Administration¶

In der Administration konfigurieren Sie alle systemweiten Einstellungen Ihrer Kanzleisoftware. Sie erreichen diesen Bereich über Einstellungen in der Sidebar. Die Seite ist Administratoren vorbehalten.

Grundeinstellungen (Kanzlei)¶

Die Kanzlei-Stammdaten fließen in verschiedene Bereiche der Software ein: Briefköpfe, Rechnungen, EDA-Mahnbescheidsanträge und E-Mail-Absender.

Feld	Beschreibung
Kanzleiname	Vollständiger Name der Kanzlei (Pflicht)
Straße und Hausnummer	Anschrift
PLZ / Ort	Postleitzahl und Ort
Telefon / Fax	Kontaktnummern
E-Mail	Zentrale Kanzlei-E-Mail
Land	DE, AT oder CH
USt-IdNr.	Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Steuernummer	Steuernummer der Kanzlei
Standard-Abrechnungsart	Zeitabrechnung oder RVG (wird bei neuen Akten vorausgewählt)
Standard-Stundensatz	Netto-Stundensatz in Euro (bei Zeitabrechnung)

E-Mail-Konfiguration¶

Die E-Mail-Konfiguration gliedert sich in vier Bereiche: Posteingang, Versand, PGP und S/MIME.

Posteingang (POP3/IMAP)¶

Hier richten Sie den automatischen E-Mail-Abruf für den Posteingang ein.

Feld	Beschreibung
Protokoll	POP3 oder IMAP
Server	Hostname des Mailservers
Port	Portnummer (Standard: 993 für IMAP SSL, 995 für POP3 SSL)
Verschlüsselung	SSL, TLS oder Keine
Benutzername / Passwort	Zugangsdaten
E-Mails nach Abruf löschen	Nur bei POP3: E-Mails nach Download vom Server entfernen
Automatischer E-Mail-Abruf	Intervall: deaktiviert, alle 5/15/30 Min, stündlich etc.

Über „Verbindung testen" können Sie die Konfiguration prüfen, bevor Sie sie speichern.

Versand (SMTP)¶

Hier konfigurieren Sie den E-Mail-Versand über den Postausgang.

Feld	Beschreibung
SMTP-Server	Hostname des SMTP-Servers
Port	Portnummer (Standard: 587 für TLS, 465 für SSL)
Verschlüsselung	TLS, SSL oder Keine
Benutzername / Passwort	SMTP-Zugangsdaten
Absender E-Mail	E-Mail-Adresse für den Versand
Absender Name	Anzeigename des Absenders

PGP-Verschlüsselung¶

PGP (Pretty Good Privacy) ermöglicht die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und digitale Signierung von E-Mails. Der Schlüsselaustausch erfolgt über öffentliche Schlüssel (Public Keys).

Automatische Verschlüsselung

Sobald ein PGP-Schlüssel hinterlegt ist, werden ausgehende E-Mails automatisch signiert. Ist zusätzlich der öffentliche PGP-Schlüssel des Empfängers im LDAP-Adressbuch gespeichert (Feld pgppublickey), wird die E-Mail automatisch verschlüsselt. Sie müssen nichts manuell aktivieren.

So funktioniert es im Detail:

Signierung (ausgehend): Jede E-Mail wird mit dem privaten Schlüssel der Kanzlei signiert. Der Empfänger kann damit prüfen, ob die E-Mail tatsächlich von Ihrer Kanzlei stammt und unverändert ist.
Verschlüsselung (ausgehend): Ist der öffentliche Schlüssel des Empfängers bekannt, wird die E-Mail so verschlüsselt, dass nur der Empfänger sie lesen kann.
Entschlüsselung (eingehend): E-Mails, die mit dem öffentlichen Schlüssel Ihrer Kanzlei verschlüsselt wurden, werden beim Abruf automatisch entschlüsselt.

Schlüssel im Adressbuch:

Der öffentliche PGP-Schlüssel eines Kontakts wird im im Kontakt hinterlegt gespeichert. Beim Versand an diesen Kontakt erkennt exlega den Schlüssel automatisch und verschlüsselt die Nachricht.

Verwaltung:

Aktion	Beschreibung
Key generieren	Erstellt ein neues PGP-Schlüsselpaar. Dabei werden Name, E-Mail, Passwort und Gültigkeitsdaür abgefragt. Optional kann der Public Key auf einem Keyserver veröffentlicht werden.
PGP testen	Führt eine Test-Signierung und Test-Verschlüsselung durch, um die Konfiguration zu prüfen.
Keys exportieren	Exportiert Public und Private Key als passwortgeschützte ZIP-Datei (für Backup oder Übertragung).
Key entfernen	Widerruft den Schlüssel (optional auf dem Keyserver) und löscht ihn aus dem System.

S/MIME-Verschlüsselung¶

S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) nutzt X.509-Zertifikate von Zertifizierungsstellen (CAs) für E-Mail-Signierung und Verschlüsselung. Im Unterschied zu PGP basiert S/MIME auf einer hierarchischen Vertrauensstruktur und wird von den meisten E-Mail-Programmen nativ unterstützt.

