Abrechnung¶

Hier verwalten Sie Rechnungen, Zahlungseingänge, Stornierungen und Gutschriften. Das Modul ist GoBD-konform aufgebaut: Rechnungen erhalten fortlaufende Nummern und können nicht gelöscht werden -- Korrekturen erfolgen ausschließlich über Storno- oder Gutschriftsrechnungen.

Übersicht¶

Die Abrechnungsseite gliedert sich in vier Tabs:

| Tab | Funktion | |---

RVG-Abrechnung¶

Bei RVG-Abrechnungen stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Fassungsauswahl pro Position¶

Jede RVG-Position kann mit einer eigenen Fassung abgerechnet werden. So können in einer Rechnung Positionen nach verschiedenen RVG-Versionen berechnet werden (z.B. Geschäftsgebühr nach RVG 2013 und Verfahrensgebühr nach RVG 2025).

Schnellauswahl¶

Button	VV-Nummer	Beschreibung
Geschäftsgebühr	2300	Rahmengebühr 0,5-2,5 (Standard: 1,3)
Verfahrensgebühr	3100	Faktor 1,3
Terminsgebühr	3104	Faktor 1,2
Einigungsgebühr	1003	Faktor 1,0
Auslagenpauschale	7002	20% der Gebühren, max. 20,00 EUR (automatisch berechnet)
Anrechnung	Vorbem. 3 Abs. 4	Automatisch: Hälfte der Geschäftsgebühr, max. 0,75 x einfache Gebühr
netto Vorschuss	--	Manueller Abzug ohne Berechnung

Anrechnung (Vorbemerkung 3 Abs. 4 VV RVG)¶

Wenn Geschäftsgebühr und Verfahrensgebühr vorhanden sind, wird die Anrechnung automatisch berechnet:

Hälfte der Geschäftsgebühr
Gedeckelt auf 0,75 x einfache Gebühr (bei Wertgebühren)
Gedeckelt auf 225,00 EUR (bei Betragsrahmengebühren)

Auslagenpauschale (Nr. 7002 VV RVG)¶

Die Pauschale wird automatisch berechnet: 20% der Summe aller Gebühren-Positionen (ohne Teil 7 Auslagen), maximal 20,00 EUR.

In einer Zeit-Rechnung bezieht sich der Button auf 20% des bisherigen Zeithonorars (ebenfalls maximal 20,00 EUR); die Position erhält dabei den Positionstyp "Honorar".

--|----------| | Rechnungen | Rechnungsliste, Statistiken, Storno und Gutschrift | | Zahlungsverkehr | Zahlungseingänge und -ausgänge | | Bankumsätze | Kontoumsätze aus dem Banking-Modul | | Mahnungen | Mahnwesen für überfällige Rechnungen |

Statistik-Karten¶

Am oberen Rand sehen Sie die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick:

Karte	Inhalt	Sichtbarkeit
Offene Rechnungen	Anzahl und Summe noch nicht bezahlter Rechnungen	Alle Benutzer
Bezahlt (Monat)	Zahlungseingänge im aktuellen Monat	Nur bei vollem Zugriff
Überfällig	Anzahl und Summe überfälliger Rechnungen (rot hervorgehoben)	Alle Benutzer
Gesamt (Jahr)	Gesamtbrutto aller Rechnungen im laufenden Jahr	Nur bei vollem Zugriff

Eigene vs. alle Rechnungen

Benutzer mit der Berechtigung eigene Abrechnungen ansehen sehen nur Statistiken und Rechnungen, die sie selbst erstellt haben. Benutzer mit Abrechnungen ansehen sehen sämtliche Rechnungen der Kanzlei.

Filter und Suche¶

Filter	Optionen
Zeitraum	Aktueller Monat / Quartal / Jahr / Benutzerdefiniert
Status	Alle / Entwurf / Versendet / Bezahlt / Überfällig
Suche	Freitextsuche nach Aktenzeichen, Mandantenname oder Rechnungsnummer
Zurücksetzen	Setzt alle Filter auf die Standardwerte zurück

Über den Schalter "Nur offene" / "Alle anzeigen" blenden Sie bezahlte Rechnungen ein oder aus.

Rechnungsliste¶

Die Tabelle zeigt alle Rechnungen mit sortierbaren Spalten:

Spalte	Inhalt
Rechnungsnr.	Fortlaufende Rechnungsnummer
Datum	Rechnungsdatum
Fälligkeit	Fälligkeitsdatum
Aktenzeichen	Verknüpfte Akte (klickbar)
Mandant	Rechnungsempfänger
Betrag	Gesamtbrutto inkl. durchlaufende Posten
Offen	Noch nicht bezahlter Betrag
Status	Farbiger Status-Badge
Aktion	Buttons für Zahlungseingang und Storno

Sortierung¶

Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Tabelle zu sortieren. Ein weiterer Klick kehrt die Sortierrichtung um.

