Abrechnung¶
Hier verwalten Sie Rechnungen, Zahlungseingänge, Stornierungen und Gutschriften. Das Modul ist GoBD-konform aufgebaut: Rechnungen erhalten fortlaufende Nummern und können nicht gelöscht werden -- Korrekturen erfolgen ausschließlich über Storno- oder Gutschriftsrechnungen.
Übersicht¶
Die Abrechnungsseite gliedert sich in vier Tabs:
| Tab | Funktion | |---
RVG-Abrechnung¶
Bei RVG-Abrechnungen stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
Fassungsauswahl pro Position¶
Jede RVG-Position kann mit einer eigenen Fassung abgerechnet werden. So können in einer Rechnung Positionen nach verschiedenen RVG-Versionen berechnet werden (z.B. Geschäftsgebühr nach RVG 2013 und Verfahrensgebühr nach RVG 2025). Die Auswahl erscheint je Zeile, sobald in der RVG-Verwaltung mehr als eine Fassung angelegt ist, und ist mit der aktuellen Fassung vorbelegt.
Die Fassung der Zeile bestimmt die Gebührentabelle, den Standardfaktor und bei Festbetrags- und Betragsrahmengebühren den Betrag (z.B. Beratungsgebühr Nr. 2501: 38,50 EUR nach RVG 2021, 42,00 EUR nach RVG 2025). Beim Wechsel der Fassung wird die Position neu berechnet; ein von Ihnen geänderter Faktor bleibt erhalten. Auch VV-Nummern, die es nur in älteren Fassungen gibt, werden mit der passenden Fassung gefunden. Gibt es eine Nummer in der gewählten Fassung nicht, erscheint ein Hinweis und die Auswahl springt zurück.
Dieselbe Fassungswahl steht im Kostenfestsetzungsantrag und im RVG-Rechner der exlega-Seitenleiste des Editors zur Verfügung (siehe Schriftsätze).
Schnellauswahl¶
| Button | VV-Nummer | Beschreibung |
|---|---|---|
| Geschäftsgebühr | 2300 | Rahmengebühr 0,5-2,5 (Standard: 1,3) |
| Verfahrensgebühr | 3100 | Faktor 1,3 |
| Terminsgebühr | 3104 | Faktor 1,2 |
| Einigungsgebühr | 1003 | Faktor 1,0 |
| Auslagenpauschale | 7002 | 20% der Gebühren, max. 20,00 EUR (automatisch berechnet) |
| Anrechnung | Vorbem. 3 Abs. 4 | Automatisch: Hälfte der Geschäftsgebühr, max. 0,75 x einfache Gebühr |
| netto Vorschuss | -- | Manueller Abzug ohne Berechnung |
Anrechnung (Vorbemerkung 3 Abs. 4 VV RVG)¶
Wenn Geschäftsgebühr und Verfahrensgebühr vorhanden sind, wird die Anrechnung automatisch berechnet:
- Hälfte der Geschäftsgebühr
- Gedeckelt auf 0,75 x einfache Gebühr (bei Wertgebühren)
- Gedeckelt auf 225,00 EUR (bei Betragsrahmengebühren)
Auslagenpauschale (Nr. 7002 VV RVG)¶
Die Pauschale wird automatisch berechnet: 20% der Summe aller Gebühren-Positionen (ohne Teil 7 Auslagen), maximal 20,00 EUR. Der RVG-Rechner in der exlega-Seitenleiste des Editors rechnet nach derselben Regel.
In einer Zeit-Rechnung bezieht sich der Button auf 20% des bisherigen Zeithonorars (ebenfalls maximal 20,00 EUR); die Position erhält dabei den Positionstyp "Honorar".
--|----------| | Rechnungen | Rechnungsliste, Statistiken, Storno und Gutschrift | | Zahlungsverkehr | Zahlungseingänge und -ausgänge | | Bankumsätze | Kontoumsätze aus dem Banking-Modul | | Mahnungen | Mahnwesen für überfällige Rechnungen |
Statistik-Karten¶
Am oberen Rand sehen Sie die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick:
| Karte | Inhalt | Sichtbarkeit |
|---|---|---|
| Offene Rechnungen | Anzahl und Summe noch nicht bezahlter Rechnungen | Alle Benutzer |
| Bezahlt (Monat) | Zahlungseingänge im aktuellen Monat | Nur bei vollem Zugriff |
| Überfällig | Anzahl und Summe überfälliger Rechnungen (rot hervorgehoben) | Alle Benutzer |
| Gesamt (Jahr) | Gesamtbrutto aller Rechnungen im laufenden Jahr | Nur bei vollem Zugriff |
Eigene vs. alle Rechnungen
Benutzer mit der Berechtigung eigene Abrechnungen ansehen sehen nur Statistiken und Rechnungen, die sie selbst erstellt haben. Benutzer mit Abrechnungen ansehen sehen sämtliche Rechnungen der Kanzlei.