Automatische Verschlüsselung

Wie bei PGP erfolgt die Signierung und Verschlüsselung automatisch. Ausgehende E-Mails werden signiert, sobald ein S/MIME-Zertifikat hinterlegt ist. Verfügt der Empfänger über ein im Adressbuch gespeichertes S/MIME-Zertifikat, wird die E-Mail zusätzlich verschlüsselt.

Vorteile gegenüber PGP:

Von den meisten E-Mail-Clients (Outlook, Apple Mail, Thunderbird) direkt unterstützt
Der Empfänger benötigt keine spezielle Software
Zertifikate werden von offiziellen Stellen ausgestellt und genießen dadurch höheres Vertrauen

Einrichtung:

Feld	Beschreibung
S/MIME-Zertifikat	Öffentliches Zertifikat im PEM-Format (von einer CA ausgestellt)
S/MIME Private Key	Zugehöriger privater Schlüssel im PEM-Format
Passwort	Passwort für den privaten Schlüssel

Aktion	Beschreibung
Signatur testen	Prüft, ob die Signierung mit dem hinterlegten Zertifikat funktioniert.
Keys exportieren	Exportiert Zertifikat und Private Key als passwortgeschützte ZIP-Datei.
S/MIME-Keys löschen	Entfernt Zertifikat und Private Key aus dem System.

PGP und S/MIME gleichzeitig nutzen

Beide Verschlüsselungsverfahren können parallel konfiguriert sein. exlega wählt automatisch das passende Verfahren anhand der beim Empfänger hinterlegten Schlüssel.

Steuerberater-Weiterleitung (DATEV)¶

Mit dieser Funktion leiten Sie Belege und Ausgangsrechnungen automatisch per E-Mail an Ihre Buchhaltung weiter. Sie ist für die Zusammenarbeit mit DATEV Unternehmen online konzipiert, funktioniert aber auch mit anderen Buchhaltungßystemen, die einen E-Mail-Import unterstützen.

Funktionsweise¶

exlega sendet in zwei Fällen automatisch E-Mails an die konfigurierten Adressen:

Rechnungseingang (Belege): Wird ein Dokument im Posteingang der Buchhaltungsakte zugeordnet, erhält die Steuerberatung automatisch eine Kopie.
Rechnungsausgang: Wird eine Ausgangsrechnung erstellt, erhält die Steuerberatung ebenfalls zeitnah eine Kopie.

Einrichtung¶

Feld	Beschreibung
E-Mail Rechnungseingang	E-Mail-Adresse für Belege (Eingangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge)
E-Mail Rechnungsausgang	E-Mail-Adresse für Kopien der Ausgangsrechnungen

Einrichtung bei DATEV¶

In DATEV Unternehmen online heißt diese Funktion DATEV Upload Mail. Die Upload-Mail-Adressen werden im DATEV-System generiert und hier in exlega eingetragen. Dokumente, die an diese Adressen gesendet werden, stehen automatisch in DATEV Unternehmen online bereit.

Weitere Informationen finden Sie in der DATEV-Hilfe: Belege per Upload-Mail bereitstellen.

Vorteile

Das manuelle Hochladen von Belegen in DATEV entfällt komplett. Eingangsbelege und Ausgangsrechnungen sind in der Buchhaltung immer aktuell: ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand.

Telefax (Sipgate)¶

Über die Sipgate-Integration empfangen und versenden Sie Faxe direkt aus exlega.

Feld	Beschreibung
Token-ID	Sipgate Personal Access Token ID
Token/API-Schlüssel	Sipgate API-Schlüssel
Faxline-ID	Optionale Faxline-ID (falls mehrere Faxleitungen vorhanden)
Automatischer Fax-Abruf	Intervall: deaktiviert bis stündlich

Aktion	Beschreibung
Verbindung testen	Prüft die Sipgate-API-Verbindung
Faxe jetzt abrufen	Ruft sofort neue Faxe ab

Sipgate einrichten

Erstellen Sie unter app.sipgate.com einen Personal Access Token mit den Berechtigungen den für Fax-Versand und -Empfang notwendigen Berechtigungen.

ePost (onlinebrief24)¶

Mit der onlinebrief24.de-Integration versenden Sie physische Briefe direkt aus exlega. Ihre Dokumente werden als PDF übermittelt, dort gedruckt, kuvertiert, frankiert und per Post zugestellt.

Funktionsweise¶

Im Postausgang wählen Sie als Versandweg ePost. Das Dokument wird dann nicht per E-Mail oder beA versendet, sondern als physischer Brief über den Lettershop:

Das PDF-Dokument wird über die API an onlinebrief24 übertragen.
onlinebrief24 druckt den Brief (Farbe oder S/W, einseitig oder beidseitig).
Der Brief wird kuvertiert, frankiert und am selben oder nächsten Werktag an die Deutsche Post übergeben.
Der Empfänger erhält den Brief auf dem normalen Postweg.

Das ist besonders praktisch für Schriftsätze, Rechnungen oder Mahnungen, die per Briefpost zugestellt werden müssen: ohne eigenen Drucker, Umschläge oder Briefmarken.

