Chat¶

Kommunizieren Sie direkt aus exlega heraus -- intern mit Kollegen oder extern über WhatsApp. Nachrichten lassen sich mit Akten verknüpfen, sodass die Kommunikation immer im richtigen Kontext bleibt.

Übersicht¶

Das Chat-Layout ist in zwei Bereiche aufgeteilt:

Linke Sidebar -- Liste aller Konversationen mit Suchfunktion
Rechter Bereich -- Nachrichtenverlauf und Eingabefeld

Konversationstypen¶

Typ	Symbol	Beschreibung
Kanzlei-Chat		Gruppenraum für alle Mitarbeiter
Direktnachricht	Initialen	1:1-Chat zwischen zwei Personen
Akten-Chat		Chat, der mit einer bestimmten Akte verknüpft ist
WhatsApp	(grün)	Externe Kommunikation über die WhatsApp-Bridge

Konversationen¶

Neue Konversation starten¶

Klicken Sie auf "+ Neue Nachricht"
Wählen Sie den passenden Tab:
- Intern -- zeigt alle Mitarbeiter mit Online-/Offline-Status
- WhatsApp -- durchsucht das Adressbuch nach Mobilnummer (mindestens 2 Zeichen eingeben)
Klicken Sie auf den gewünschten Kontakt

Konversationsliste¶

Jede Konversation zeigt auf einen Blick:

Avatar (typabhängig gestaltet)
Name des Kontakts oder der Gruppe
Letzte Nachricht (gekürzt)
Zeitstempel (heute: Uhrzeit, gestern: "Gestern HH:MM", älter: Datum)
Ungelesen-Badge (max. 99+)

Suche¶

Das Suchfeld oben filtert Konversationen nach Name, Aktenzeichen, Rubrum und WhatsApp-Nummer.

Der Kanzlei-Chat steht immer ganz oben, danach folgen angepinnte Chats, dann alle übrigen nach der letzten Nachricht. Über das Drei-Punkte-Menü eines Eintrags (erscheint beim Überfahren) stehen je Chat bereit:

Option	Wirkung
Anpinnen / Lösen	Hält den Chat oben in der Liste (Matrix-Favorit – gilt auch in Element)
Als gelesen markieren	Setzt die Lesemarke auf die letzte Nachricht, der Zähler verschwindet
Stummschalten / Benachrichtigungen an	Keine Benachrichtigungen und kein Ungelesen-Zähler mehr für diesen Chat
Ausblenden / Einblenden	Nimmt den Chat aus der Liste; unten zeigt „x ausgeblendete anzeigen" sie bei Bedarf wieder
Chat verlassen	Wie bisher – Akten-Chats treten bei neuen Nachrichten automatisch wieder bei

Anpinnen, Stummschalten und Ausblenden sind Matrix-Bordmittel und gelten daher auch, wenn Sie parallel einen anderen Matrix-Client (z. B. Element) verwenden. Der Kanzlei-Chat lässt sich weder ausblenden noch verlassen.

Nachrichten¶

Nachrichten senden¶

Geben Sie Ihren Text ein und drücken Sie Enter (oder klicken Sie auf den Senden-Button)
Shift+Enter erzeugt einen Zeilenumbruch
Maximale Länge: 10.000 Zeichen

Dateien senden¶

Sie haben drei Möglichkeiten, Dateien zu verschicken:

Büroklammer-Button -- Datei auswählen (PDF, Bilder, max. 35 MB)
Drag & Drop -- Datei direkt auf den Chat-Bereich ziehen
Zwischenablage -- Ctrl+V fügt Screenshots aus der Zwischenablage ein

Emojis¶

Über den Emoji-Picker wählen Sie per Klick aus einer Auswahl häufig genutzter Emojis.