Paginierung¶

Pro Seite werden 10 Einträge angezeigt. Die Seitennavigation finden Sie am unteren Rand.

Rechnungen erstellen¶

Rechnungen werden aus der Aktendetailseite heraus erstellt (Tab "Abrechnung"). Folgende Rechnungsarten stehen zur Verfügung:

Honorarrechnung -- basierend auf erfassten Zeiteinträgen
Auslagenrechnung -- basierend auf erfassten Auslagen
RVG-Rechnung -- nach dem Rechtsanwaltsvergätungsgesetz
Kostenfestsetzungsantrag (KFA) -- für die gerichtliche Kostenerstattung

Ablauf¶

Öffnen Sie in der Aktendetailseite den Tab "Abrechnung"
Wählen Sie die Rechnungsart und die gewünschten Positionen
Wählen Sie eine Rechnungsvorlage (Word-Template)
Die Rechnung wird als Entwurf erstellt und in OnlyOffice zur Bearbeitung geöffnet
Nach der Fertigstellung: Rechnung fertigstellen (erzeugt das finale PDF) -- im Fertigstellen-Dialog legen Sie über die Option "An Mandanten senden" die Rechnung optional direkt versandfertig in den Postausgang
Setzen Sie den Status auf "Versendet", sobald die Rechnung verschickt ist

Abrechnungsart je Rechnung wählen

Oben in der Infobox des Dialogs "Rechnung erstellen" wechseln Sie mit dem Umschalter "Zeitabrechnung | RVG-Abrechnung" zwischen beiden Abrechnungsarten. Vorbelegt ist die in der Akte hinterlegte Abrechnungsart -- die Wahl gilt aber nur für die gerade erstellte Rechnung: Die Abrechnungsart der Akte selbst bleibt unverändert und wird beim nächsten Öffnen des Dialogs wieder vorgeschlagen. So können Sie z. B. in einer Zeitabrechnungs-Akte einzelne Rechnungen nach RVG stellen (und umgekehrt). Beim Wechsel auf Zeitabrechnung werden die offenen Zeiteinträge geladen; bereits erfasste Eingaben des jeweils anderen Modus gehen beim Umschalten nicht verloren.

Durchlaufende Posten

Auslagen können als "durchlaufende Posten" markiert werden. Diese werden ohne Umsatzsteuer berechnet und auf der Rechnung separat ausgewiesen.

E-Mail-Vorlagen für den Rechnungsversand¶

Aktivieren Sie im Fertigstellen-Dialog "An Mandanten senden" mit Versandweg E-Mail -- oder versenden Sie eine automatisch erzeugte Rechnung aus einem Rechnungs-Abo --, wird der Begleittext der E-Mail nicht frei eingegeben, sondern aus einer E-Mail-Vorlage der Kategorie "Rechnungsübersendung" aufgebaut (Vorlagen → E-Mail-Vorlagen, siehe Handbuchseite Vorlagenverwaltung). Je nach Zahlungsart wird automatisch die passende Vorlage gewählt:

Vorlage	Wird verwendet bei ...
Rechnung (Überweisung)	Zahlungsart Überweisung (Standard)
Rechnung (SEPA-Lastschrift)	Zahlungsart SEPA-Lastschrift -- im Fertigstellen-Dialog vorausgewählt, sobald zur Rechnung bereits eine SEPA-Lastschrift erfasst wurde, aber manuell umschaltbar
Gutschrift	Storno/Gutschrift -- siehe Storno und Gutschrift

Platzhalter, Anrede und Signatur

In den Vorlagen stehen die Platzhalter {{briefanrede}}, {{rechnungsnummer}}, {{rechnungsbetrag}}, {{faelligkeitsdatum}}, {{zahlungsfrist}} und {{aktenzeichen}} zur Verfügung. Die Briefanrede wird automatisch aus dem Kontakt des Empfängers befüllt, die E-Mail-Signatur des Akten-Sachbearbeiters wird beim Versand automatisch angehängt.

Vorlagennamen nicht ändern

Der Versand findet die passende Vorlage anhand ihres exakten Namens -- "Rechnung (Überweisung)", "Rechnung (SEPA-Lastschrift)" und "Gutschrift" dürfen daher nicht umbenannt werden. Betreff und Vorlagentext sind dagegen frei anpassbar. Fehlt eine der drei Vorlagen, greift ein eingebauter Standardtext.