Neben dem Standardversand sind auch Postzusatzleistungen möglich: Einschreiben, Einschreiben mit Rückschein, Einwurf-Einschreiben oder Eigenhändig.

DIN 5008 Briefkopf erforderlich

Der Briefkopf muss DIN 5008 konform gestaltet sein, damit der Lettershop die Empfängeradresse im Adressfeld korrekt erkennen kann. Das Adressfeld muss sich an der vorgeschriebenen Position befinden (ab 45 mm vom linken Rand, ab 27 mm von der Oberkante, Fensterhöhe 45 mm). Wird die Adresse nicht erkannt, kann der Brief nicht verarbeitet werden. Prüfen Sie daher Ihre Briefkopf-Vorlagen vor dem ersten Versand im Testmodus.

Einrichtung¶

Sie benötigen ein Konto bei onlinebrief24.de. Die API-Zugangsdaten finden Sie nach der Registrierung im Kundenbereich.

25 EUR Startguthaben

Mit dem Gutscheincode exlega25 erhalten Sie 25 EUR Startguthaben zum Ausprobieren. Lösen Sie den Gutschein im onlinebrief24-Kundencenter unter Buchhaltung > Guthaben einzahlen > Gutschein ein.

Feld	Beschreibung
API-Key	API-Schlüssel aus dem onlinebrief24-Kundenbereich
API-Secret	Zugehöriges API-Secret
Test-Modus	Wenn aktiviert, werden Briefe nur simuliert (kein Druck, keine Kosten)
Kontostand	Aktuelles Guthaben bei onlinebrief24 (wird per Button abgefragt)

Aktion	Beschreibung
Verbindung testen	Prüft, ob die API-Zugangsdaten korrekt sind
Warenkorb/Druckaufträge	Zeigt offene und abgeschlossene Druckaufträge an

Testmodus nutzen

Aktivieren Sie zunächst den Testmodus, um den Versandweg ePost auszuprobieren, ohne Kosten zu verursachen. Der Brief wird nicht gedruckt, aber der gesamte Ablauf wird simuliert.

Sendungsnachverfolgung¶

onlinebrief24 protokolliert jeden Druckauftrag mit Zeitstempel, Status und Sendungsnummer. Damit dient der Dienst gleichzeitig als digitales Postausgangsbuch: Für jeden versendeten Brief ist nachvollziehbar, wann er gedruckt, kuvertiert und an die Deutsche Post übergeben wurde. Bei Einschreiben wird zusätzlich die Sendungsnummer der Deutschen Post bereitgestellt, über die Sie die Zustellung nachverfolgen können.

Kanzleikonten (Bankverbindungen)¶

Hier verwalten Sie die Bankkonten Ihrer Kanzlei: für Rechnungen, SEPA-Export und Lastschriften.

Bankkonten¶

Feld	Beschreibung
Bezeichnung	Anzeigename des Kontos (z. B. „Geschäftskonto Sparkasse")
Bank	Name der Bank
Kontoinhaber	Name des Kontoinhabers (max. 70 Zeichen, für SEPA)
IBAN	Internationale Bankkontonummer (Pflicht)
BIC	Bank Identifier Code (optional)
Gläubiger-ID	SEPA-Gläubiger-Identifikationsnummer (für Lastschriften, max. 35 Zeichen)
Kontotyp	Standard, Fremdgeld oder Honorar
Aktiv	Legt fest, ob das Konto in Auswahllisten erscheint

Online-Banking¶

exlega ruft Kontostände und Umsätze automatisch von Ihrer Bank ab. Die abgerufenen Umsätze stehen im Modul Bankumsätze zur Verfügung. Dort können Sie diese mit offenen Rechnungen abgleichen. Zahlungseingänge werden erkannt und den entsprechenden Rechnungen zugeordnet, sodass der Zahlungsstatus automatisch aktualisiert wird.

Einstellung	Beschreibung
Automatischer Umsatzabruf	Aktiviert den täglichen Abruf
Uhrzeit	Zeitpunkt des täglichen Abrufs
Konto-Zuordnung	Verknüpfung der Kanzleikonten mit den Online-Banking-Konten
Verbindung testen	Prüft, ob die Bankanbindung erreichbar ist
Hibiscus-Verwaltung anzeigen	Blendet die Hibiscus-Konfigurationsoberfläche direkt in der Seite ein
In neuem Tab	Öffnet die Hibiscus-Verwaltung in einem separaten Browser-Tab

Geplante Erweiterung

Aktuell werden nur Umsätze und Kontostände abgerufen. Der Versand von Überweisungen und Lastschriften direkt aus exlega ist für eine zukünftige Version geplant.

Bankzugang einrichten¶

Neue Bankzugänge richten Sie direkt in exlega ein. Klicken Sie auf „Hibiscus-Verwaltung anzeigen" – die Konfigurationsoberfläche wird in der Seite eingeblendet (alternativ über „In neuem Tab" in einem separaten Tab).