Filter und Suche¶
| Filter | Optionen |
|---|---|
| Zeitraum | Aktueller Monat / Quartal / Jahr / Benutzerdefiniert |
| Status | Alle / Entwurf / Versendet / Bezahlt / Überfällig |
| Suche | Freitextsuche nach Aktenzeichen, Mandantenname oder Rechnungsnummer |
| Zurücksetzen | Setzt alle Filter auf die Standardwerte zurück |
Über den Schalter "Nur offene" / "Alle anzeigen" blenden Sie bezahlte Rechnungen ein oder aus.
Rechnungsliste¶
Die Tabelle zeigt alle Rechnungen mit sortierbaren Spalten:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Rechnungsnr. | Fortlaufende Rechnungsnummer |
| Datum | Rechnungsdatum |
| Fälligkeit | Fälligkeitsdatum |
| Aktenzeichen | Verknüpfte Akte (klickbar) |
| Mandant | Rechnungsempfänger |
| Betrag | Gesamtbrutto inkl. durchlaufende Posten |
| Offen | Noch nicht bezahlter Betrag |
| Status | Farbiger Status-Badge |
| Aktion | Buttons für Zahlungseingang und Storno |
Sortierung¶
Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Tabelle zu sortieren. Ein weiterer Klick kehrt die Sortierrichtung um.
Paginierung¶
Pro Seite werden 10 Einträge angezeigt. Die Seitennavigation finden Sie am unteren Rand.
Rechnungen erstellen¶
Rechnungen werden aus der Aktendetailseite heraus erstellt (Tab "Abrechnung"). Folgende Rechnungsarten stehen zur Verfügung:
- Honorarrechnung -- basierend auf erfassten Zeiteinträgen
- Auslagenrechnung -- basierend auf erfassten Auslagen
- RVG-Rechnung -- nach dem Rechtsanwaltsvergätungsgesetz
- Kostenfestsetzungsantrag (KFA) -- für die gerichtliche Kostenerstattung
Ablauf¶
- Öffnen Sie in der Aktendetailseite den Tab "Abrechnung"
- Wählen Sie die Rechnungsart und die gewünschten Positionen
- Wählen Sie eine Rechnungsvorlage (Word-Template)
- Die Rechnung wird als Entwurf erstellt und in OnlyOffice zur Bearbeitung geöffnet
- Nach der Fertigstellung: Rechnung fertigstellen (erzeugt das finale PDF) -- im Fertigstellen-Dialog legen Sie über die Option "An Mandanten senden" die Rechnung optional direkt versandfertig in den Postausgang
- Setzen Sie den Status auf "Versendet", sobald die Rechnung verschickt ist
Abrechnungsart je Rechnung wählen
Oben in der Infobox des Dialogs "Rechnung erstellen" wechseln Sie mit dem Umschalter "Zeitabrechnung | RVG-Abrechnung" zwischen beiden Abrechnungsarten. Vorbelegt ist die in der Akte hinterlegte Abrechnungsart -- die Wahl gilt aber nur für die gerade erstellte Rechnung: Die Abrechnungsart der Akte selbst bleibt unverändert und wird beim nächsten Öffnen des Dialogs wieder vorgeschlagen. So können Sie z. B. in einer Zeitabrechnungs-Akte einzelne Rechnungen nach RVG stellen (und umgekehrt). Beim Wechsel auf Zeitabrechnung werden die offenen Zeiteinträge geladen; bereits erfasste Eingaben des jeweils anderen Modus gehen beim Umschalten nicht verloren.
Durchlaufende Posten
Auslagen können als "durchlaufende Posten" markiert werden. Diese werden ohne Umsatzsteuer berechnet und auf der Rechnung separat ausgewiesen.
