Akten-Import (XML)¶

Die Import-Funktion ermöglicht das Anlegen neuer Akten aus XML-Dateien. Dabei werden Beteiligte automatisch als LDAP-Kontakte angelegt und ein Forderungskonto übernommen.

Zugang¶

Der Import ist erreichbar über:

Aktenverwaltung → Dropdown neben „Neue Akte" → „XML importieren"
Posteingang → Bei XML-Dokumenten mit <aktenimport>-Struktur wird ein Import-Link angeboten

Berechtigung

Nur Benutzer mit der Berechtigung akten.import haben Zugriff auf die Import-Seite.

Import-Formular¶

Sachbearbeiter¶

Wählen Sie den zuständigen Sachbearbeiter aus dem Dropdown. Nur aktive Benutzer der Gruppe „Sachbearbeiter" werden angezeigt. Pflichtfeld.

XML-Datei¶

Laden Sie die XML-Datei hoch (max. 5 MB). Drei Wege stehen zur Verfügung:

Datei-Dialog — Klick auf das Datei-Feld
Drag & Drop — XML-Datei auf das Formular ziehen
Aus Posteingang — Wenn der Import über den Posteingang aufgerufen wird, ist die XML-Datei bereits vorgeladen

Vorschau¶

Nach dem Laden der XML-Datei wird automatisch eine Vorschau angezeigt:

Akte¶

Mandatstyp — z.B. „inkasso", „beratung"
Rubrum — Kurzbezeichnung der Akte
Wegen — Gegenstand
Gegenstandswert — Falls angegeben (in EUR)

Beteiligte¶

Für jeden Beteiligten wird angezeigt:

Rolle als farbiges Badge:
- Mandant (blau)
- Gegner (rot)
- Sonstige (grau)
Name, Ort und E-Mail-Adresse
Kontakt-Abgleich — Das System prüft automatisch, ob ähnliche Kontakte bereits im LDAP-Adressbuch existieren

Kontakt-Abgleich¶

Bei gefundenen ähnlichen Kontakten können Sie für jeden Beteiligten entscheiden:

Option	Beschreibung
Neuen Kontakt anlegen	Erstellt einen neuen LDAP-Kontakt mit den Daten aus der XML-Datei (Standard)
Existierenden Kontakt verwenden	Verknüpft mit einem bereits vorhandenen LDAP-Kontakt

Duplikat-Vermeidung

Prüfen Sie die Kontaktvorschläge sorgfältig. Bei Auswahl eines existierenden Kontakts wird kein Duplikat angelegt.

Forderungskonto¶

Falls die XML-Datei ein Forderungskonto enthält:

Anzahl und Summe der Forderungen
Anzahl und Summe der Zahlungen
Offener Betrag (Forderungen minus Zahlungen)

Validierungshinweise¶

Das System prüft automatisch und zeigt Warnungen bei:

Fehlendem Rubrum oder Wegen
Keinem Mandant oder Gegner in der Beteiligten-Liste
Fehlendem Forderungskonto bei Inkasso-Mandaten

Import durchführen¶

Prüfen Sie die Vorschau und die Kontakt-Zuordnungen
Klicken Sie auf „Importieren"
Bei Erfolg erscheint eine Bestätigungsmeldung mit:
- Dem vergebenen Aktenzeichen
- Anzahl der verknüpften Beteiligten
- Info ob ein Forderungskonto angelegt wurde
- Button „Akte öffnen" — führt direkt zur neuen Akte
- Button „Weiteren Import" — lädt die Seite für den nächsten Import neu

Was wird importiert?¶

Daten	Quelle in XML	Ziel in exlega
Rubrum	`<akte><rubrum>`	Akten-Rubrum
Wegen	`<akte><wegen>`	Akten-Wegen
Gegenstandswert	`<akte><gegenstandswert>`	Akten-Gegenstandswert
Beteiligte	`<beteiligte><beteiligter>`	LDAP-Kontakte + Akten-Beteiligte
Kontaktdaten	`<kontakt>` (Name, Anrede, Adresse, E-Mail, Telefon)	LDAP-Kontaktfelder
Forderungen	`<forderungskonto><forderungen>`	Aktenkonto (Honorar)
Zahlungen	`<forderungskonto><zahlungen>`	Aktenkonto (Zahlungen)

Letzte Imports¶

Auf der rechten Seite wird eine Liste der letzten 50 Imports angezeigt, mit:

Aktenzeichen und Rubrum (klickbar zur Akte)
Wegen
Datum und Uhrzeit des Imports
Benutzer der den Import durchgeführt hat

XML-Format¶

Die Import-XML muss folgende Grundstruktur haben:

<aktenimport>
  <mandatstyp>inkasso</mandatstyp>
  <akte>
    <rubrum>Müller ./. Meier</rubrum>
    <wegen>Schadensersatz</wegen>
    <gegenstandswert>5000.00</gegenstandswert>
  </akte>
  <beteiligte>
    <beteiligter>
      <beteiligtenart>Mandant</beteiligtenart>
      <kontakt>
        <anrede>Herr</anrede>
        <vorname>Max</vorname>
        <nachname>Müller</nachname>
        <strasse>Hauptstr. 1</strasse>
        <plz>70173</plz>
        <ort>Stuttgart</ort>
        <email>mueller@example.de</email>
      </kontakt>
    </beteiligter>
  </beteiligte>
  <forderungskonto>
    <forderungen>
      <forderung>
        <bezeichnung>Hauptforderung</bezeichnung>
        <betrag>5000.00</betrag>
        <datum>2026-01-15</datum>
      </forderung>
    </forderungen>
  </forderungskonto>
</aktenimport>

Berechtigungen¶

Berechtigung	Funktion
`akten.import`	Zugang zur Import-Seite und Durchführung von Imports