Klicken Sie rechts unter Aufgaben auf Bank-Zugänge verwalten....
Wählen Sie Neür Bank-Zugang (PIN/TAN).
Geben Sie BLZ oder BIC ein (die FinTS-URL wird automatisch ermittelt).
Geben Sie Ihre Online-Banking-Benutzerkennung ein und klicken Sie auf Zugang anlegen.
Wählen Sie ein TAN-Verfahren (pushTAN, photoTAN oder chipTAN).
Nach erfolgreicher Einrichtung werden die Konten automatisch abgerufen.
Verknüpfen Sie die Konten in exlega unter Einstellungen > Kanzleikonten > Konto-Zuordnung.

Eingebettete Verwaltung

Die Hibiscus-Verwaltungsoberfläche ist nur für Administratoren erreichbar und nutzt die exlega-Anmeldung – ein zusätzlicher Login ist nicht erforderlich.

pushTAN empfohlen

Falls Ihre Bank pushTAN anbietet, wählen Sie dieses Verfahren. Die TAN-Freigabe erfolgt dann beqüm über die Banking-App auf Ihrem Smartphone. Im laufenden Betrieb (reiner Umsatzabruf) ist in der Regel keine TAN-Eingabe nötig.

Mahnwesen¶

Hier konfigurieren Sie die automatischen Mahnungen für überfällige Rechnungen.

Feld	Beschreibung
Automatische Mahnungen	Aktiviert oder deaktiviert das automatische Mahnwesen

Mahnstufen¶

Für jede der vier Stufen legen Sie fest, nach wie vielen Tagen die Mahnung ausgelöst wird und welche neue Zahlungsfrist gesetzt wird:

Stufe	Fällig nach (Tage)	Neue Zahlungsfrist (Tage)
Zahlungserinnerung	Tage nach Fälligkeit	Neue Frist ab Mahndatum
1. Mahnung	Tage nach Fälligkeit	Neue Frist ab Mahndatum
2. Mahnung	Tage nach Fälligkeit	Neue Frist ab Mahndatum
Letzte Mahnung	Tage nach Fälligkeit	Neue Frist ab Mahndatum

Basiszinssätze (§ 247 BGB)¶

Die Basiszinssätze der Deutschen Bundesbank werden für die Berechnung von Verzugszinsen nach § 288 BGB benötigt.

Spalte	Beschreibung
Gültig ab	Datum des Inkrafttretens
Basiszinssatz	Aktueller Basiszinssatz
+ 5 Prozentpunkte	Verzugszins für Verbraucher (§ 288 Abs. 1 BGB)
+ 9 Prozentpunkte	Verzugszins für Unternehmer (§ 288 Abs. 2 BGB)

Über „Von Bundesbank aktualisieren" importieren Sie die aktuellen Zinssätze mit einem Klick.

Halbjährliche Änderung

Der Basiszinssatz ändert sich zum 01.01. und 01.07. jeden Jahres. Die Zinsberechnung in der Forderungsaufstellung berücksichtigt automatisch alle Zinssatzwechsel innerhalb des Berechnungszeitraums.

Gerichtliches Mahnverfahren¶

Hier konfigurieren Sie die Mahngerichte für den elektronischen Mahnbescheidsantrag (EDA).

Mahngerichte¶

Für jedes Mahngericht, bei dem Sie Anträge stellen möchten, legen Sie eine Zeile an:

Feld	Beschreibung
Mahngericht	Auswahl aus dem LDAP-Adressbuch (Suchfeld)
Mahn-Kennziffer (PVKEZI)	Die bei Registrierung als EDA-Teilnehmer erhaltene Parteivollmacht-Kennziffer
EDA-ID	3-stellige alphanumerische Kennung, die bei Erteilung der Kennziffer vergeben wird

Über „Weiteres Mahngericht hinzufügen" können Sie zusätzliche Gerichte konfigurieren.

Registrierung erforderlich

PVKEZI und EDA-ID erhalten Sie vom jeweiligen Mahngericht bei der Registrierung als EDA-Teilnehmer. Informationen zur Registrierung finden Sie unter mahngerichte.de. Ohne diese Daten können keine Mahnbescheide beantragt werden.

Gericht im Adressbuch anlegen

Das Mahngericht muss als Kontakt im LDAP-Adressbuch angelegt sein: einschließlich der EGVP/SAFE-ID, die für den beA-Versand der EDA-Datei benötigt wird.

beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach)¶

Über die beA-Integration tauschen Sie sicher Nachrichten mit Gerichten und anderen Anwälten aus.

Allgemeine Einstellungen¶

Feld	Beschreibung
beA-Integration aktivieren	Schaltet die beA-Funktionen ein oder aus

beA-Postfächer¶

Pro Postfach konfigurieren Sie:

Feld	Beschreibung
Bezeichnung	Anzeigename (z. B. „RA Müller")
SAFE-ID	SAFE-ID des Postfachs (kann per LDAP-Suche ermittelt werden)

Postfach-Token¶

Feld	Beschreibung
Token-Datei (.p12)	PKCS#12-Datei mit dem Softwarezertifikat
Token-Passwort	Passwort für die Token-Datei

Aktion	Beschreibung
Token prüfen	Validiert die Token-Datei
Proxy-Verbindung testen	Prüft die Verbindung zum beA-Proxy
Login testen	Führt einen vollständigen CRAM-Login durch

Automatischer Abruf¶

Feld	Beschreibung
Automatischer Abruf	Intervall: deaktiviert, alle 5/10/15/30 Min, stündlich

KI-Assistent¶

Hier konfigurieren Sie die KI-Integration. exlega unterstützt vier Provider, die parallel konfiguriert werden können. Benutzer wählen den Provider im KI-Chat selbst aus.

