Aktendetails¶

Die Aktendetailseite ist das Herzstück jeder Akte. Hier verwalten Sie Stammdaten, Dokumente, Beteiligte, Termine und Finanzen an einem zentralen Ort.

Navigationsleiste¶

Am oberen Rand befindet sich die Tab-Navigation mit folgenden Bereichen:

Tab	Icon	Beschreibung
Aktendetails		Stammdaten, Abrechnung, Rechnungen, Vergütung, Vollmacht, Zugriff, Protokoll
Dokumente		Entwürfe (Schriftsätze) und zugeordnete Dokumente
Termine		Fristen, Termine, Wiedervorlagen und Aufgaben
Beteiligte		Mandanten, Gegner, Gerichte und weitere Beteiligte
Chat		Aktenbezogener Nachrichtenverlauf
Zeiterfassung		Erfasste Tätigkeiten und Zeiten
Aktenkonten		Honorar-/Fremdgeldkonto, Überweisungen, Auslagen
Inkasso		Forderungen, Zahlungen, Forderungsaufstellung, Mahnverfahren

Tabs mit Unterbereichen haben einen Dropdown-Pfeil. Darüber springen Sie direkt zum gewünschten Abschnitt.

Tab-Zustand merken

Der zuletzt aktive Tab wird im Browser gespeichert. Beim nächsten Öffnen derselben Akte landen Sie automatisch wieder dort.

Aktendetails¶

Allgemein¶

Dieser Bereich zeigt die Stammdaten der Akte:

Feld	Beschreibung
Rubrum	Kurzbezeichnung (z. B. „Müller ./. Meier")
Wegen	Gegenstand der Akte
Gerichtsrubrum	Rubrum, wie es beim Gericht geführt wird
Sachbearbeiter	Zuständiger Bearbeiter (Dropdown-Auswahl)
Bemerkungen	Freitext-Notizen zur Akte
Angelegt am	Erstelldatum (nicht editierbar)
Aktualisiert	Letzte Änderung (nicht editierbar)
Abgelegt	Akte als archiviert markieren

Klicken Sie auf den Bearbeiten-Button, um Felder inline zu ändern. Übernehmen Sie Änderungen mit Speichern oder verwerfen Sie sie mit Abbrechen. Alle Änderungen werden im Aktenprotokoll festgehalten.

Abrechnung¶

Hier konfigurieren Sie die Abrechnungsparameter der Akte:

Feld	Beschreibung
Abrechnungsart	„Zeit" (Stundenhonorar) oder „RVG" (Rechtsanwaltsvergütungsgesetz)
Stundensatz	Stundensatz in Euro (nur bei Abrechnungsart „Zeit")
Gegenstandswert	Streitwert für die RVG-Berechnung
Lastschriftmandat	Liegt ein SEPA-Lastschriftmandat des Mandanten vor?
Mandatsreferenz	Eindeutige Referenznummer des Mandats (automatisch generierbar)
Mandatsdatum	Datum der Mandatserteilung
Reverse-Charge	Umkehr der Steuerschuldnerschaft (für EU-Mandanten)
USt-IdNr.	Umsatzsteuer-ID des Mandanten (bei Reverse-Charge)

Über die Buttons am oberen Rand erstellen Sie direkt eine Rechnung oder eine KFA/KAA (Kostenausgleichsantrag).

Rechnungen¶

Hier finden Sie alle Rechnungen zu dieser Akte:

Rechnungsnummer und -datum
Mandant (Rechnungsempfänger)
Nettobetrag und Gesamtbetrag
Status (offen, bezahlt, teilbezahlt, storniert)
Aktionen: Ansehen, Herunterladen, Stornieren

Über „Manuelle Gutschrift" erstellen Sie eine Korrekturrechnung.