E-Mail-Vorlagen für den Rechnungsversand¶
Aktivieren Sie im Fertigstellen-Dialog "An Mandanten senden" mit Versandweg E-Mail -- oder versenden Sie eine automatisch erzeugte Rechnung aus einem Rechnungs-Abo --, wird der Begleittext der E-Mail nicht frei eingegeben, sondern aus einer E-Mail-Vorlage der Kategorie "Rechnungsübersendung" aufgebaut (Vorlagen → E-Mail-Vorlagen, siehe Handbuchseite Vorlagenverwaltung). Je nach Zahlungsart wird automatisch die passende Vorlage gewählt:
| Vorlage | Wird verwendet bei ... |
|---|---|
| Rechnung (Überweisung) | Zahlungsart Überweisung (Standard) |
| Rechnung (SEPA-Lastschrift) | Zahlungsart SEPA-Lastschrift -- im Fertigstellen-Dialog vorausgewählt, sobald zur Rechnung bereits eine SEPA-Lastschrift erfasst wurde, aber manuell umschaltbar |
| Gutschrift | Storno/Gutschrift -- siehe Storno und Gutschrift |
Platzhalter, Anrede und Signatur
In den Vorlagen stehen die Platzhalter {{briefanrede}}, {{rechnungsnummer}}, {{rechnungsbetrag}}, {{faelligkeitsdatum}}, {{zahlungsfrist}} und {{aktenzeichen}} zur Verfügung. Die Briefanrede wird automatisch aus dem Kontakt des Empfängers befüllt, die E-Mail-Signatur des Akten-Sachbearbeiters wird beim Versand automatisch angehängt.
Vorlagennamen nicht ändern
Der Versand findet die passende Vorlage anhand ihres exakten Namens -- "Rechnung (Überweisung)", "Rechnung (SEPA-Lastschrift)" und "Gutschrift" dürfen daher nicht umbenannt werden. Betreff und Vorlagentext sind dagegen frei anpassbar. Fehlt eine der drei Vorlagen, greift ein eingebauter Standardtext.
Wiederkehrende Rechnungen¶
Rechnungen aus Abos ohne SEPA-Lastschrift enthalten automatisch einen Zahlungs-QR-Code (GiroCode) mit dem ersten aktiven Honorarkonto der Kanzlei; bei Lastschrift-Abos entfällt der QR-Code bewusst.
Abrechnungsart „Pauschale"
Steht die Abrechnungsart der Akte auf Pauschale, ist die wiederkehrende Rechnung der einzige Abrechnungsweg der Akte: Turnus, erster Lauf und Betrag leben hier, die Akte zeigt sie im Block Pauschale an. Ein Wechsel der Abrechnungsart verändert das Abo nicht, und ein beendetes oder gelöschtes Abo verändert die Abrechnungsart nicht – die Akte warnt dann nur, dass nichts abgerechnet wird.
Für regelmäßig wiederkehrende Abrechnungen -- etwa eine monatliche Betreuungspauschale -- können Sie pro Akte ein Rechnungs-Abo einrichten. Ein täglicher Hintergrundlauf erstellt zum jeweiligen Stichtag automatisch eine fertige Rechnung (mit eingebettetem ZUGFeRD-Datensatz), legt sie versandfertig in den Postausgang und erfasst auf Wunsch die zugehörige SEPA-Lastschrift.
Die Verwaltung finden Sie in der Aktendetailseite im Tab "Abrechnung" in der Karte "Wiederkehrende Rechnungen".