Provider¶

Für jeden Provider gibt es einen eigenen Tab mit folgenden Feldern:

Feld	Beschreibung
API-Key	Authentifizierungsschlüssel des Anbieters (wird verschlüsselt gespeichert)
Modell	Name des zu verwendenden Modells (z.B. `gpt-4o`, `claude-sonnet-4-20250514`)
API-URL	Endpunkt der API (vorausgefüllt, nur bei Self-Hosting ändern)

Über Modelle laden rufen Sie die verfügbaren Modelle des jeweiligen Providers ab und wählen aus einer Liste. Über Test prüfen Sie, ob die Verbindung funktioniert.

Verfügbare Provider:

Provider	API-Key-Prefix	Besonderheit
OpenAI	`(Schlüssel vom Anbieter)`	GPT-Modelle, auch kompatibel mit Ollama/LocalAI
Anthropic	`(Schlüssel vom Anbieter)`	Claude-Modelle
Google	`AIza...`	Gemini-Modelle
Perplexity	`(Schlüssel vom Anbieter)`	Sonar-Modelle mit integrierter Web-Suche

Standard-Provider¶

Legt fest, welcher Provider vorausgewählt ist, wenn ein Benutzer den KI-Chat öffnet. Benutzer können den Provider pro Nachricht wechseln.

Presidio-Anonymisierung¶

Wenn aktiviert, werden personenbezogene Daten (Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, IBAN) in den Nachrichten automatisch durch Platzhalter ersetzt, bevor sie an die KI gesendet werden. Die KI-Antwort wird anschließend wieder de-anonymisiert.

Datenschutz

Presidio ist besonders sinnvoll, wenn Sie einen externen KI-Anbieter (OpenAI, Anthropic, Google) verwenden. Die personenbezogenen Daten Ihrer Mandanten verlassen so nie Ihren Server.

Voraussetzung: Die Anonymisierungs-Funktion muss serverseitig vom Administrator aktiviert und eingerichtet sein.

System-Prompts¶

Prompt	Verwendung
System-Prompt	Grundlegende Anweisungen für den KI-Chat
System-Prompt: Korrektur	Anweisungen für die Textkorrektur im OnlyOffice-Plugin
System-Prompt: Formelle Umformulierung	Anweisungen für den Formeller im OnlyOffice-Plugin

Akten-KI (Assistent im Akten-Tab)¶

Der KI-Assistent im Akten-Sub-Tab nutzt eigene Prompts, unabhängig vom allgemeinen Chat-Assistenten:

Prompt	Verwendung
System-Prompt (Akten-Anfragen)	Wird jeder KI-Anfrage im Akten-KI-Tab vorangestellt. Default: „Du bist ein juristischer Akten-Assistent…"
Memory-Generierungs-Prompt	Anweisung für das Akten-Strategie-Memo (max. 1500 Zeichen Output). Manuelle Anmerkungen bleiben bei inkrementellem Update erhalten.
Pro-Dokument-Summary-Prompt	Generiert 2-3 Satz Summary + 2-5 Tags pro Dokument. Muss JSON liefern: `{"summary":"...","tags":["..."]}`.

Pro-Dokument-Summary (Backfill)¶

Die Pro-Dokument-Summary verbessert die Treffer-Qualität der Akten-KI bei der Volltextsuche. Sie wird nicht automatisch generiert; ein Administrator kann den Backfill manuell anstoßen:

docker exec exlega-php php /var/www/html/cron/akte_ki_summary_backfill.php

Einstellbar:

Setting	Bedeutung
Summary-Provider	Welcher KI-Provider erzeugt die Summaries (anthropic empfohlen)
Batch-Size	Anzahl Dokumente pro manuellem Lauf (Default 10)

Memory-Refresh-Schwellwerte¶

Setting	Bedeutung
Refresh: Dokumente	Ab wie vielen neuen Dokumenten nach Memory-Stand wird „Refresh empfohlen" angezeigt (Default 10)
Refresh: Tage	Ab welchem Memory-Alter wird „Refresh empfohlen" (Default 60)

Quick-Actions¶

Über den Quick-Actions-Editor definieren Sie Buttons, die den Benutzern unter dem Memory-Feld im Akten-KI-Tab angezeigt werden. Jeder Button hat:

Label — Beschriftung des Buttons
Prompt — Frage, die beim Klick an die KI gesendet wird

Beispiele: „Inhaltsangabe (kurz)", „Offene Fristen", „Nächste Schritte".