Vergütung¶

Verwaltung von Vergütungsvereinbarungen:

Vergütungsvereinbarung anfordern: Erstellt ein Dokument aus einer Vorlage und sendet es an den Empfänger
Übersicht aller angeforderten Vereinbarungen mit Status (angefordert, signiert, widerrufen)
Aktionen: Erneut senden, Widerrufen, Löschen

Vollmacht¶

Verwaltung von Vollmachten: funktioniert analog zur Vergütung:

Vollmacht anfordern: Erstellt eine Vollmacht aus einer Vorlage
Übersicht mit Status-Tracking
Aktionen: Erneut senden, Widerrufen, Löschen

Zugriff¶

Berechtigung erforderlich

Dieser Bereich ist nur mit der Berechtigung Akten-Freigabe verwalten sichtbar.

Hier steuern Sie, wer auf die Akte zugreifen darf.

Zugriffsmodus:

Standard: Alle Benutzer mit der Gruppenberechtigung Akten ansehen können die Akte sehen. Referendare und Mandanten lassen sich zusätzlich individuell freigeben.
Privat: Nur der Sachbearbeiter und explizit freigegebene Benutzer haben Zugriff.

Freigaben:

Für jeden freigegebenen Benutzer sehen Sie:

Information	Beschreibung
Benutzer	Name des freigegebenen Benutzers
Berechtigung	„Nur Lesen" oder „Lesen und Bearbeiten"
Gültig bis	Optionales Ablaufdatum der Freigabe
Freigegeben von	Wer die Freigabe erteilt hat

Protokoll¶

Berechtigung erforderlich

Dieser Bereich ist nur mit der Berechtigung Akten-Protokoll ansehen sichtbar.

Das Protokoll dokumentiert chronologisch alle Aktionen an der Akte:

Datum und Uhrzeit
Benutzer, der die Aktion durchgeführt hat
Art der Aktion (z. B. „Feld geändert", „Dokument zugeordnet", „Freigabe erteilt")
Details (alter und neuer Wert)
IP-Adresse

Es werden die letzten 100 Einträge angezeigt, paginiert mit 10 Einträgen pro Seite.

Dokumente¶

Der Bereich „Aktengeschichte" gliedert sich in vier Unter-Reiter, in dieser Reihenfolge:

Dokumente — alle der Akte zugeordneten Dokumente
Entwürfe — in Bearbeitung befindliche Schriftsätze und Office-Dokumente
KI-Assistent — Akten-KI mit RAG, Memory und Konversationen (siehe weiter unten)
Export — verschlüsselter Akten-Export (siehe weiter unten)

Dokumentenliste¶

Alle der Akte zugeordneten Dokumente werden in einer zweispaltigen Ansicht dargestellt:

Linke Spalte: Dokumentenliste:

Volltextsuche: Durchsucht Titel, Korrespondent und OCR-Text
Tag-Filter: Filtert nach zugewiesenen Schlagwörtern
Sortierung: Nach Zuordnungsdatum oder Dokumentendatum
Multi-Select-Modus: Wählen Sie mehrere Dokumente gleichzeitig aus für:
- Weiterleiten (per E-Mail, beA, Fax usw.)
- Zusammenfassen (zu einem PDF zusammenführen)
- Löschen

Rechte Spalte: Vorschau (nur Desktop):

Zeigt eine PDF-Vorschau des ausgewählten Dokuments. Die Spaltenbreite lässt sich per Drag anpassen. Die Vorschau ist ab einer Bildschirmbreite von 992px sichtbar.

Mobilansicht

Auf Smartphones und kleinen Tablets wird ein Klick auf ein Dokument dieses direkt in einem neuen Browser-Tab geöffnet, da die Vorschau-Spalte auf kleinen Bildschirmen nicht verfügbar ist.

Jedes Dokument zeigt:

Titel und Dateiname
Korrespondent
Eingangsdatum
Qülle (E-Mail, beA, Upload, Scan usw.)
Tags
Signatur- und Verschlüsselungsstatus
Anzahl der Anhänge

PDF direkt bearbeiten

PDFs lassen sich genauso wie Word- oder Excel-Dokumente direkt im OnlyOffice-Editor öffnen und bearbeiten — Text einfügen, ausstreichen, Anmerkungen ergänzen. Beim Speichern wird das Original überschrieben. Die alte „PDF-Kommentarversion" entfällt damit.

