Posteingang¶

Der Posteingang ist die zentrale Anlaufstelle für alle neu eingegangenen Dokumente. Hier werden E-Mails, beA-Nachrichten, Faxe und manuell hochgeladene Dokumente gesammelt, gesichtet und den passenden Akten zugeordnet.

Übersicht¶

Der Posteingang ist als Split-View aufgebaut:

Links: Dokumentenliste mit Checkboxen, Typ-Icons und Paginierung
Rechts: Vorschau des ausgewählten Dokuments mit Aktionsbuttons
Oben: Filter, Zeitraum-Auswahl und Abruf-Buttons

Auf Mobilgeräten wird die Vorschau als Vollbild-Modal angezeigt.

Dokumente filtern¶

Zeitraum¶

Über das Dropdown oben rechts lässt sich der Zeitraum einschränken:

Option	Beschreibung
Heute	Nur heutige Dokumente
Gestern	Gestrige Dokumente
Diese Woche	Aktuelle Kalenderwoche
Diesen Monat	Aktueller Kalendermonat
Benutzerdefiniert	Eigener Zeitraum mit Von/Bis-Datum
Alle	Kein Zeitfilter (Standard)

Nur unzugeordnete¶

Die Checkbox „Nur unzugeordnete" ist standardmäßig aktiviert und zeigt nur Dokumente, die noch keiner Akte zugeordnet wurden. Deaktivieren Sie sie, um auch bereits zugeordnete Dokumente zu sehen.

Dokumente abrufen¶

Je nach Konfiguration stehen folgende Abruf-Buttons zur Verfügung:

Button	Funktion
E-Mails	Ruft neue E-Mails vom konfigurierten Mailserver ab
beA	Ruft Nachrichten aus dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach ab
Fax	Ruft eingegangene Faxe über Sipgate ab

Jeder Abruf zeigt ein Fortschritts-Modal mit Schritt-für-Schritt-Anzeige und abschließender Statistik (Anzahl verarbeiteter/importierter Nachrichten).

Automatischer Abruf

Der Abruf erfolgt zusätzlich automatisch per Cron-Job. Die Buttons dienen dem manuellen Sofort-Abruf.

Dokumente sichten¶

Dokumentenliste¶

Jedes Dokument wird mit folgenden Informationen angezeigt:

Typ-Icon – zeigt die Quelle des Dokuments:
- beA-Nachricht
- Fax
- E-Mail
- Scan
- Sonstiges/Upload
Titel – Dokumentenname oder extrahierter Betreff
Korrespondent – Absendername (falls bekannt)
Anhänge-Badge – Anzahl der zugehörigen Anhänge (Büroklammer-Icon)
Zugeordnet-Badge – Grüner Haken, wenn bereits einer Akte zugeordnet
Dateigröße und Eingangsdatum

Anhänge ein-/ausklappen¶

Dokumente mit Anhängen zeigen einen Pfeil-Icon. Klicken Sie darauf, um die Anhänge als eingerückte Unterzeilen ein- oder auszuklappen.

Vorschau¶

Klicken Sie auf ein Dokument, um es in der Vorschau rechts anzuzeigen. Bei E-Mails werden zusätzlich Betreff, Absender und Datum als Header angezeigt. Die Vorschau zeigt:

PDF-Dokumente direkt im Viewer
Bilder (JPG, PNG, GIF, TIFF) als Vorschau
Andere Formate als Download-Link

Tastaturkürzel¶

Für schnelles Arbeiten stehen folgende Tastaturkürzel zur Verfügung:

Taste	Funktion
`Up` / `Down`	Zwischen Dokumenten navigieren
`Enter`	Vorschau des fokussierten Dokuments öffnen
`Space`	Checkbox des fokussierten Dokuments umschalten
`A`	Alle Dokumente auf der Seite auswählen/abwählen
`Z`	Zuordnungs-Dialog öffnen (Einzel- oder Bulk-Modus)

Dokumente zuordnen¶

Einzelnes Dokument zuordnen¶

Wählen Sie ein Dokument in der Liste aus
Klicken Sie auf „Zuordnen" in der Aktionsleiste der Vorschau (oder Taste Z)
Der Zuordnungs-Dialog öffnet sich mit zwei Bereichen:
- Links: Zuordnungsoptionen (Aktensuche, Tags, Einstellungen)
- Rechts: Dokumentvorschau

Automatische Akten-Erkennung¶

Das System analysiert den Dokumentinhalt (OCR-Text) und sucht automatisch nach Aktenzeichen. Wird ein passendes Aktenzeichen gefunden, erscheint ein gelber Vorschlagskasten mit:

Erkanntem Aktenzeichen und Rubrum
Absender-Status (erkannt/unbekannt)
Button „Übernehmen" zum direkten Auswählen

Voraussetzung

Die automatische Erkennung funktioniert nur, wenn für das Dokument ein OCR-Text vorliegt. Eingescannte Dokumente werden automatisch per OCR verarbeitet.

Manuelle Aktensuche¶

Geben Sie im Suchfeld „Akte suchen" ein Aktenzeichen, Rubrum oder den Wegen-Text ein. Die Ergebnisse erscheinen als klickbare Liste mit Aktenzeichen, Rubrum und Sachbearbeiter.