Berechtigung¶

Berechtigung	Funktion
KI-Assistent nutzen	KI-Assistent nutzen (Chat, Diktat, Datei-Upload)
Administrator	KI-Einstellungen konfigurieren

WhatsApp Business¶

Über die WhatsApp-Bridge kommunizieren Sie direkt per WhatsApp mit Ihren Mandanten.

Verbindung¶

Aktion	Beschreibung
Verbinden (QR-Code)	Zeigt einen QR-Code an, den Sie mit der WhatsApp Business App scannen
Verbinden (Telefonnummer)	Verbindung über Telefonnummer und Pairing-Code
Trennen	Trennt die aktive WhatsApp-Verbindung
Räume synchronisieren	Synchronisiert WhatsApp-Chats mit Matrix-Räumen

Relay-Modus

Alle Kanzlei-Mitarbeiter mit der Berechtigung Chat nutzen können WhatsApp-Nachrichten sehen und beantworten. Mandanten-Benutzer sind davon ausgeschlossen.

Posteingang¶

Hier konfigurieren Sie die automatische Zuordnung von Posteingangs-Dokumenten zu Akten.

Automatische Zuordnung¶

Feld	Beschreibung
Automatische Zuordnung	Aktiviert oder deaktiviert die automatische Zuordnung bei hoher Konfidenz (beA-Aktenzeichen, AZ im E-Mail-Betreff). Bei Deaktivierung erscheinen stattdessen nur Vorschläge.

Wann greift die automatische Zuordnung?

Hohe Konfidenz wird erkannt bei: (1) beA-Empfänger-Aktenzeichen aus der XJustiz-Nachricht und (2) genau einem Aktenzeichen im E-Mail-Betreff. In allen anderen Fällen (AZ im OCR-Text, Korrespondent, Geschäftszeichen) wird nur ein Vorschlag angezeigt.

Wiedervorlage für Sachbearbeiter¶

Legt fest, ob bei der Zuordnung eine Wiedervorlage für den Sachbearbeiter der Akte erstellt wird. Die Einstellung kann getrennt für automatische und manuelle Zuordnung aktiviert werden.

Feld	Beschreibung
Bei automatischer Zuordnung	Wiedervorlage erstellen, wenn das System ein Dokument automatisch zuordnet
Bei manueller Zuordnung	Wiedervorlage erstellen, wenn ein Benutzer ein Dokument manuell einer Akte zuordnet

Pool-Aufgabe¶

Bei der Zuordnung kann automatisch eine Aufgabe im Aufgabenpool erstellt werden, damit die zuständige Gruppe das Dokument prüft (Fristen notieren, eEB abgeben, ggf. an Mandant weiterleiten). Auch diese Einstellung kann getrennt konfiguriert werden.

Feld	Beschreibung
Bei automatischer Zuordnung	Pool-Aufgabe erstellen, wenn das System ein Dokument automatisch zuordnet
Bei manueller Zuordnung	Pool-Aufgabe erstellen, wenn ein Benutzer ein Dokument manuell zuordnet
Zielgruppe	Auswahl der Gruppe, die die Pool-Aufgabe erhält (z.B. Assistenz, Sachbearbeiter). Mandant und Gast stehen nicht zur Auswahl.

RVG-Verwaltung¶

Die RVG-Verwaltung verwaltet die Gebührentabellen und das Vergütungsverzeichnis nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz.

Fassungen¶

Das RVG wurde mehrfach novelliert. Jede Fassung enthält eine eigene Gebührentabelle und ein eigenes Vergütungsverzeichnis:

Fassung	Gültig ab	Beschreibung
RVG 2025	01.06.2025	Aktuelle Fassung
RVG 2021	01.12.2021	KostRÄG 2021
RVG 2013	01.08.2013	2. KostRMoG
RVG 2004	01.07.2004	Ursprüngliche Fassung

Die aktuelle Fassung (deren Gültigkeitsdatum erreicht ist) wird automatisch als Standard verwendet. Weitere Fassungen können jederzeit über die Verwaltungsoberfläche angelegt werden.

Gebührentabelle (§13 RVG)¶

Zeigt die einfache Gebühr (1,0-Gebühr) pro Gegenstandswert an. Die Tabelle kann bearbeitet und um weitere Werte ergänzt werden.

Vergütungsverzeichnis (Anlage 1)¶

Enthält alle VV-Nummern mit Bezeichnung, Gebührenart (Faktor, Rahmen, Festbetrag), Standardfaktor und Beträgen für beigeordnete Rechtsanwälte. Die VV-Nummern sind nach Teilen 1-7 gegliedert.

Fassungsverwaltung¶

Aktion	Beschreibung
Neue Fassung	Leere Fassung anlegen (Bezeichnung + Gültig ab)
Fassung kopieren	Bestehende Fassung mit allen Staffeln und VV-Nummern duplizieren, ideal bei Gesetzesnovellen
Fassung löschen	Fassung mit allen zugehörigen Daten entfernen (nicht die aktuelle)

Benutzerverwaltung¶

Die Benutzerverwaltung gliedert sich in drei Bereiche:

Kanzlei-Benutzer¶

Benutzer der Gruppen Administratoren, Sachbearbeiter, Berufsträger, Referendar und Assistenz. Die Tabelle kann nach einzelnen Gruppen gefiltert werden.