OCR manuell starten

Bei PDFs oder Bildern, für die noch kein Text erkannt wurde (z.B. bei sehr großen Aktenscans, bei denen der Auto-OCR-Schritt nicht greifen konnte), erscheint in der Aktionsleiste der Vorschau ein orange-umrandeter OCR-Button. Klick startet die Texterkennung im Hintergrund — Sie können sofort weiterarbeiten, eine Status-Toast meldet den Abschluss. Der Button wird zu einem Spinner während der Worker läuft (typisch 30 Sek - 5 Min je nach Seitenzahl), und verschwindet bei Erfolg automatisch.

Entwürfe¶

Hier finden Sie alle Schriftsätze und Office-Dokumente in Bearbeitung, die zu dieser Akte gehören.

Neues Dokument erstellen:

Button	Beschreibung
Schriftsatz	Word-Dokument aus Briefkopf + Textvorlage mit automatischer Platzhalterersetzung
Textdokument	Leeres Word-Dokument
Tabellenkalkulation	Leeres Excel-Dokument
Präsentation	Leere PowerPoint-Präsentation

Beim Erstellen eines Schriftsatzes werden Platzhalter automatisch ersetzt (z. B. Aktenzeichen, Empfängeradresse, Datum).

Aktionen pro Entwurf:

Bearbeiten: Öffnet den OnlyOffice-Editor
Fertigstellen: Wandelt den Entwurf in ein fertiges Dokument um
Freigeben: Gibt den Entwurf für Mandanten frei
Herunterladen: Lädt das Dokument herunter
Löschen: Entfernt den Entwurf

Der Titel eines Entwurfs lässt sich direkt in der Liste per Klick bearbeiten.

KI-Assistent¶

Im Sub-Reiter KI-Assistent stellen Sie Fragen zur konkreten Akte. Die KI hat Zugriff auf alle Dokumente, Beteiligten, Termine und Stammdaten — sie sucht und liest die relevanten Inhalte selbstständig nach (RAG, Retrieval-Augmented Generation), bevor sie antwortet.

Frage stellen¶

Schreiben Sie Ihre Frage in das Eingabefeld unten
Senden mit Enter oder dem Senden-Button
Die KI durchsucht die Akte, lädt passende Dokumente nach und antwortet
Folgefragen können sich auf vorherige Antworten beziehen — der gesamte Konversations-Verlauf bleibt erhalten

Unter jeder KI-Antwort sehen Sie eine ausklappbare Zeile „▸ N Dokumente nachgeladen". Ein Klick zeigt, welche Dokumente die KI für ihre Antwort gelesen hat — so ist transparent, worauf die Antwort beruht.

Sticky Context

Innerhalb derselben Konversation merkt sich das System, welche Dokumente bereits geladen wurden. Folgefragen sehen diese Dokumente weiterhin im Volltext, ohne sie erneut nachladen zu müssen.

Konversationen¶

Pro Akte können beliebig viele parallele Konversationen geführt werden — z.B. eine für „Strategie", eine für „offene Fristen", eine für „Sachverhalt". Auswahl, Anlegen, Umbenennen und Löschen über die Buttons rechts oberhalb des Chats.

Optionen oberhalb des Chats¶

Option	Bedeutung
Provider	Wählt das KI-Backend (Anthropic, OpenAI, Google, Perplexity — soweit konfiguriert)
Anonymisierung (Presidio)	Schickt anonymisierte Texte an die KI, deanonymisiert die Antwort. Bei aktiver Anonymisierung sind RAG-Tools deaktiviert (KI antwortet aus dem Memory)
Vollkontext	Übergeht das Memory und schickt alle Dokumente direkt mit. Für sehr ausführliche Auswertungen oder wenn ein wichtiges Dokument im Memory fehlt

Die drei Einstellungen werden bis zum nächsten Logout gemerkt — wenn Sie einmal Anonymisierung deaktivieren, bleibt sie für die ganze Session aus.

Auto-Vollkontext bei kleinen Akten

Bei Akten mit höchstens 10 Dokumenten wird automatisch der Vollkontext-Modus aktiviert — das ist effizienter als der Tool-Use-Umweg.