Ein Abo anlegen¶
Klicken Sie auf "Neu" und füllen Sie den Dialog aus:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | Interner Name des Abos (erscheint im Aktenprotokoll und als Leistungstext) |
| Abrechnungsart | Pauschale, Zeiterfassung oder Kombiniert (siehe unten) |
| Intervall | Monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich |
| Erster Stichtag | Datum des ersten automatischen Laufs |
| Ende am | Optional -- nach diesem Datum wird kein weiterer Lauf ausgeführt |
| Steuersatz | Umsatzsteuersatz der erzeugten Rechnungen (Standard 19 %) |
| Zahlungsziel (Tage) | Frist bis zur Fälligkeit ab Rechnungsdatum (Standard 14) |
| Rechnungsvorlage | Das Word-Template (der Briefkopf) für die erzeugten Rechnungen |
| Versandweg | E-Mail, ePost oder Brief -- bestimmt den Postausgang-Eintrag |
| SEPA-Lastschrift | Erfasst je Rechnung automatisch eine Lastschrift (siehe unten) |
| Einzug nach (Tagen) | Vorlauf bis zum SEPA-Einzug ab Rechnungsdatum (Standard 7) |
| Kopie an Steuerberatung | Legt zusätzlich einen Postausgang an die hinterlegte DATEV-Adresse an |
| Rechnungsempfänger | Standardmäßig der Mandant der Akte; optional ein anderer Beteiligter |
| Empfänger-E-Mail | Auswahl aus den beim Kontakt hinterlegten Adressen — die Rechnungs-E-Mail steht an erster Stelle und ist vorausgewählt; die gewählte Adresse gilt auch für spätere Mahnungen |
| Positionen | Pauschalposten -- je Zeile eine Beschreibung und ein Betrag |
Abrechnungsarten¶
| Art | Inhalt der erzeugten Rechnung |
|---|---|
| Pauschale | Die im Abo hinterlegten festen Positionen (Beschreibung + Betrag) |
| Zeiterfassung | Alle bis zum Stichtag offenen Zeiteinträge der Akte werden abgerechnet und als "abgerechnet" markiert |
| Kombiniert | Feste Pauschalpositionen und offene Zeiteinträge in einer Rechnung |
Leerer Zeitabrechnungs-Lauf
Ergibt sich beim Stichtag keine einzige Position (reine Zeitabrechnung ohne offene Einträge), wird der Lauf übersprungen und nur der nächste Termin fortgeschrieben -- es entsteht keine Leerrechnung.
Automatischer Ablauf¶
Der tägliche Lauf erzeugt für jedes fällige Abo eine Rechnung und legt sie mit dem Status "Bereit" in den Postausgang. Der eigentliche Versand wird weiterhin manuell ausgelöst -- so bleibt ein Kontrollpunkt erhalten. Jeder Lauf wird im Aktenprotokoll vermerkt.
Lag der Stichtag mehrere Intervalle zurück (z.B. weil ein Abo längere Zeit pausiert war), wird genau eine Rechnung erstellt und der Termin bis in die Zukunft fortgeschrieben -- es werden keine Rechnungen für jedes verpasste Intervall nachgeholt.
SEPA-Lastschrift¶
Ist die Lastschrift-Option aktiviert, wird zu jeder erzeugten Rechnung automatisch ein Lastschrift-Eintrag im Zahlungsverkehr angelegt, der über den gewohnten SEPA-Export eingezogen werden kann. Voraussetzung ist ein gültiges SEPA-Mandat in der Akte (Mandatsreferenz hinterlegt) sowie ein aktives Honorarkonto mit Gläubiger-ID. Das Einzugsdatum liegt um die eingestellte Vorlauffrist nach dem Rechnungsdatum.
Lastschrift- oder Überweisungstext
Ob auf der Rechnung ein Lastschrift- oder ein Überweisungshinweis steht, bestimmt allein die gewählte Rechnungsvorlage. Hinterlegen Sie dafür bei Bedarf eine eigene Vorlage mit Lastschrifttext.
Status und Aktionen¶
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Aktiv | Das Abo wird bei jedem fälligen Stichtag ausgeführt |
| Pausiert | Vorübergehend ausgesetzt; wird nicht ausgeführt |
| Beendet | Enddatum erreicht oder manuell beendet |
Über die Aktions-Buttons jeder Zeile können Sie ein Abo bearbeiten, pausieren/fortsetzen, beenden oder löschen. Erzeugte Rechnungen bleiben beim Löschen erhalten.
Automatische Pausierung bei Fehlern
Schlägt ein Lauf fehl (z.B. fehlende E-Mail-Adresse beim Versandweg E-Mail oder ein ungültiges SEPA-Mandat), versucht das System es am Folgetag erneut. Nach drei aufeinanderfolgenden Fehlversuchen wird das Abo automatisch pausiert; der Fehlergrund wird am Status angezeigt. Korrigieren Sie die Ursache und setzen Sie das Abo anschließend wieder fort.
Zahlungseingang buchen¶
- Klicken Sie in der Rechnungsliste auf den Zahlungseingang-Button (grünes Euro-Symbol)
- Im Dialog sehen Sie den Gesamtbetrag und den offenen Restbetrag
- Klicken Sie auf "Zahlungseingang buchen"
- Sie werden zum Zahlungsverkehr weitergeleitet, wo Sie den Betrag erfassen
Storno und Gutschrift¶
Gesamtstorno¶
Storniert die komplette Rechnung. Es wird automatisch eine eigenständige Korrekturrechnung mit eigener fortlaufender Nummer erzeugt.