Auf Nachrichten antworten¶

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht
Wählen Sie "Antworten"
Die zitierte Nachricht erscheint als Vorschau über dem Eingabefeld
Mit Esc brechen Sie die Antwort ab

Nachrichten bearbeiten und löschen¶

Eigene Nachrichten können Sie per Rechtsklick nachträglich ändern oder entfernen:

Bearbeiten -- ändert den Text; die Nachricht wird als "(bearbeitet)" gekennzeichnet
Löschen -- die Nachricht wird für alle Teilnehmer als "[Nachricht gelöscht]" angezeigt

Anhänge in den Posteingang übernehmen¶

Erhalten Sie eine Datei im Chat, die Sie ablegen möchten? Per Rechtsklick auf den Anhang und "In Posteingang speichern" übernehmen Sie die Datei direkt in den Dokumenten-Posteingang.

Akten-Chat¶

Akten-Chats sind fest mit einer Akte verknüpft:

In der Kopfzeile erscheint ein "Akte öffnen"-Button, der direkt zur Akte führt
Das Rubrum wird als Badge angezeigt
Mandanten mit der Berechtigung Akten-Chat sehen ausschließlich Akten-Chats der für sie freigegebenen Akten

exlega-Bot (Systembenachrichtigungen)¶

Der exlega-Bot (@exlega-bot:<server>) ist ein automatischer Chat-Teilnehmer, der Systembenachrichtigungen per Direktnachricht zustellt. Er schreibt Sie an, Sie können ihm nicht direkt antworten.

Wann der Bot schreibt¶

Aktuell nutzt der Bot ausschließlich den Status-Nachverfolgungs-Kanal für delegierte Aufgaben:

Statusänderung einer Aufgabe, die Sie erstellt oder als Zuständiger zugewiesen bekommen haben
Erledigung einer solchen Aufgabe
Annahme einer von Ihnen eingestellten Pool-Aufgabe durch einen Kollegen
Löschung einer delegierten Aufgabe (als Kontrollnachricht)

Details zur Empfänger-Logik finden Sie im Kapitel Kalender → Benachrichtigungen bei Aufgaben-Änderungen.

Der DM-Raum¶

Beim ersten Ereignis legt der Bot einmalig einen 1:1-DM-Raum mit Ihnen an. Sie sehen ihn in der Konversationsliste wie eine normale Direktnachricht. Die Raum-ID wird in der Datenbank gecacht, sodass alle späteren Nachrichten im selben Raum landen.

Stumm schalten

Wer die Benachrichtigungen nicht aktiv verfolgen möchte, kann den Bot-DM im Chat-Client stumm schalten. Die Nachrichten bleiben im Raum sichtbar — nur ohne Toast/Push.

Auch Aktenfreigaben meldet der Bot: Interne Benutzer (z. B. Referendare und Freie Mitarbeiter), die eine Freigabe erhalten oder verlieren, bekommen eine Direktnachricht mit Aktenzeichen, Berechtigung und Link zur Akte; Mandanten und andere externe Beteiligte nicht.

WhatsApp-Integration¶

Voraussetzungen¶

Die WhatsApp-Bridge muss durch einen Administrator eingerichtet sein
Anmeldung per QR-Code in den Einstellungen

Mitglieder verwalten¶

In WhatsApp-Chats können Sie über das Dropdown "Mitglieder einladen" weitere Mitarbeiter hinzufügen:

Einzeln -- per -Button neben dem Namen
Alle einladen -- fügt alle Mitarbeiter gleichzeitig hinzu
Bereits eingeladene Mitglieder erscheinen unterhalb des Trennstrichs

Relay-Modus¶

Alle Mitarbeiter mit der Berechtigung Chat nutzen können WhatsApp-Nachrichten lesen und beantworten. Mandanten sind vom WhatsApp-Chat ausgeschlossen.

Benachrichtigungen¶

Desktop-Benachrichtigungen bei neuen Nachrichten, wenn der Tab nicht aktiv ist
Ungelesen-Badge in der Konversationsliste
Beim Öffnen einer Konversation wird diese automatisch als gelesen markiert

Berechtigungen¶

Berechtigung	Funktion
Chat nutzen	Voller Chat-Zugriff (Kanzlei-Chat, Direktnachrichten, WhatsApp)
Akten-Chat	Nur Akten-Chats der freigegebenen Akten (für Mandanten)