Aktenverwaltung¶
Die Aktenverwaltung ist die zentrale Übersicht aller Akten in exlega. Hier können Akten gesucht, gefiltert, angelegt und geöffnet werden.
Übersicht¶
Die Seite zeigt alle Akten, auf die der angemeldete Benutzer Zugriff hat. Zwei Ansichten stehen zur Verfügung:
- Kartenansicht (Standard) — Jede Akte als Karte mit Aktenzeichen, Rubrum, Wegen und Anlagedatum
- Listenansicht — Kompakte Tabellenansicht für schnelles Durchscrollen
Die Ansicht kann über die Toggle-Buttons oben rechts umgeschaltet werden und wird im Browser gespeichert.
Suche¶
Das Suchfeld durchsucht Aktenzeichen und Rubrum. Die Suche startet automatisch nach 300ms Tippverzögerung (Debounce). Alternativ kann der „Suchen"-Button geklickt werden.
Schnellzugriff
Die Aktenzeichen in den Ergebnissen sind klickbar und führen direkt zur Aktendetailseite.
Filter¶
Abgelegte ausblenden¶
Blendet archivierte/abgelegte Akten aus. Standardmäßig aktiviert.
Verwaltungsakten¶
Zeigt oder versteckt interne Verwaltungsakten (z.B. Kanzlei-Sammelakten). Standardmäßig aktiviert. Nur für Benutzer mit vollem Akten-Zugriff sichtbar.
Nur eigene¶
Filtert auf Akten, bei denen der aktuelle Benutzer als Sachbearbeiter eingetragen ist. Standardmäßig deaktiviert. Nur für Benutzer mit vollem Akten-Zugriff sichtbar.
Sachbearbeiter-Filter¶
Dropdown zur Filterung nach einem bestimmten Sachbearbeiter. Zeigt alle Sachbearbeiter, denen mindestens eine Akte zugeordnet ist. Nur für Benutzer mit vollem Akten-Zugriff sichtbar.
Sortierung¶
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Zuletzt geöffnet | Persönliche Reihenfolge basierend auf den eigenen letzten Zugriffen (Standard) |
| Anlagedatum | Nach Erstelldatum der Akte |
| Zuletzt geändert | Nach letzter Änderung an der Akte |
| Global zuletzt aufgerufen | Nach dem letzten Zugriff durch beliebige Benutzer |
Kartenansicht¶
Jede Akten-Karte zeigt:
- Aktenzeichen mit Ordner-Icon
- Abgelegt-Badge (grau) — wenn die Akte archiviert ist
- Privat-Badge (rot, Schloss-Icon) — wenn der Zugriff auf „privat" steht
- Anlagedatum oben rechts
- Rubrum — Kurzbezeichnung der Akte
- Wegen — Gegenstand der Akte
- „Details anzeigen" — Klick auf die Karte öffnet die Aktendetailseite
Karten werden beim Überfahren mit der Maus leicht angehoben (Hover-Effekt).
Listenansicht¶
Kompakte Tabelle mit den Spalten:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Aktenzeichen | Mit Ordner-Icon |
| Rubrum | Kurzbezeichnung |
| Wegen | Gegenstand |
| Anlagedatum | Erstelldatum |
| Status | Badges für „Abgelegt" und „Privat" |
Zeilen sind klickbar und führen zur Aktendetailseite. Abgelegte Akten werden ausgegraut dargestellt.
Neue Akte anlegen¶
- Klicken Sie auf „Neue Akte" (oben rechts, erfordert Berechtigung
akten.create) - Füllen Sie das Formular aus:
| Feld | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Aktenzeichen | Automatisch | Wird beim Speichern verbindlich vergeben (Format: laufende Nr./Jahr) |
| Rubrum | Ja | Kurzbezeichnung, z.B. „Müller ./. Meier" |
| Wegen | Ja | Gegenstand der Akte, z.B. „Schadensersatz" |
| Sachbearbeiter | Ja | Zuständiger Bearbeiter (Dropdown) |
| Bemerkungen | Nein | Zusätzliche Notizen |
- Klicken Sie auf „Akte anlegen"
- Nach erfolgreicher Anlage werden Sie automatisch zur neuen Akte weitergeleitet
Aktenzeichen-Vergabe
Das Aktenzeichen wird automatisch als nächste laufende Nummer im aktuellen Jahr vergeben (z.B. 00042/26). Die Vorschau wird beim Öffnen des Dialogs angezeigt. Die endgültige Vergabe erfolgt erst beim Speichern, um Lücken zu vermeiden.
XML-Import¶
Benutzer mit der Berechtigung akten.import sehen zusätzlich einen Dropdown-Button neben „Neue Akte" mit der Option „XML importieren", die zur Import-Seite führt.
Paginierung¶
Die Aktenliste zeigt 15 Akten pro Seite. Bei mehr Ergebnissen erscheint eine Seitennavigation am unteren Rand mit:
- « Vorherige / Nächste » Buttons
- Nummerierte Seitenlinks
Zugriffskontrolle¶
Die Aktenverwaltung implementiert ein mehrstufiges Zugriffsmodell:
| Berechtigung | Sichtbare Akten |
|---|---|
akten.view |
Alle Akten (+ Filter für eigene/Sachbearbeiter) |
akten.view.eigene |
Nur eigene Akten (Sachbearbeiter = eigener Username) + freigegebene |
akten.view.freigegeben |
Nur individuell freigegebene Akten |
Private Akten¶
Akten können den Zugriffsmodus „privat" haben. Diese sind nur für den Sachbearbeiter und explizit freigegebene Benutzer sichtbar. Sie werden mit einem roten Schloss-Badge gekennzeichnet.
Mandanten¶
Mandanten sehen ausschließlich die Akten, die ihnen individuell freigegeben wurden. Die Akten-Suche über die globale Suchleiste respektiert ebenfalls diese Einschränkung.
Berechtigungen¶
| Berechtigung | Funktion |
|---|---|
akten.view |
Alle Akten einsehen |
akten.view.eigene |
Eigene + freigegebene Akten einsehen |
akten.view.freigegeben |
Nur freigegebene Akten einsehen |
akten.create |
Neue Akten anlegen |
akten.edit |
Akten bearbeiten |
akten.delete |
Akten löschen |
akten.freigabe |
Akten für andere Benutzer freigeben |
akten.import |
XML-Import-Funktion |