Absender-Erkennung¶

Nach Auswahl einer Akte prüft das System automatisch, ob der Dokumentabsender einem Beteiligten der Akte zugeordnet werden kann:

Farbe	Bedeutung
Grün	Absender als Beteiligter erkannt – Tag wird vorgeschlagen
Blau	Absender im Adressbuch, aber nicht Beteiligter dieser Akte
Gelb	Absender unbekannt
Grau	Kein Absender im Dokument erkannt

Falls der Absender nicht automatisch erkannt wird, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie:

Einen bestehenden Beteiligten auswählen können
Einen neuen Beteiligten als LDAP-Kontakt anlegen können
Die Zuordnung überspringen können

Tags vergeben¶

Im Zuordnungs-Dialog können Sie dem Dokument Tags zuweisen:

Automatische Vorschläge (grün markiert): Vom System erkannte Tags basierend auf Dokumentinhalt und Quelle
Verfügbare Tags (grau): Alle angelegten Tags zum Anklicken
Freitext-Eingabe: Tippen Sie einen Tagnamen ein, Autovervollständigung schlägt passende Tags vor

Gesetzte Tags erscheinen als dunkle Badges mit X-Button zum Entfernen.

Wiedervorlage¶

Die Checkbox „Wiedervorlage ‚Posteingang' erstellen" ist standardmäßig aktiviert. Damit wird automatisch eine Wiedervorlage für den zuständigen Sachbearbeiter erstellt, sobald das Dokument zugeordnet wird.

Fristen und Termine notieren¶

Über den Button „Fristen notieren" (verfügbar nachdem eine Akte ausgewählt wurde) können Sie direkt aus dem Zuordnungs-Dialog heraus Kalendereinträge erstellen:

Typ	Beschreibung
Wiedervorlage	Erinnerung zur Wiedervorlage
Frist	Rechtliche oder interne Frist
Aufgabe	Zu erledigende Aufgabe
Termin	Gerichtstermin o.ä.

Der Eintrag wird automatisch mit Dokumenttitel und Akte vorausgefüllt.

Zuordnung bestätigen¶

Klicken Sie auf „Zuordnen", um das Dokument (inkl. aller Anhänge) der gewählten Akte zuzuordnen. Eine Erfolgsmeldung bestätigt die Zuordnung mit Details zu:

Zugeordneten Dokumenten und Anhängen
Erstellter Wiedervorlage
Eventuellen Fehlern

Mehrere Dokumente gleichzeitig zuordnen (Bulk-Modus)¶

Aktivieren Sie die Checkboxen der gewünschten Dokumente (oder nutzen Sie ++shift+click++ für eine Bereichsauswahl)
Die Bulk-Aktionsleiste erscheint mit der Anzahl ausgewählter Dokumente
Klicken Sie auf „Zuordnen" in der Aktionsleiste
Wählen Sie die Ziel-Akte aus – alle ausgewählten Dokumente werden dieser Akte zugeordnet

Anhänge

Beim Auswählen eines Hauptdokuments werden dessen Anhänge automatisch mit ausgewählt.

Sonderfunktionen¶

Als Ausgabenbeleg zuordnen¶

Für Rechnungen, Quittungen und andere Belege:

Klicken Sie auf das Quittungs-Icon in der Aktionsleiste
Im Dialog:
- Belegbezeichnung: Wird automatisch aus dem OCR-Text vorgeschlagen (z.B. „Rechnung - Amazon - RE-2026-001")
- Belegdatum: Wird aus dem Dokument extrahiert, falls möglich
- Akte Jahr: Wählen Sie das Jahr für die Ausgabenbeleg-Sammelakte
- Kopie an Steuerberatung: Optional können Belege automatisch per E-Mail an die konfigurierte Steuerberater-Adresse weitergeleitet werden
Klicken Sie auf „Zuordnen" – der Beleg wird der entsprechenden Sammelakte zugeordnet

Als Allgemeine Anfrage zuordnen¶

Für Dokumente, die keiner bestehenden Akte zugeordnet werden können:

Klicken Sie auf das Fragezeichen-Icon in der Aktionsleiste
Im Dialog:
- Jahr: Wählen Sie das Jahr für die Anfragen-Sammelakte
- Zuweisen an: Wählen Sie den Benutzer, für den eine Wiedervorlage erstellt werden soll
Klicken Sie auf „Zuordnen" – das Dokument wird der Sammelakte „Kanzlei – Allgemeine Anfragen" zugeordnet

Dokument löschen¶

Klicken Sie auf das Papierkorb-Icon in der Aktionsleiste
Ein Bestätigungsdialog fragt nach: „Dieses Dokument wirklich in den Papierkorb verschieben?"
Nach Bestätigung wird das Dokument in den Papierkorb verschoben (nicht endgültig gelöscht)

Dokumentsperre

Wird ein Dokument gerade von einem anderen Benutzer bearbeitet, erscheint stattdessen eine Sperr-Warnung mit dem Namen des sperrenden Benutzers.

Automatische Aktualisierung¶

Die Dokumentenliste wird automatisch im konfigurierten Intervall aktualisiert (Standard: 60 Sekunden). Während ein Modal geöffnet ist (z.B. Zuordnungs-Dialog), wird die automatische Aktualisierung pausiert, um Konflikte zu vermeiden.

Berechtigungen¶

Berechtigung	Funktion
`posteingang.view`	Posteingang einsehen
`posteingang.assign`	Dokumente Akten zuordnen
`posteingang.fetch`	E-Mails/beA/Fax manuell abrufen