Teilgutschrift¶
Erstellt eine Gutschrift über einen Teilbetrag. Auch hier wird eine eigene Rechnungsnummer vergeben.
So gehen Sie vor¶
- Klicken Sie auf den Storno-Button in der Rechnungsliste
- Wählen Sie "Storno / Gutschrift erstellen"
- Entscheiden Sie: Gesamtbetrag stornieren oder Teilbetrag gutschreiben
- Bei Teilgutschrift: Geben Sie den Nettobetrag ein -- die Umsatzsteuer der Rechnung wird automatisch ergänzt, der resultierende Bruttobetrag der Gutschrift wird direkt unter dem Feld angezeigt
- Wählen Sie den Grund: Fehlerhafte Rechnung / Kulanzgutschrift / Nachträglicher Rabatt / Sonstiges
- Wählen Sie eine Rechnungsvorlage
- Klicken Sie auf "Storno/Gutschrift erstellen"
E-Mail-Vorlage für Gutschriften
Beim Versand per E-Mail wird für Gutschriften automatisch die Vorlage „Gutschrift" aus der Kategorie „Rechnungsübersendung" verwendet (Standard-Betreff „Gutschrift {{rechnungsnummer}} / Akte {{aktenzeichen}}"). Mandanten erhalten so einen passenden Begleittext statt der Zahlungsaufforderung aus dem regulären Rechnungsversand. Details zu Vorlagen, Platzhaltern und der Namensbindung siehe E-Mail-Vorlagen für den Rechnungsversand.
Korrektur als Entwurf -- und wieder löschen
Storno und Gutschrift entstehen zunächst als Entwurf (Akte → Dokumente → Entwürfe) und werden erst beim Fertigstellen zur gültigen Korrekturrechnung. Die Ursprungsrechnung bleibt im Aktenkonto so lange sichtbar, bis die Korrektur fertiggestellt ist. Löschen Sie einen Korrektur-Entwurf wieder (Papierkorb-Symbol in der Entwürfe-Liste), wird die Verbuchung auf der Ursprungsrechnung vollständig zurückgenommen: Ein Gesamtstorno wird aufgehoben, bei Teilgutschrift und Verrechnung wird der offene Betrag wiederhergestellt. Die Rechnungsnummer des gelöschten Entwurfs wird für die nächste Rechnung erneut vergeben.
GoBD-Konformität
Gemäß Paragraph 146 AO werden Rechnungen weder gelöscht noch überschrieben. Stornierungen erzeugen immer eine eigenständige Korrekturrechnung mit eigener Nummer. Eine bereits stornierte Rechnung kann nicht erneut storniert werden.
PDF-Export¶
Sie können alle Rechnungen eines Zeitraums gesammelt als ZIP-Archiv herunterladen:
- Klicken Sie auf "PDF-Export" in der Kopfzeile der Rechnungsliste
- Wählen Sie den Zeitraum (Von- und Bis-Datum)
- Klicken Sie auf "Herunterladen"
- Ein ZIP-Archiv mit allen Rechnungs-PDFs wird erstellt und heruntergeladen
Status-Workflow¶
graph LR
A[Entwurf] -->|Fertigstellen| B[Versendet]
B -->|Zahlung| C[Teilweise bezahlt]
C -->|Vollständig| D[Bezahlt]
B -->|Vollständig| D
B -->|Fälligkeit überschritten| E[Überfällig]
B -->|Storno| F[Storniert]| Status | Farbe | Bedeutung |
|---|---|---|
| Entwurf | Gelb | Rechnung wird noch in OnlyOffice bearbeitet |
| Versendet | Blau | Rechnung wurde an den Mandanten verschickt |
| Teilweise bezahlt | Cyan | Mindestens eine Teilzahlung ist eingegangen |
| Bezahlt | Grün | Vollständig bezahlt |
| Überfällig | Rot | Fälligkeitsdatum überschritten, Zahlung steht noch aus |
| Storniert | Grau | Durch Korrekturrechnung storniert |
Berechtigungen¶
| Berechtigung | Funktion |
|---|---|
| Abrechnungen ansehen | Alle Rechnungen und Statistiken einsehen |
| eigene Abrechnungen ansehen | Nur eigene Rechnungen und Statistiken einsehen |
| Abrechnungen bearbeiten | Rechnungen erstellen, stornieren und Gutschriften anlegen |
| Finanzen ansehen | Controlling-Übersicht mit Drill-Down-Statistiken |