Aktenverwaltung¶
Die Aktenverwaltung ist Ihre zentrale Anlaufstelle für alle Akten in exlega. Hier suchen, filtern und öffnen Sie bestehende Akten: oder legen neue an.
Übersicht¶
Die Seite zeigt alle Akten, auf die Sie Zugriff haben. Zwei Ansichten stehen zur Verfügung:
- Kartenansicht (Standard): Jede Akte wird als Karte mit Aktenzeichen, Rubrum, Wegen und Anlagedatum dargestellt
- Listenansicht: Kompakte Tabelle für schnelles Durchscrollen
Über die Toggle-Buttons oben rechts wechseln Sie zwischen den Ansichten. Ihre Wahl wird im Browser gespeichert.
Suche¶
Das Suchfeld durchsucht Aktenzeichen und Rubrum. Die Suche startet automatisch nach einer kurzen Tippverzögerung (300 ms). Alternativ klicken Sie auf den „Suchen"-Button.
Schnellzugriff
Aktenzeichen in den Ergebnissen sind klickbar und führen direkt zur Aktendetailseite.
Filter¶
Abgelegte ausblenden¶
Blendet archivierte Akten aus. Standardmäßig aktiviert: deaktivieren Sie den Filter, um auch abgelegte Akten zu sehen.
Verwaltungsakten¶
Zeigt oder versteckt interne Verwaltungsakten (z. B. Kanzlei-Sammelakten). Standardmäßig aktiviert. Nur für Benutzer mit vollem Aktenzugriff sichtbar.
Nur eigene¶
Filtert auf Akten, bei denen Sie als Sachbearbeiter eingetragen sind. Standardmäßig deaktiviert. Nur für Benutzer mit vollem Aktenzugriff sichtbar.
Sachbearbeiter-Filter¶
Dropdown zur Filterung nach einem bestimmten Sachbearbeiter. Zeigt alle Sachbearbeiter, denen mindestens eine Akte zugeordnet ist. Nur für Benutzer mit vollem Aktenzugriff sichtbar.
Sortierung¶
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Zuletzt geöffnet | Persönliche Reihenfolge nach Ihren letzten Zugriffen (Standard) |
| Anlagedatum | Nach Erstelldatum der Akte |
| Zuletzt geändert | Nach letzter Änderung an der Akte |
| Global zuletzt aufgerufen | Nach dem letzten Zugriff durch beliebige Benutzer |
Kartenansicht¶
Jede Akten-Karte enthält:
- Aktenzeichen mit Ordner-Icon
- Abgelegt-Badge (grau): bei archivierten Akten
- Privat-Badge (rot, Schloss-Icon): bei eingeschränktem Zugriff
- Anlagedatum oben rechts
- Rubrum: Kurzbezeichnung der Akte
- Wegen: Gegenstand der Akte
Ein Klick auf die Karte öffnet die Aktendetailseite. Beim Überfahren mit der Maus hebt sich die Karte leicht an.
Listenansicht¶
Die Listenansicht zeigt eine kompakte Tabelle:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Aktenzeichen | Mit Ordner-Icon |
| Rubrum | Kurzbezeichnung |
| Wegen | Gegenstand |
| Anlagedatum | Erstelldatum |
| Status | Badges für „Abgelegt" und „Privat" |
Zeilen sind klickbar und führen zur Aktendetailseite. Abgelegte Akten werden ausgegraut dargestellt.
Neue Akte anlegen¶
So legen Sie eine neue Akte an:
- Klicken Sie auf „Neue Akte" oben rechts (erfordert die Berechtigung Akten anlegen)
- Füllen Sie das Formular aus:
| Feld | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Aktenzeichen | Automatisch | Wird beim Speichern verbindlich vergeben (Format: laufende Nr./Jahr) |
| Rubrum | Ja | Kurzbezeichnung, z. B. „Müller ./. Meier" |
| Wegen | Ja | Gegenstand der Akte, z. B. „Schadensersatz" |
| Sachbearbeiter | Ja | Zuständiger Bearbeiter (Dropdown) |
| Bemerkungen | Nein | Zusätzliche Notizen |
- Klicken Sie auf „Akte anlegen"
- Sie werden automatisch zur neu angelegten Akte weitergeleitet
Aktenzeichen-Vergabe
Das Aktenzeichen wird automatisch als nächste laufende Nummer im aktuellen Jahr vergeben (z. B. 00042/26). Die Vorschau erscheint beim Öffnen des Dialogs. Die endgültige Vergabe erfolgt erst beim Speichern, um Lücken zu vermeiden.
XML-Import¶
Benutzer mit der Berechtigung Akten-Import sehen neben „Neue Akte" einen Dropdown-Button mit der Option „XML importieren". Dieser führt zur Import-Seite.
Paginierung¶
Die Aktenliste zeigt 15 Akten pro Seite. Bei mehr Ergebnissen erscheint am unteren Rand eine Seitennavigation mit:
- « Vorherige / Nächste » Buttons
- Nummerierten Seitenlinks
Zugriffskontrolle¶
Die Aktenverwaltung arbeitet mit einem mehrstufigen Zugriffsmodell:
| Berechtigung | Sichtbare Akten |
|---|---|
| Akten ansehen | Alle Akten (mit Filtern für eigene/Sachbearbeiter) |
| eigene Akten ansehen | Nur eigene Akten (Sachbearbeiter = eigener Username) sowie freigegebene |
| freigegebene Akten ansehen | Nur individuell freigegebene Akten |
Private Akten¶
Akten mit dem Zugriffsmodus „privat" sind nur für den Sachbearbeiter und explizit freigegebene Benutzer sichtbar. Sie erkennen private Akten am roten Schloss-Badge.
Mandanten¶
Mandanten sehen ausschließlich die Akten, die ihnen individuell freigegeben wurden. Auch die globale Suchleiste berücksichtigt diese Einschränkung.
Berechtigungen¶
| Berechtigung | Funktion |
|---|---|
| Akten ansehen | Alle Akten einsehen |
| eigene Akten ansehen | Eigene und freigegebene Akten einsehen |
| freigegebene Akten ansehen | Nur freigegebene Akten einsehen |
| Akten anlegen | Neue Akten anlegen |
| Akten bearbeiten | Akten bearbeiten |
| Akten loeschen | Akten löschen |
| Akten-Freigabe verwalten | Akten für andere Benutzer freigeben |
| Akten-Import | XML-Import-Funktion nutzen |