Akten-Memory¶

Über dem Chat liegt ein editierbares Strategie-Memo (Memory). Es enthält keine Volltexte einzelner Dokumente (die werden bei Bedarf nachgeladen), sondern strategische Eckdaten der Akte:

Beteiligten-Konstellation
Aktueller Stand & nächste Schritte
Strategische Hinweise
Kritische Termine/Fristen

Aktion	Funktion
Speichern	Manuelle Änderungen im Memo persistieren
Neu generieren	KI baut das Memo neu (vorhandene manuelle Anmerkungen bleiben erhalten)
Verwerfen	Memo komplett löschen — wird beim nächsten Aufruf neu erzeugt

Soft-Facts hier eintragen

Schreiben Sie hier Hinweise rein, die in keinem Dokument stehen — z.B. „Mandant reagiert empfindlich auf Verjährungsfragen" oder „Strategie: Vergleichsangebot erst nach Akteneinsicht". Manuelle Anmerkungen bleiben bei „Neu generieren" erhalten.

Quick-Actions¶

Über den Buttons unter dem Memo können vorkonfigurierte Standardfragen mit einem Klick gestellt werden (z.B. „Status zusammenfassen", „Offene Fristen prüfen"). Die Quick-Actions definiert ein Administrator in den Einstellungen.

Klarnamen ohne Anonymisierung

Ohne Presidio-Anonymisierung werden die echten Beteiligten-Namen, Adressen und Aktenzeichen an den gewählten KI-Provider gesendet. Bei externen Providern (Anthropic, OpenAI, Google, Perplexity) verlassen die Daten Ihren Server. Beim ersten Deaktivieren in einer Sitzung erscheint eine Warnung.

Auf E-Mails antworten¶

Wenn Sie eine E-Mail in der Dokumentenliste markieren, erscheinen in der Aktionsleiste über der Vorschau zwei Antwort-Schaltflächen:

Schaltfläche	Funktion
Antworten	Antwort an den ursprünglichen Absender
Allen antworten (Dropdown am Antworten-Button)	Antwort an Absender + alle weiteren Empfänger aus To/CC der Original-Mail

Beide Varianten öffnen das E-Mail-Versandformular mit vorausgefüllten Feldern:

An: Absender der Original-Mail
CC (nur bei „Allen antworten"): alle weiteren To- und CC-Empfänger, dedupliziert und ohne die eigene Kanzlei-Adresse
Betreff: Re: … mit Aktenzeichen, ggf. Geschäftszeichen und Rubrum
Anrede: Aus den Beteiligten-Daten (falls bekannt), sonst „Sehr geehrte Damen und Herren"
Nachricht: Platzhalter für Ihre Antwort + E-Mail-Signatur + zitierte Original-Nachricht

Direktantwort ohne Öffnen

Sie müssen die E-Mail nicht vorher öffnen. Der Klick auf Antworten oder Allen antworten lädt die Mail-Daten im Hintergrund und füllt das Formular direkt aus.

Dokumente weiterleiten¶

Sie können Dokumente direkt aus der Aktenansicht an Beteiligte oder externe Empfänger weiterleiten. Alle Versandwege werden unterstützt, und Sie können gleichzeitig an mehrere Empfänger senden.

So leiten Sie ein Dokument weiter:

Wählen Sie ein Dokument in der Dokumentenliste aus
Klicken Sie auf Weiterleiten in der Aktionsleiste (oder nutzen Sie den Multi-Select-Modus für mehrere Dokumente)
Das Weiterleitungs-Modal öffnet sich

Dokument-Auswahl und Format¶

Im oberen Bereich des Modals sehen Sie die ausgewählten Dokumente. Für jedes Dokument wählen Sie das Versandformat:

Format	Beschreibung
PDF	Dokument als PDF (Standard, immer verfügbar)
Original	Originaldatei (z. B. Word, Excel)

Weitere Anhänge hinzufügen

Über die Checkbox Weitere Dokumente anhängen fügen Sie zusätzliche Dokumente aus der Akte als Anlage hinzu. Auch für Anlagen ist das Format einzeln wählbar.

