeben
Akten-Import	XML-Import-Funktion nutzen