Externe Benutzer¶

Mandanten: Benutzer der Gruppe Mandant mit eingeschränktem Zugriff auf freigegebene Akten
Gäste: Benutzer der Gruppe Gast mit minimalem Zugriff

Automatische Benutzerbereinigung¶

Inaktive Benutzer können automatisch gelöscht werden. Die Einstellung befindet sich unter System > Bereinigung.

Feld	Beschreibung
Inaktive Benutzer automatisch löschen	Aktiviert oder deaktiviert die automatische Bereinigung
Inaktivität (Tage)	Nach dieser Anzahl Tage ohne Login wird der Benutzer gelöscht (min. 30)
Betroffene Gruppen	Nur Benutzer dieser Gruppen werden bereinigt. Administratoren sind immer ausgenommen.

Beim Löschen werden Aktenfreigaben, Sessions und Gruppenzuordnungen automatisch entfernt. Jede Löschung wird im Aktivitätsprotokoll dokumentiert.

Sitzungseinstellungen¶

Hier steuern Sie die Sicherheitsparameter für Benutzersitzungen.

Feld	Bereich	Beschreibung
Inaktivitäts-Timeout	5 bis 480 Minuten	Automatische Abmeldung nach Inaktivität
Maximale Sitzungsdaür	1 bis 168 Stunden	Absolute maximale Daür einer Sitzung
Maximale parallele Sitzungen	1 bis 20	Anzahl gleichzeitiger Logins pro Benutzer

Lizenz¶

Hier verwalten Sie die exlega-Softwarelizenz.

Feld	Beschreibung
Lizenz-Key	UUID aus der Lizenzverwaltung (wird vom exlega-Support bereitgestellt)
Status	Gültig, ungültig, abgelaufen oder nicht konfiguriert
Benutzer	Aktuelle Anzahl / maximale Anzahl lizenzierter Benutzer
Letzte Prüfung	Zeitpunkt der letzten Online-Prüfung

So aktivieren Sie Ihre Lizenz:

Tragen Sie den Lizenz-Key (UUID) ein, den Sie von exlega erhalten haben
Klicken Sie auf Speichern
Klicken Sie auf Jetzt prüfen — der Status wird online verifiziert

Die Lizenz wird zusätzlich automatisch einmal täglich geprüft.

Benutzer-Limit¶

Die Lizenz legt fest, wie viele Benutzer gleichzeitig aktiv sein dürfen. Mandanten und Gäste zählen nicht zum Limit. Wenn das Limit erreicht ist:

Neue Benutzer können nicht angelegt werden
Deaktivierte Benutzer können nicht reaktiviert werden
Ein Hinweis wird in den Einstellungen und in der Benutzerverwaltung angezeigt

Um das Limit zu erhöhen, wenden Sie sich an den exlega-Support.

Click-to-Call¶

Hier konfigurieren Sie die Telefonie-Integration für Click-to-Call aus der Aktenansicht.

Feld	Beschreibung
Provider	Deaktiviert, PBX-Webhook oder Sipgate
PBX-Webhook-URL	URL-Vorlage mit Platzhaltern (nur bei Provider "PBX")
API-Key	Authentifizierung für die PBX-API (verschlüsselt gespeichert)

Provider: PBX-Webhook¶

Für Telefonanlagen mit Webhook-Schnittstelle. Die URL enthält Platzhalter die beim Anruf ersetzt werden:

{eigene_nummer} — Nebenstelle oder Mobilnummer des Anrufers
{ziel_nummer} — Zielnummer des Kontakts
{api_key} — der konfigurierte API-Key

Beispiel: https://pbx.local/api/call?src={eigene_nummer}&dest={ziel_nummer}&key={api_key}

Provider: Sipgate¶

Verwendet die bereits in den Telefax-Einstellungen konfigurierten Sipgate-Zugangsdaten (Token-ID und Token). Der Token benötigt den der für den Anrufaufbau notwendigen Berechtigung.

Scanner (WebDAV)¶

Ermöglicht Netzwerk-Scannern das Hochladen von Dokumenten über HTTPS. Es können beliebig viele Scanner-Zugänge mit eigenem Benutzernamen und Passwort angelegt werden — die WebDAV-URL ist für alle gleich. Siehe Upload → Scanner-Upload via WebDAV für die vollständige Dokumentation inkl. Windows-Anleitung mit WebClient-Hinweis.