Empfänger und Versandweg¶

Die Beteiligten der Akte werden als mögliche Empfänger angezeigt. Für jeden Empfänger wählen Sie den gewünschten Versandweg:

Versandweg	Voraussetzung	Besonderheiten
E-Mail	E-Mail-Adresse vorhanden	Betreff, Nachricht, CC/BCC, Signatur/Verschlüsselung
beA	SAFE-ID vorhanden	Aktenzeichen, Vertraulichkeit, eEB-Anforderung
Fax	Faxnummer vorhanden	Immer als PDF, Versand via Sipgate
Briefpost	Keine	Dokument wird als versendet markiert
ePost	Keine	Druckoptionen (Farbe, Duplex, C4, Einschreiben)

Die versandwegspezifischen Felder (E-Mail-Adresse, SAFE-ID, Faxnummer) werden automatisch aus den Beteiligten-Daten befüllt.

E-Mail-Optionen¶

Feld	Beschreibung
E-Mail-Adresse	Aus Kontaktdaten vorausgefüllt
Betreff	Automatisch: „Unser Zeichen: {AZ} - Ihr Zeichen: {GZ} - {Rubrum}"
Nachricht	Anrede + Standardtext + E-Mail-Signatur
CC / BCC	Zusätzliche Empfänger (kommagetrennt)

beA-Optionen¶

Feld	Beschreibung
SAFE-ID	Elektronische Adresse des Empfängers
Unser Aktenzeichen	Automatisch aus der Akte
Aktenzeichen Empfänger	Geschäftszeichen des Empfängers
Vertraulichkeit	Keine / Vertraulich / VS-NfD
eEB anfordern	Empfänger muss den Erhalt bestätigen

eEB-Anforderung

Das elektronische Empfangsbekenntnis (eEB) können Sie bei jeder beA-Sendung anfordern. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist dafür nicht erforderlich. Der Empfänger wird aufgefordert, den Empfang zu bestätigen oder abzulehnen.

ePost-Optionen¶

Feld	Beschreibung
Farbdruck	Farbig oder Schwarz/Weiß
Beidseitig	Duplex-Druck
DIN C4 Umschlag	Großformat ohne Faltung
Einschreiben	Kein / Einwurf-Einschreiben / mit Rückschein

Versand an mehrere Empfänger¶

In einem Vorgang können Sie an mehrere Empfänger gleichzeitig weiterleiten: auch mit unterschiedlichen Versandwegen. Für jeden Empfänger wird ein eigener Postausgang-Eintrag erstellt.

Zeiterfassung¶

Das Weiterleitungs-Modal enthält eine Stoppuhr zur Zeiterfassung. Die gemessene Zeit wird automatisch mit der Akte verknüpft.

Termine¶

Dieser Tab zeigt Fristen, Termine, Wiedervorlagen und Aufgaben zu dieser Akte.

Neuen Eintrag erstellen:

Typ	Beschreibung
Termin	Gerichtstermin, Besprechung usw.
Frist	Rechtsmittelfrist, Schriftsatzfrist usw.
Wiedervorlage	Erinnerung zur Wiedervorlage
Aufgabe	Delegierbare Aufgabe an einen Bearbeiter

Filter:

Nur offene: Zeigt nur nicht erledigte Einträge (Standard)
Alle: Zeigt auch erledigte Einträge

Überfällige Termine werden rot hervorgehoben. Die Anzahl fälliger Termine erscheint als Badge am Tab.

Aufgaben-Status:

Aufgaben unterstützen differenzierte Bearbeitungsstatus. Klicken Sie auf das Häkchen-Symbol neben einer Aufgabe, um den Status zu aktualisieren:

Status	Bedeutung
Offen	Noch nicht begonnen
In Bearbeitung	Bearbeiter hat begonnen
Rückfrage	Bearbeiter braucht Klärung
Wartet	Wartet auf externe Zuarbeit
Verschoben	Frist wurde angepasst
Erledigt	Aufgabe abgeschlossen

Zusätzlich kann der Fortschritt in Stufen (0 %, 25 %, 50 %, 75 %, 100 %) gesetzt werden. Bei 100 % wird die Aufgabe automatisch als erledigt markiert. Beim Klick auf „Erledigt" kann optional die aufgewendete Zeit erfasst werden.