Wiederkehrende Rechnungen¶

Für regelmäßig wiederkehrende Abrechnungen -- etwa eine monatliche Betreuungspauschale -- können Sie pro Akte ein Rechnungs-Abo einrichten. Ein täglicher Hintergrundlauf erstellt zum jeweiligen Stichtag automatisch eine fertige Rechnung (mit eingebettetem ZUGFeRD-Datensatz), legt sie versandfertig in den Postausgang und erfasst auf Wunsch die zugehörige SEPA-Lastschrift.

Die Verwaltung finden Sie in der Aktendetailseite im Tab "Abrechnung" in der Karte "Wiederkehrende Rechnungen".

Ein Abo anlegen¶

Klicken Sie auf "Neu" und füllen Sie den Dialog aus:

Feld	Bedeutung
Bezeichnung	Interner Name des Abos (erscheint im Aktenprotokoll und als Leistungstext)
Abrechnungsart	Pauschale, Zeiterfassung oder Kombiniert (siehe unten)
Intervall	Monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich
Erster Stichtag	Datum des ersten automatischen Laufs
Ende am	Optional -- nach diesem Datum wird kein weiterer Lauf ausgeführt
Steuersatz	Umsatzsteuersatz der erzeugten Rechnungen (Standard 19 %)
Zahlungsziel (Tage)	Frist bis zur Fälligkeit ab Rechnungsdatum (Standard 14)
Rechnungsvorlage	Das Word-Template (der Briefkopf) für die erzeugten Rechnungen
Versandweg	E-Mail, ePost oder Brief -- bestimmt den Postausgang-Eintrag
SEPA-Lastschrift	Erfasst je Rechnung automatisch eine Lastschrift (siehe unten)
Einzug nach (Tagen)	Vorlauf bis zum SEPA-Einzug ab Rechnungsdatum (Standard 7)
Kopie an Steuerberatung	Legt zusätzlich einen Postausgang an die hinterlegte DATEV-Adresse an
Rechnungsempfänger	Standardmäßig der Mandant der Akte; optional ein anderer Beteiligter
Empfänger-E-Mail	Auswahl aus den beim Kontakt hinterlegten Adressen — die Rechnungs-E-Mail steht an erster Stelle und ist vorausgewählt; die gewählte Adresse gilt auch für spätere Mahnungen
Positionen	Pauschalposten -- je Zeile eine Beschreibung und ein Betrag

Abrechnungsarten¶

Art	Inhalt der erzeugten Rechnung
Pauschale	Die im Abo hinterlegten festen Positionen (Beschreibung + Betrag)
Zeiterfassung	Alle bis zum Stichtag offenen Zeiteinträge der Akte werden abgerechnet und als "abgerechnet" markiert
Kombiniert	Feste Pauschalpositionen und offene Zeiteinträge in einer Rechnung

Leerer Zeitabrechnungs-Lauf

Ergibt sich beim Stichtag keine einzige Position (reine Zeitabrechnung ohne offene Einträge), wird der Lauf übersprungen und nur der nächste Termin fortgeschrieben -- es entsteht keine Leerrechnung.

Automatischer Ablauf¶

Der tägliche Lauf erzeugt für jedes fällige Abo eine Rechnung und legt sie mit dem Status "Bereit" in den Postausgang. Der eigentliche Versand wird weiterhin manuell ausgelöst -- so bleibt ein Kontrollpunkt erhalten. Jeder Lauf wird im Aktenprotokoll vermerkt.

Lag der Stichtag mehrere Intervalle zurück (z.B. weil ein Abo längere Zeit pausiert war), wird genau eine Rechnung erstellt und der Termin bis in die Zukunft fortgeschrieben -- es werden keine Rechnungen für jedes verpasste Intervall nachgeholt.

SEPA-Lastschrift¶

Ist die Lastschrift-Option aktiviert, wird zu jeder erzeugten Rechnung automatisch ein Lastschrift-Eintrag im Zahlungsverkehr angelegt, der über den gewohnten SEPA-Export eingezogen werden kann. Voraussetzung ist ein gültiges SEPA-Mandat in der Akte (Mandatsreferenz hinterlegt) sowie ein aktives Honorarkonto mit Gläubiger-ID. Das Einzugsdatum liegt um die eingestellte Vorlauffrist nach dem Rechnungsdatum.

Lastschrift- oder Überweisungstext

Ob auf der Rechnung ein Lastschrift- oder ein Überweisungshinweis steht, bestimmt allein die gewählte Rechnungsvorlage. Hinterlegen Sie dafür bei Bedarf eine eigene Vorlage mit Lastschrifttext.

