Diktate¶

Mit der Diktatfunktion nehmen Sie Diktate direkt im Browser auf, weisen sie zu und lassen sie transkribieren. Jede Aufnahme wird automatisch als platzsparende MP3-Datei gespeichert.

Diktat aufnehmen¶

Öffnen Sie in der Akte den Reiter Diktate und klicken Sie auf „Diktat aufnehmen". Das Aufnahme-Fenster bietet:

Mikrofon wählen – bei mehreren Geräten das gewünschte Aufnahmegerät.
Aufnehmen / Pause – über die Space-Taste oder die Schaltfläche.
Überschreiben / Einfügen – ab der aktuellen Stelle weiteraufnehmen und dabei den folgenden Teil überschreiben oder neuen Ton einfügen.
Abhören – die Aufnahme vor dem Speichern prüfen und mit Vor/Zurück navigieren.
Index-Marken – Marken an wichtigen Stellen setzen (z. B. „hier Adresse einfügen"); der Transkribent sieht sie später im Player.
Priorität „Eilig" – das Diktat als dringend kennzeichnen.

Beim Speichern wird die Aufnahme direkt im Browser als MP3 kodiert und ohne Wartezeit in die Akte übertragen.

Fußschalter

Die Steuerung ist vollständig per Tastenkürzel bedienbar und damit mit gängigen USB-Fußschaltern kompatibel.

Diktat hochladen¶

Über „Diktat hochladen" öffnet sich ein Dialog: Wählen Sie die Audiodatei (etwa vom Diktiergerät), legen Sie Priorität und Transkriptions-Ziel fest und starten Sie den Upload.

Audioformate

Alle Audiodateien werden – sofern technisch möglich – automatisch in das MP3-Format konvertiert.

Transkribieren lassen von …¶

Beim Aufnehmen wie beim Hochladen legen Sie über „Transkribieren lassen von" fest, wer das Diktat schreiben soll:

Auswahl	Wirkung
Transkriptions-Pool (Vorauswahl)	Das Diktat landet im gemeinsamen Pool; jeder berechtigte Transkribent kann es übernehmen.
Bestimmte Gruppe	Nur die gewählte Gruppe sieht die Aufgabe.
Bestimmte Person	Das Diktat wird direkt zugewiesen und erscheint in den Aufgaben dieser Person.
— Unzugewiesen —	Es entsteht keine Aufgabe; das Diktat steht nur in der Übersicht und kann später zugewiesen werden.

Hinweis

Zur Auswahl stehen nur Gruppen und Personen mit der Berechtigung „Diktate transkribieren".

Diktate-Übersicht¶

Der Menüpunkt Diktate zeigt alle Diktate mit Aktenzeichen, Datei, Autor, Priorität, Status, Transkribent und Datum.

Je Diktat können Sie es abspielen (öffnet den Diktat-Player) oder löschen (verschiebt es in den Papierkorb).

Frisch angelegte Diktate erscheinen sofort mit dem Status In Bearbeitung, bis die Konvertierung abgeschlossen ist. Danach durchläuft der Status Neu → In Transkription → Fertig und wird im Diktat-Player gesetzt. Schlägt die Konvertierung fehl, erscheint Fehler.

Diktat-Player (für Transkribenten)¶

Ein Klick auf den Abspielen-Button öffnet den Diktat-Player in einem eigenen Fenster. Die Funktionen sind nach Aufgaben gruppiert:

Wiedergabe

Wellenform mit Zeitskala – ein Klick springt an die gewünschte Stelle; mit Zoom (+/−) vergrößern oder verkleinern Sie die Ansicht.
Tempo 0,5×–2,0× mit Tonhöhen-Korrektur (langsamer hören ohne verzerrte Stimme).
Lautstärke 0–200 % zur Verstärkung leiser Aufnahmen.

Navigation

Anfang, 3 s zurück, Wiedergabe/Pause, 3 s vor, Ende.
Index-Marken – anklickbare Liste mit Sprung zur nächsten oder vorigen Marke.
A-B-Schleife – einen Abschnitt wiederholt abspielen; die Punkte A und B werden in der Wellenform markiert.

Werkzeuge

Zeitstempel kopieren – die aktuelle Position als [mm:ss] in die Zwischenablage.
Fortsetzen – der Player merkt sich die zuletzt gehörte Position.
Ausgabegerät wählen – Kopfhörer oder Lautsprecher (in Chrome und Edge).

Status

Den Bearbeitungsstatus setzen, etwa „Fertig".

Auto-Transkript¶

Über „Auto-Transkript" erzeugt die Spracherkennung einen Textvorschlag. Er erscheint fortlaufend, während das Diktat verarbeitet wird – Sie sehen den Fortschritt direkt im mitwachsenden Text –, steht in einem bearbeitbaren Feld und lässt sich kopieren.

Nur ein automatischer Entwurf

Das Auto-Transkript ist ausschließlich ein automatisch erzeugter Textentwurf, keine fertige Transkription. Prüfen und korrigieren Sie ihn stets. Den endgültigen Text schreiben Sie im Schriftsatz-Editor; der Diktat-Player dient daneben als Audio-Cockpit.

Tastenkürzel¶

Taste	Funktion
`Space`	Wiedergabe / Pause
`F2`	3 Sekunden zurück
`F5`	3 Sekunden vor
`Home`	An den Anfang
`End`	An das Ende
`F6` / `Shift`+`F6`	nächste / vorige Marke
+ / −	Tempo schneller / langsamer
`F8`	Zeitstempel kopieren
`F9`	Status „Fertig"

Fokus

Die Tastenkürzel funktionieren, solange das Player-Fenster den Fokus besitzt – ideal für den Einsatz mit Fußschalter.

Ablauf in Schritten¶

Akte öffnen und im Reiter Diktate auf „Diktat aufnehmen" oder „Diktat hochladen" klicken.
Das Ziel wählen (Transkriptions-Pool, Gruppe oder Person) und speichern.
Das Diktat erscheint als Aufgabe im Pool bzw. direkt bei der zugewiesenen Person.
Der Transkribent öffnet den Diktat-Player, hört das Diktat und schreibt den Text im Schriftsatz-Editor.
Nach Abschluss setzt der Transkribent den Status auf „Fertig".

Berechtigungen¶

Zwei getrennte Berechtigungen steuern die Diktatfunktion:

Berechtigung	Erlaubt
Diktate erstellen	Diktate aufnehmen und hochladen. Nur mit dieser Berechtigung erscheinen die entsprechenden Schaltflächen.
Diktate transkribieren	Diktate transkribieren, den Status setzen und als Transkriptions-Ziel ausgewählt werden.

Standardvergabe

Standardmäßig besitzen Administratoren, Sachbearbeiter, Berufsträger und Referendare die Berechtigung „Diktate erstellen". Die Assistenz erhält „Diktate transkribieren" – sie transkribiert, erstellt aber standardmäßig keine eigenen Diktate. Die Vergabe passen Sie unter Administration → Gruppen an.

Einstellungen (Administration)¶

Unter Administration → Einstellungen konfigurieren Sie den Diktat-Pool:

Diktat-Pool aktivieren – schaltet den Pool ein oder aus.
Standard-Pool-Gruppe – die Vorauswahl beim Anlegen, je Diktat überschreibbar.