Bei Fristen, Terminen und Wiedervorlagen erscheint ein vereinfachtes Modal nur mit Zeiterfassung und „Erledigt".

Beteiligte¶

Hier verwalten Sie alle an der Akte beteiligten Personen und Organisationen. Die Beteiligten sind nach Typ gruppiert:

Beteiligtenart	Beschreibung
Mandant	Auftraggeber
Gegner	Gegenpartei
Gegenanwalt	Anwalt der Gegenpartei
Gericht	Zuständiges Gericht
Behörde	Beteiligte Behörde
Korrespondenzanwalt	Terminvertreter / Korrespondenzanwalt
Rechtsschutzversicherer	RSV des Mandanten
Sonstiger	Weitere Beteiligte (Sachverständige, Zeugen usw.)

Über den Dropdown-Pfeil am Tab springen Sie direkt zu einer bestimmten Beteiligtenart.

Beteiligten hinzufügen:

Über den „Hinzufügen"-Button (rechts oben im Tab) legen Sie neue Beteiligte an. Der Split-Pfeil direkt daneben öffnet ein Menü mit zusätzlichen Optionen.

Gericht/StA suchen:

Im Dropdown-Menü des Hinzufügen-Buttons finden Sie den Eintrag „Gericht/StA suchen…". Damit ermitteln Sie über die bundesweite Justizadressen-Datenbank das örtlich zuständige Gericht bzw. die Staatsanwaltschaft und übernehmen den Kontakt direkt als Beteiligten.

Geben Sie PLZ und/oder Ort ein und wählen Sie optional eine Angelegenheit (z.B. Familiensachen, Arbeitsgerichtssachen, Mahnverfahren).
Klick auf Suchen listet die zuständigen Amts-, Land- und Oberlandesgerichte sowie Staatsanwaltschaft und Generalstaatsanwaltschaft.
Ein grünes Badge ✓ Im Adressbuch zeigt an, dass der Kontakt bereits im Adressbuch vorhanden ist. Ein graues Badge Neu bedeutet, dass der Kontakt neu angelegt wird.
Klick auf „Als Beteiligten übernehmen" öffnet das normale Beteiligten-Hinzufügen-Formular: bei vorhandenem Kontakt mit dem Adressbuch-Eintrag vorausgewählt, bei einem neuen Kontakt mit Name, Adresse, Telefon, Fax und E-Mail vorbefüllt. Rolle und Anrede werden automatisch gesetzt (Gericht bzw. Behörde).

Ortsangabe mit Umlaut

Die Justizadressen-Datenbank sucht exakt — geben Sie Ortsnamen mit Umlauten ein („Köln", nicht „Koeln"). Bei mehrdeutigen Namen wie „Hamburg" oder „Berlin" erscheint der Hinweis „Zu viele Treffer — bitte PLZ oder genauere Ortsangabe eingeben." — in dem Fall am besten direkt die PLZ angeben.

Visitenkarten-Ansicht:

Jeder Beteiligte wird als Karte mit folgenden Informationen dargestellt:

Name und Beteiligtenart (farbiges Badge)
Geschäftszeichen (inline editierbar)
E-Mail, Telefon, Fax
Firma, Adresse
EGVP/beA Safe-ID

Aktionen pro Beteiligtem:

Schriftsatz erstellen: Erstellt ein Dokument adreßiert an diesen Beteiligten
E-Mail senden: Öffnet das E-Mail-Versandformular
Anrufen: Zeigt Telefonnummern an (bei mehreren mit Auswahl)
Kontakt bearbeiten: Öffnet das Adressbuch
Entfernen: Entfernt den Beteiligten aus der Akte

Chat¶

Der Aktenchat ermöglicht die interne Kommunikation zu einer Akte über Matrix/Synapse.

Funktionen:

Nachrichten in Echtzeit senden und empfangen
Auf Nachrichten antworten (Zitat)
Nachrichten bearbeiten und löschen
Emoji-Picker
Dateianhänge (PDF, Bilder)

Mandanten-Zugriff

Mandanten mit der Berechtigung Akten-Chat sehen nur den Chat zu ihren freigegebenen Akten. Der allgemeine Kanzlei-Chat ist für Mandanten nicht sichtbar.