Status und Aktionen¶

Status	Bedeutung
Aktiv	Das Abo wird bei jedem fälligen Stichtag ausgeführt
Pausiert	Vorübergehend ausgesetzt; wird nicht ausgeführt
Beendet	Enddatum erreicht oder manuell beendet

Über die Aktions-Buttons jeder Zeile können Sie ein Abo bearbeiten, pausieren/fortsetzen, beenden oder löschen. Erzeugte Rechnungen bleiben beim Löschen erhalten.

Automatische Pausierung bei Fehlern

Schlägt ein Lauf fehl (z.B. fehlende E-Mail-Adresse beim Versandweg E-Mail oder ein ungültiges SEPA-Mandat), versucht das System es am Folgetag erneut. Nach drei aufeinanderfolgenden Fehlversuchen wird das Abo automatisch pausiert; der Fehlergrund wird am Status angezeigt. Korrigieren Sie die Ursache und setzen Sie das Abo anschließend wieder fort.

Zahlungseingang buchen¶

Klicken Sie in der Rechnungsliste auf den Zahlungseingang-Button (grünes Euro-Symbol)
Im Dialog sehen Sie den Gesamtbetrag und den offenen Restbetrag
Klicken Sie auf "Zahlungseingang buchen"
Sie werden zum Zahlungsverkehr weitergeleitet, wo Sie den Betrag erfassen

Storno und Gutschrift¶

Gesamtstorno¶

Storniert die komplette Rechnung. Es wird automatisch eine eigenständige Korrekturrechnung mit eigener fortlaufender Nummer erzeugt.

Teilgutschrift¶

Erstellt eine Gutschrift über einen Teilbetrag. Auch hier wird eine eigene Rechnungsnummer vergeben.

So gehen Sie vor¶

Klicken Sie auf den Storno-Button in der Rechnungsliste
Wählen Sie "Storno / Gutschrift erstellen"
Entscheiden Sie: Gesamtbetrag stornieren oder Teilbetrag gutschreiben
Bei Teilgutschrift: Geben Sie den Betrag ein
Wählen Sie den Grund: Fehlerhafte Rechnung / Kulanzgutschrift / Nachträglicher Rabatt / Sonstiges
Wählen Sie eine Rechnungsvorlage
Klicken Sie auf "Storno/Gutschrift erstellen"

E-Mail-Vorlage für Gutschriften

Beim Versand per E-Mail wird für Gutschriften automatisch die Vorlage „Gutschrift" aus der Kategorie „Rechnungsübersendung" verwendet (Standard-Betreff „Gutschrift {{rechnungsnummer}} / Akte {{aktenzeichen}}"). Mandanten erhalten so einen passenden Begleittext statt der Zahlungsaufforderung aus dem regulären Rechnungsversand. Details zu Vorlagen, Platzhaltern und der Namensbindung siehe E-Mail-Vorlagen für den Rechnungsversand.

GoBD-Konformität

Gemäß Paragraph 146 AO werden Rechnungen weder gelöscht noch überschrieben. Stornierungen erzeugen immer eine eigenständige Korrekturrechnung mit eigener Nummer. Eine bereits stornierte Rechnung kann nicht erneut storniert werden.

PDF-Export¶

Sie können alle Rechnungen eines Zeitraums gesammelt als ZIP-Archiv herunterladen:

Klicken Sie auf "PDF-Export" in der Kopfzeile der Rechnungsliste
Wählen Sie den Zeitraum (Von- und Bis-Datum)
Klicken Sie auf "Herunterladen"
Ein ZIP-Archiv mit allen Rechnungs-PDFs wird erstellt und heruntergeladen

Status-Workflow¶

graph LR
    A[Entwurf] -->|Fertigstellen| B[Versendet]
    B -->|Zahlung| C[Teilweise bezahlt]
    C -->|Vollständig| D[Bezahlt]
    B -->|Vollständig| D
    B -->|Fälligkeit überschritten| E[Überfällig]
    B -->|Storno| F[Storniert]

Status	Farbe	Bedeutung
Entwurf	Gelb	Rechnung wird noch in OnlyOffice bearbeitet
Versendet	Blau	Rechnung wurde an den Mandanten verschickt
Teilweise bezahlt	Cyan	Mindestens eine Teilzahlung ist eingegangen
Bezahlt	Grün	Vollständig bezahlt
Überfällig	Rot	Fälligkeitsdatum überschritten, Zahlung steht noch aus
Storniert	Grau	Durch Korrekturrechnung storniert

Berechtigungen¶

Berechtigung	Funktion
Abrechnungen ansehen	Alle Rechnungen und Statistiken einsehen
eigene Abrechnungen ansehen	Nur eigene Rechnungen und Statistiken einsehen
Abrechnungen bearbeiten	Rechnungen erstellen, stornieren und Gutschriften anlegen
Finanzen ansehen	Controlling-Übersicht mit Drill-Down-Statistiken