Feld	Beschreibung
WebDAV-Zugang global aktiv	Master-Schalter — wenn aus, sind alle Scanner-Zugänge gesperrt
WebDAV-URL	Wird angezeigt und kann per Klick kopiert werden — gilt für alle Scanner gleichermaßen
Scanner-Liste	Ein Eintrag pro Gerät mit Benutzername, Beschreibung, aktiv-Schalter, letztem Upload und Aktionen (bearbeiten, löschen)
Scanner hinzufügen	Beim Anlegen werden Beschreibung (frei, max. 255 Zeichen) und Passwort eingegeben. Der Benutzername wird automatisch im Format `scanner-NNNNN` (5 Zufallsziffern) erzeugt und ist anschließend unveränderlich. Über den Zauberstab-Button wird ein sicheres Passwort generiert und in die Zwischenablage kopiert
Bearbeiten	Beschreibung, aktiv-Status und Passwort sind nachträglich änderbar. Benutzername bleibt fest

Systemstatus¶

Unter Status in der Sidebar finden Sie eine Übersicht des Systemzustands:

Systeminfo: PHP-Version, Datenbank, Speicher, Betriebszeit
Docker-Container: Status aller Container mit Ports und Laufzeit
Cronjobs: Automatische Hintergrundaufgaben mit Ausführungsstatus

Cronjob-Übersicht¶

Die Cronjob-Tabelle zeigt für jeden Hintergrund-Dienst:

Spalte	Beschreibung
Cronjob	Name des Dienstes (z.B. E-Mail-Abruf, Scan-Import)
Intervall	Wie oft der Job läuft (z.B. 1 Min, 5 Min, Täglich)
Status	OK (grün) oder Fehler (rot)
Letzte Ausführung	Zeitpunkt mit relativer Anzeige (z.B. "vor 2 Min")
Dauer	Laufzeit der letzten Ausführung
Details	Ergebnis oder Fehlermeldung

Fehlerhafte Cronjobs

Zeilen mit rotem Status deuten auf ein Problem hin. Prüfen Sie die Details-Spalte für die Fehlermeldung. Häufige Ursachen: fehlende Konfiguration (z.B. Sipgate-Token), Netzwerkprobleme oder volle Festplatte.

Backup¶

Unter Administration → Backup in der Sidebar erstellen Sie auf Anforderung ein verschlüsseltes Komplett-Backup der Kanzleidaten. Die Funktion steht nur Administratoren zur Verfügung.

Was wird gesichert?¶

Komponente	Inhalt
Datenbank	Akten, Dokument-Metadaten, Rechnungen, Kalender, Benutzer, Einstellungen
Kontakte	Komplettes Kontaktverzeichnis
Dokumente	Alle gespeicherten Dokumente (Posteingang, Akten, Scans)
Manifest	Prüfsummen und Statistiken zum Inhalt für die spätere Wiederherstellung

Nicht enthalten

Chat-Verläufe, Banking-Daten und Office-Caches werden nicht mitgesichert — diese Komponenten haben eigene Backup-Mechanismen.

Backup erstellen¶

Seite öffnen: In der Sidebar links auf „Administration → Backup" klicken.
Passwort: Das Feld enthält automatisch ein sicheres, zufällig generiertes Passwort. Sie können es über den Button Regenerieren erneuern oder selbst überschreiben (mindestens 20 Zeichen).
Passwort sichern: Kopieren Sie das Passwort in einen Passwort-Manager. Das Passwort wird nicht gespeichert — ohne Passwort ist das Backup nicht wiederherstellbar.
Bestätigung: Setzen Sie den Haken bei „Ich habe das Passwort gespeichert". Erst dann wird der Start-Button aktiviert.
Backup starten: Klick auf „Backup jetzt erstellen". Die Erstellung läuft im Hintergrund; eine Fortschrittsanzeige zeigt den aktuellen Schritt.
Download: Sobald „Bereit" erscheint, klicken Sie auf „Backup herunterladen". Die Datei hat das Format einen eindeutigen Namen mit Zeitstempel.

Einmaliger Download

Nach erfolgreichem Download wird das Backup vom Server entfernt. Sichern Sie die Datei direkt an einem sicheren Ort (externer Speicher, Cloud mit eigener Verschlüsselung). Ein zweiter Download ist nicht möglich.

Verschlüsselung¶

Die Backup-Datei ist mit AES-256 symmetrisch verschlüsselt und gegen nachträgliche Veränderung abgesichert. Die Entschlüsselung erfolgt mit dem Industriestandard GnuPG und dem bei der Erstellung vergebenen Passwort. Details können bei Bedarf über den Support angefragt werden.

Dauer¶

Die Laufzeit hängt von der Menge der gespeicherten Dokumente ab — in der Regel zwischen 30 Sekunden (kleine Kanzlei) und wenigen Minuten.

Abbrechen¶

Während der Laufzeit steht ein „Abbrechen"-Button zur Verfügung. Der Abbruch wirkt nach Abschluss des aktuellen Schritts; alle Zwischendateien werden dann automatisch entfernt.

Wiederherstellung¶

Bei einem Datenverlust ist das verschlüsselte Backup die Basis für die Wiederherstellung. Wenden Sie sich im Ernstfall an den Support — der Restore erfordert Administrator-Zugriff auf den Server und einen sorgfältigen, abgestimmten Ablauf.

Empfehlung zur Backup-Strategie

Erstellen Sie regelmäßige Backups (wöchentlich ist ein bewährter Rhythmus) und bewahren Sie mindestens drei Versionen an einem externen Ort auf (Cloud-Speicher, USB-Festplatte). Testen Sie einmal jährlich einen Wiederherstellungs-Probelauf mit dem Support, um Ihre Backup-Prozedur zu validieren.