Zeiterfassung¶

Hier erfassen und verwalten Sie Arbeitszeiten und Tätigkeiten zu dieser Akte.

Neue Zeit erfassen:

Klicken Sie auf „Zeit erfassen" oder den Schnell-Button in der Kopfzeile:

Feld	Beschreibung
Datum	Datum der Tätigkeit
Tätigkeit	Art der Tätigkeit (Beratung, Korrespondenz usw.)
Beschreibung	Freitext-Beschreibung
Daür	Zeitdaür in Minuten

Übersicht:

Tabellarische Darstellung aller Einträge
Filter: „Nur offene" oder alle Einträge
Gesamtdaür in Minuten und Stunden am Tabellenende
Paginierung

Rechnung erstellen: Über den entsprechenden Button überführen Sie offene Zeiteinträge direkt in eine Rechnung.

Automatische Zeiterfassung beim Lesen

Wenn Sie ein Dokument in der Vorschau oder als Einzelansicht (über /dokument/{id}) öffnen, läuft automatisch eine Stoppuhr mit. Über den Button „Zeit erfassen" können Sie die gemessene Zeit direkt als Zeiterfassungseintrag speichern.

Aktenkonten¶

Honorar- und Fremdgeldkonto¶

Zwei nebeneinander liegende Kontoübersichten:

Honorarkonto:

Rechnungen als Soll-Buchungen (Forderungen)
Zahlungseingänge als Haben-Buchungen (Tilgungen)
Aktueller Saldo

Fremdgeldkonto:

Fremdgeldeingänge (Haben)
Fremdgeldauszahlungen (Soll)
Aktueller Saldo

Zahlungsaktionen:

Aktion	Beschreibung
Überweisung	Neue Überweisung anlegen
Umbuchung	Zwischen Honorar- und Fremdgeldkonto umbuchen
Lastschrift	SEPA-Lastschrift einziehen
Fremdgeld-Auskehr	Fremdgeld an Mandanten auskehren

Überweisungen¶

Liste aller Überweisungen mit:

Datum, Status, Zahler, Typ, Empfänger, Betrag, Notiz
Filter nach offenen oder allen Überweisungen
SEPA-Export-Funktion

Auslagen¶

Erfaßung und Verwaltung von Auslagen:

Auslage erfassen: Beschreibung, Datum, Netto-Betrag, USt-Satz
Übersicht mit Status und Summe
Filter nach offenen oder allen Auslagen

Inkasso¶

Der Inkasso-Tab verwaltet Forderungen, Zahlungen, Zinsberechnungen und gerichtliche Mahnverfahren. Er gliedert sich in vier Unterbereiche:

Forderungen: Katalognummern, Verzinsung (fest oder Basiszinssatz), Fälligkeitsdaten
Zahlungen: Automatische Tilgungsverrechnung
Forderungsaufstellung: Taggenaü Zinsberechnung nach § 367 BGB
Mahnverfahren: EDA-Generierung und beA-Versand

Ausführliche Dokumentation: Inkasso & Forderungsmanagement

Berechtigungen¶

Berechtigung	Funktion
Akten ansehen	Aktendetails einsehen
Akten bearbeiten	Stammdaten bearbeiten
freigegebene Akten bearbeiten	Freigegebene Akten bearbeiten
Akten loeschen	Akte löschen
Akten-Freigabe verwalten	Zugriffs-Tab: Freigaben verwalten
Akten-Protokoll ansehen	Protokoll-Tab einsehen
Originale herunterladen	Original-Dateien herunterladen
Dokumente signieren	Dokumente digital signieren
Abrechnungen bearbeiten	Rechnungen erstellen
Chat nutzen	Aktenchat nutzen
Akten-Chat	Nur Aktenchat (Mandanten)

Nur-Lese-Modus

Benutzer ohne Bearbeitungsrechte sehen die Akte im Nur-Lese-Modus. Bearbeitungsbuttons werden ausgeblendet. Ein Augen-Badge am Aktenzeichen weist auf den eingeschränkten Zugriff hin.